Doodle impulsó la innovación con Jira Product Discovery

Una herramienta innovadora en planificación con el objetivo de mantener su ventaja con la estrategia

Doodle fue la primera herramienta de planificación en línea y sigue siendo la de mayor acogida. Doodle se popularizó con su función de sondeo grupal, que invita a los asistentes a las reuniones a votar en la franja horaria que prefieran. Hoy en día, la empresa sigue siendo conocida como líder en la planificación de uno a varios: desde reuniones de equipo y excursiones de empresa hasta bodas o reuniones amistosas.

Para el director tecnológico Jens Naie y la exdirectora de producto Stephanie Leue, lo que hace especial a Doodle es su voluntad de unir a las personas. "Existe una gran conexión entre nuestros clientes y nuestra empresa", afirma Stephanie. "La gente se pone contenta cuando habla de Doodle.".

¿El ingrediente secreto de Doodle? Estrategia a escala

Para mantener la competitividad en un paisaje superpoblado como es el de la planificación en línea, el equipo de Doodle necesitaba evolucionar sus ofertas y, al mismo tiempo, mantenerse fiel a su objetivo de hacer que la planificación de uno a varios fuera lo más sencilla posible. De lo contrario, la empresa corría el riesgo de perder la satisfacción del cliente, cuota de mercado y la ventaja de ser pionera.

Cuando Stephanie asumió el puesto de CPO, la pasión y la ética de trabajo de los equipos estaban claras. Sin embargo, la empresa parecía lo que ella llama una "fábrica de funciones". Se publicaban muchas funciones útiles, pero no había una estrategia de producto clara y centralizada que las conectara con los objetivos generales de Doodle.

"Teníamos grandes investigadores que hacían un trabajo increíble, pero lo que descubrían no se traducía en un auténtico trabajo de producto", recuerda Stephanie. A los equipos les costaba priorizar el trabajo, mantener la ventaja competitiva de Doodle y sentirse conectados entre sí y con el objetivo último de la empresa.

En ese momento, Jens y Stephanie decidieron empezar a utilizar Jira Product Discovery para elaborar las hojas de ruta de toda la organización. El equipo de ingeniería llevaba ya mucho tiempo usando Jira Software, por lo que Jira Product Discovery era el complemento perfecto. Doodle añadió Jira Product Discovery para respaldar el modelo de priorización de Timofey, una versión ampliada del modelo Double Diamond, en toda la empresa. En la actualidad, todos los equipos utilizan este marco de trabajo, Jira Product Discovery y Jira Software para priorizar, planificar y gestionar su trabajo, de forma que todo el mundo en Doodle está coordinado.

El objetivo de Doodle: pasar de fábrica de funciones a líder de programación estratégica

Stephanie se incorporó a Doodle en marzo de 2022. Cuando al año siguiente la ascendieron a directora de producto (CPO, por sus siglas en inglés), se centró en las mejoras estratégicas.

Hasta entonces, la priorización de Doodle había sido relativamente puntual. El equipo de producto lanzaba muchas funciones, pero no formaban parte de una estrategia cohesionada. En aquel momento, el equipo de ingeniería llevaba 15 años utilizando tableros de kanban en Jira Software. Estas herramientas y métodos funcionaban bien a nivel de equipo, pero no estaban conectados con otros ámbitos de la empresa.

"La planificación estratégica consistía básicamente en colocar notas adhesivas en un tablero Miro", recuerda Stephanie. "La gente nos preguntaba por qué hacíamos las cosas y no siempre teníamos una buena respuesta", añade Jens.

Además, como los directivos no sabían en qué estaban trabajando los equipos, lo comprobaban con frecuencia, a veces a diario, por correo electrónico o a través de Slack. Con el tiempo, esto distrajo y desanimó a muchos miembros del equipo. "Si pregunto a mi equipo: '¿En qué estáis trabajando? ¿Cuál es el progreso?' todos los días, eso les causa un estrés adicional", comenta Stephanie. "Pensarán que los estoy microgestionando, cuando en realidad solo necesito transparencia".

La situación no se correspondía con los valores de excelencia y entusiasmo de Doodle. Afortunadamente, Jens y el antiguo director de agilidad empresarial Timofey Yevgrashin tenían una solución en mente.

La estructura y la transparencia ayudan a conectar los equipos con la estrategia

Stephanie quería transformar Doodle de una "fábrica de funciones" a una organización más reflexiva y estratégica. Su visión era que cada acción, tarea e iniciativa se conectara con un objetivo empresarial y que cada persona entendiera cómo encajaba su trabajo en el panorama general.

Para lograr estos objetivos, Stephanie y Jens empezaron a adoptar un nuevo marco de priorización que utilizaría toda la empresa, no solo su equipo. Al principio, Stephanie no creía que una herramienta fuera a resolver este problema. Pensó que el nuevo marco podría combinarse con la tecnología existente de Doodle, lo que incluía Jira Software, para poner en sintonía a todo el mundo.

"Creía que se trataba de un problema de proceso, que una nueva herramienta debería ser nuestra quinta o sexta prioridad", explica. "Teníamos que encontrar una manera de comunicar con transparencia, a toda la organización, la forma en que movemos las cosas desde la primera idea hasta terminar con éxito la fase de medición".

