Doodle a dynamisé l'innovation avec Jira Product Discovery

Un innovateur en matière de planification qui a pour mission de conserver son avantage stratégiquement

Doodle a été le premier outil de planification en ligne et c'est toujours le seul connu pour réunir de nombreuses personnes. Doodle s'est fait un nom grâce à sa fonction de sondage de groupe, qui invite les participants aux réunions à voter pour leur créneau horaire préféré. Aujourd'hui, l'entreprise est toujours connue pour être un leader en matière de planification individuelle, qu'il s'agisse de réunions d'équipe, de retraites d'entreprise, de mariages ou de réunions amicales.

Pour le directeur de la technologie Jens Naie et l'ancienne directrice des produits Stephanie Leue, cette volonté de rassembler les gens est ce qui rend Doodle si spécial. « Il existe un lien étroit entre nos clients et notre entreprise », explique Stephanie. « Les gens sont heureux lorsqu'ils parlent de Doodle. »

L'ingrédient secret de Doodle ? La stratégie à grande échelle

Pour rester compétitive dans un espace de planification en ligne désormais bondé, l'équipe de Doodle devait faire évoluer son offre tout en restant fidèle à sa mission : simplifier au maximum la planification à un ou à plusieurs. Dans le cas contraire, l'entreprise risquait de perdre des clients satisfaits, des parts de marché et son avantage de précurseur.

Lorsque Stephanie a pris ses fonctions de CPO, la passion et l'éthique de travail des équipes étaient évidentes. Mais l'entreprise avait l'impression d'être ce qu'elle appelle une « fabrique de fonctionnalités ». Les équipes proposaient de nombreuses fonctionnalités utiles, mais aucune stratégie produit claire et centralisée ne les connectait aux objectifs généraux de Doodle.

« Nous avions d'excellents chercheurs, qui ont fait un travail incroyable, mais leurs découvertes n'ont jamais débouché sur des résultats concrets », se souvient Stephanie. Les équipes avaient du mal à prioriser le travail, à conserver l'avantage concurrentiel de Doodle et à se sentir connectées entre elles et à la mission de l'entreprise.

C'est alors que Jens et Stephanie ont décidé de commencer à utiliser Jira Product Discovery pour établir la feuille de route de l'organisation. L'équipe d'ingénierie utilisait Jira Software depuis longtemps. Jira Product Discovery était donc un complément parfait. Doodle a ajouté Jira Product Discovery pour soutenir le modèle de priorisation de Timofey, une version étendue du modèle Double Diamond, pour l'ensemble de l'entreprise. Aujourd'hui, toutes les équipes utilisent ce framework, Jira Product Discovery et Jira Software pour hiérarchiser, planifier et gérer leur travail, afin d'aligner tout le monde chez Doodle.

L'objectif de Doodle : passer d'une fabrique de fonctionnalités à un leader en matière de planification stratégique

Stephanie Leue a rejoint Doodle pour la première fois en mars 2022 en tant que Director of Product. Lorsqu'elle a été promue CPO l'année suivante, elle s'est attelée à des améliorations stratégiques.

Jusqu'alors, les priorités de Doodle étaient relativement ad hoc. L'équipe produit proposait de nombreuses fonctionnalités, mais celles-ci ne faisaient pas partie d'une stratégie cohérente. À l'époque, Engineering utilisait des tableaux Kanban dans Jira Software depuis 15 ans. Ces outils et méthodes fonctionnaient bien au niveau de l'équipe, mais ils n'étaient pas liés aux autres services de l'entreprise.

« La planification stratégique consistait simplement à placer des post-its sur un tableau Miro », se souvient Stephanie Leue. « Les gens se demandaient pourquoi ils faisaient telle ou telle chose, et nous n'avions pas toujours la bonne réponse », ajoute Jens Naie.

De plus, comme les dirigeants n'avaient pas de visibilité sur le travail des équipes, ils se renseignaient souvent, parfois quotidiennement, par courrier électronique ou par Slack. Au fil du temps, cela est devenu source de distraction et de découragement pour de nombreux membres de l'équipe. « Si je demande à mon équipe : "Sur quoi travaillez-vous ? Quels sont les progrès ?" chaque jour, cela leur met du stress sur les épaules », explique Stéphanie Leue. « Ils auront l'impression que je les microgère, alors qu'en réalité, j'ai vraiment besoin de transparence. »

La situation n'était pas conforme aux valeurs d'excellence et d'enthousiasme de Doodle. Heureusement, Jens Naie et l'ancien directeur de l'agilité commerciale Timofey Yevgrashin avaient une solution en tête.

La structure et la transparence permettent de relier les équipes à la stratégie

Stephanie Leue voulait transformer Doodle d'une « fabrique de fonctionnalités » en une organisation plus réfléchie et stratégique. Sa vision était de faire en sorte que chaque action, chaque tâche et chaque initiative soient liées à un objectif commercial, et que chaque personne comprenne comment son travail s'inscrit dans l'ensemble.

Pour atteindre ces objectifs, Stephanie Leue et Jens Naie ont commencé par adopter un nouveau framework de priorisation qui serait utilisé par l'ensemble de l'entreprise, et pas seulement par Product. Au début, Stéphanie Leue ne pensait pas qu'un outil pourrait résoudre ce problème. Elle a estimé que le nouveau framework pourrait être associé à la technologie existante de Doodle, y compris Jira Software, afin de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

« J'ai eu l'impression que c'était un problème de processus, qu'un nouvel outil devait être notre cinquième ou sixième priorité », explique-t-elle. « Nous devions trouver un moyen de communiquer de manière transparente, à l'ensemble de l'organisation, la manière dont nous procédons depuis la première idée jusqu'à l'achèvement de la phase de mesure. »

Mais Jens Naie et Timofey Yevgrashin pensaient que Jira Product Discovery serait toujours un atout précieux. Ils souhaitaient utiliser cet outil pour améliorer les capacités de Jira Software et l'étendre à Doodle, en tant que source de référence unique dynamique et interactive pour chaque projet à toutes les étapes du cycle de développement du produit.

Associer parfaitement le travail quotidien à la vision stratégique

Jens Naie connaissait la suite Atlassian après l'avoir utilisée dans le cadre de ses fonctions précédentes dans une entreprise de livraison en pleine croissance. Comme Jira Product Discovery a été conçu pour s'intégrer à Jira Software, Timofey Yevgrashin et lui ont estimé que cela correspondait parfaitement aux méthodes de travail existantes de Doodle. Ils ont présenté cet outil à Stephanie Leue.

« Jens Naie et Timofey Yevgrashin m'ont montré comment Jira Product Discovery pouvait transformer l'ensemble de notre processus en un workflow extrêmement transparent, en lien avec le travail que nous faisions déjà dans Jira », explique-t-elle. « C'était un moment époustouflant. Jira Product Discovery est une couche supplémentaire par rapport à Jira. Elle apporte la structure et la transparence qui nous manquaient, de manière à ce que tous les employés de Doodle puissent y accéder et les comprendre facilement. »

Un framework personnalisé pour hiérarchiser les priorités, élaborer des stratégies et saisir les idées

Ensemble, Timofey Yevgrashin, Jens Naie et Stephanie Leue ont élaboré une structure de priorisation et de feuille de route dans Jira Product Discovery. Dans cet outil, la direction de Doodle définit des piliers fondamentaux, qui sont alignés sur différents domaines de croissance potentielle et pondérés en fonction du niveau de priorité de chaque trimestre. Ces piliers se traduisent par des initiatives concrètes et réalisables dans le cadre de Jira Product Discovery, que les équipes planifient et diffusent dans Jira Software.

Pour que ce nouveau framework et cet outil de priorisation soient vraiment efficaces, Stephanie Leue et Jens Naie savaient qu'ils devaient être mis en œuvre dans l'ensemble de l'organisation. « La configuration initiale n'a pris que deux semaines environ », explique Stephanie Leue. « À partir de là, les autres n'ont eu qu'à prendre le train et à utiliser l'outil et le processus que nous avions déjà préparés. »

Aujourd'hui, l'ensemble de l'entreprise utilise Jira Product Discovery et Jira Software. « Toutes les équipes, tous les départements, utilisent Jira Product Discovery pour des raisons de transparence », explique Jens Naie. « La plupart des équipes utilisent également Jira Software. Leur cas d'utilisation n'est pas aussi avancé que l'ingénierie, mais toutes leurs tâches sont là. »

Créer une transparence collaborative à l'échelle de l'organisation

Avec Jira Product Discovery, chaque initiative est liée à l'un des principaux piliers stratégiques de Doodle et est rigoureusement hiérarchisée afin de garantir que les heures d'ingénierie soient réservées aux personnes les plus influentes. « Nous voulons nous assurer que les équipes ne travaillent pas sur trois ou quatre choses à la fois et qu'elles peuvent se concentrer sur les choses les plus importantes », explique Stéphanie Leue.

Au sein de l'équipe d'ingénierie, les responsables peuvent également établir des priorités de manière plus efficace lorsqu'ils doivent créer pour d'autres départements. « S'il y a quelque chose qu'on nous demande de créer pour les finances, comment devons-nous le prioriser par rapport à la prochaine initiative de produit ? » dit Jens Naie. « Avant Jira Product Discovery, les services les plus actifs étaient desservis en premier, et ce n'est pas une bonne priorité. Pour moi, il était important de mettre en place une équipe de développement produit interfonctionnelle, qui développe parfois des produits pour d'autres départements. »

Une nouvelle ère de collaboration, de communication et d'innovation

« Maintenant, Doodle ne crée pas de fonctionnalités, mais des expériences », explique Stephanie Leue. Grâce à son leadership et à celui de Jens Naie, ainsi qu'à Jira Product Discovery, Doodle a transformé la planification et la priorisation d'une tâche ad hoc, quelque chose qui prenait du temps par rapport à d'autres initiatives, en une partie stratégique et intégrée dans son workflow continu.

De plus, ce processus de planification ne prend qu'une fraction du temps qu'il prenait auparavant. Les dirigeants de Doodle passaient jusqu'à 14 heures par trimestre à planifier dans Miro. Aujourd'hui, il suffit d'une séance de pilotage mensuelle de 20 minutes pour passer en revue le contenu de Jira Product Discovery et aller de l'avant.

Les équipes de Doodle ont ainsi constaté des améliorations considérables dans quatre domaines clés.

1. Recentrer les ressources sur l'innovation

Lorsque Stephanie Leue a pris ses fonctions de CPO, l'équipe produit ne consacrait pratiquement pas de temps à l'innovation, car la majeure partie était consacrée à l'amélioration de l'expérience client existante. Maintenant que Doodle a défini ses priorités plus clairement et travaille plus efficacement, l'équipe a consacré 50 % de ses ressources à l'innovation.

2. Transparence radicale, collaboration fluide

Les objectifs et les plans stratégiques de Doodle sont intégrés à Jira Product Discovery. Une fois que les équipes ont défini ce qu'elles vont créer, elles utilisent Jira Software pour le développement et la diffusion. Les outils étant connectés, les équipes peuvent suivre les tâches de manière précise dans Jira Software et avoir une vue d'ensemble du travail en cours grâce aux barres de progression de Jira Product Discovery. Grâce à des moyens simples de suivre le travail d'un coup d'œil ou d'entrer dans les détails, les leaders ont une visibilité totale et n'ont pas besoin de taper sur l'épaule des membres de l'équipe pour obtenir des mises à jour.

3. Des employés plus engagés qui connaissent leur « pourquoi »

Depuis la mise en œuvre de Jira Product Discovery, Doodle a vu le score net de ses employés augmenter, et les membres de l'équipe mentionnent régulièrement la culture de transparence de Doodle dans les enquêtes menées auprès des employés. Les équipes n'ont plus besoin de rassurer les dirigeants sur le fait qu'elles font avancer les choses, ce qui leur permet de se sentir plus en confiance et valorisées. Et comme chaque tâche est liée à un pilier stratégique de Jira Product Discovery, tout le monde sait quels objectifs généraux son dur labeur soutient et où il s'inscrit dans la vision d'ensemble de Doodle. C'est particulièrement utile pour les ingénieurs, qui construisent désormais chaque jour avec plus de détermination.

4. Mesurer le succès de manière globale, avec des métriques plus détaillées

Depuis qu'elle a adopté Jira Product Discovery, Doodle n'a pas seulement constaté une amélioration des métriques critiques, elle a également changé sa façon de mesurer le succès. Après être passée de la mesure de la vélocité du produit à une analyse plus globale de la durée de cycle, Doodle a constaté une réduction des délais d'exécution d'environ 25 %. Bien qu'elle continue à suivre les scores de promoteurs nets (NPS), elle met désormais l'accent sur le système plus détaillé du Customer Effort Score (CES) et a rapidement augmenté les scores de 3,6 sur 5,0 à 4,0 et plus.

Une marque spécialisée dans la planification de projets prête pour l'avenir, en étant mieux préparée pour prioriser, planifier et rassembler les personnes

Depuis l'adoption de Jira Product Discovery, les équipes de Doodle sont plus concentrées, plus alignées et plus habilitées à simplifier la planification de nouvelles manières. « Aujourd'hui, nous sommes convaincus que nous offrons une excellente expérience à nos clients, et nos scores CES et NPS le prouvent », déclare Stephanie. « Nous avons donc pu nous concentrer davantage sur des concepts prêts pour l'avenir. »

Par exemple, l'un des nouveaux produits de Doodle, Sign-up Sheets, permet aux différents utilisateurs de Doodle, qu'il s'agisse de professionnels, de membres de la famille ou d'amis, d'inviter autant de personnes que nécessaire sur des plages horaires prédéfinies.

Avec Jira Product Discovery, Doodle va au-delà de l'expansion et de l'amélioration de ses produits. Guidée par le leadership collaboratif et inspirant de Jens et Stephanie, l'entreprise adopte un tout nouveau paradigme. Aujourd'hui, leur culture centrée sur le client repose sur une transparence radicale, une priorisation rigoureuse et des décisions stratégiques fondées sur des données. En améliorant ses processus de découverte et de planification, l'entreprise Doodle est prête à continuer à rassembler les gens pour les décennies à venir.