Pero Jens y Timofey creían que Jira Product Discovery seguiría siendo un complemento valioso. Querían utilizar la herramienta para aumentar las capacidades de Jira Software y escalarla a todo Doodle, actuando como una única fuente de información dinámica e interactiva para cada proyecto en todas las fases del ciclo de desarrollo del producto.

Conectar a la perfección el trabajo diario con la visión estratégica

Jens conocía la suite de Atlassian tras haberla utilizado en su anterior trabajo en una empresa de distribución en rápido crecimiento. Dado que Jira Product Discovery se diseñó para integrarse con Jira Software, Timofey y él pensaron que encajaría bien con la forma de trabajar de Doodle. Entonces, presentaron la herramienta a Stephanie.

"Jens y Timofey me mostraron cómo Jira Product Discovery podía traducir todo nuestro proceso en un flujo de trabajo muy transparente, conectado con el trabajo que ya estábamos haciendo en Jira", explica. "Fue un momento alucinante. Jira Product Discovery es una capa adicional a Jira que proporciona la estructura y la transparencia que echábamos de menos de una manera accesible y sencilla para Doodle".

Un marco personalizado para priorizar, elaborar estrategias y captar ideas

Juntos, Timofey, Jens y Stephanie crearon una estructura para priorizar y planificar hojas de ruta en Jira Product Discovery. Dentro de la herramienta, el equipo de liderazgo de Doodle establece los pilares básicos, que se alinean con diferentes áreas de crecimiento potencial y se ponderan en función del nivel de prioridad para cada trimestre. Estos pilares se traducen en iniciativas concretas y viables dentro de Jira Product Discovery, en cuya planificación y ejecución en Jira Software trabajan los equipos.

Para que este nuevo marco y herramienta de priorización fueran realmente eficaces, Stephanie y Jens sabían que debían implementarse en toda la organización. "La configuración inicial solo llevó unas dos semanas", indica Stephanie. "A partir de ahí, los demás solo tuvieron que subirse al tren y empezar a utilizar la herramienta y el proceso que ya habíamos preparado".

Ahora, toda la empresa utiliza Jira Product Discovery y Jira Software. "Todos los equipos y departamentos utilizan Jira Product Discovery por motivos de transparencia", explica Jens. "La mayoría de los equipos también utilizan Jira Software. Su caso de uso no es tan avanzado como el del equipo de ingeniería, pero todos sus elementos de trabajo están ahí".

Creación de una transparencia colaborativa en toda la organización

Con Jira Product Discovery, cada una de las iniciativas se conecta con uno de los principales pilares estratégicos de Doodle y se prioriza rigurosamente para garantizar que las horas del equipo de ingeniería se destinen a las que tienen un mayor impacto. "Queremos asegurarnos de que los equipos no estén trabajando en tres o cuatro cosas a la vez y puedan centrarse en las más importantes", comenta Stephanie.

Dentro del equipo de ingeniería, los responsables también pueden establecer prioridades de forma más eficaz cuando necesitan crear para otros departamentos. "Si nos piden que creemos algo para el equipo de finanzas, ¿cómo podemos priorizarlo frente a la siguiente iniciativa del equipo de productos?", dice Jens. "Antes de Jira Product Discovery, se atendía primero a los departamentos que más se hacían oír, y esa no es una buena forma de priorizar. Para mí, era importante que habilitáramos un equipo de desarrollo de productos multifuncional, que de vez en cuando creara para otros departamentos".

Una nueva era de colaboración, comunicación e innovación

"Ahora bien, Doodle no crea funciones, sino experiencias", afirma Stephanie. Con su liderazgo y el de Jens, junto con Jira Product Discovery, Doodle ha transformado la planificación y la priorización de una tarea puntual (algo que quitaba tiempo a otras iniciativas) en una parte estratégica e integrada de su flujo de trabajo continuo.

Es más, este proceso de planificación lleva una fracción del tiempo que solía llevar antes. Los responsables de liderazgo de Doodle solían dedicar hasta 14 horas al trimestre a planificar en Miro. Hoy, basta con una sesión de orientación mensual de 20 minutos para revisar lo que hay en Jira Product Discovery y seguir adelante.

Como resultado, los equipos de Doodle han experimentado enormes mejoras en cuatro áreas clave.

1. Reorientar los recursos hacia la innovación

Cuando Stephanie empezó como CPO, el equipo de producto casi no dedicaba tiempo a la innovación porque la mayor parte se dedicaba a mejorar la experiencia del cliente. Ahora que Doodle tiene más claras sus prioridades y trabaja de forma más eficiente, el equipo ha destinado el 50 % de los recursos a la innovación.

2. Transparencia radical y colaboración sin fisuras

Los objetivos y planes estratégicos de Doodle están en Jira Product Discovery. Una vez que los equipos se alinean en torno a lo que van a crear, utilizan Jira Software para el desarrollo y la entrega. Dado que las herramientas están conectadas, los equipos pueden realizar un seguimiento de las tareas de forma detallada en Jira Software y tener una visión panorámica del trabajo en marcha con las barras de progreso de Jira Product Discovery. Con formas sencillas de realizar un seguimiento del trabajo de un vistazo o profundizar en los detalles, los responsables de liderazgo tienen una visibilidad total y no necesitan tocar en el hombro a los miembros del equipo para que les pongan al día.

3. Empleados más comprometidos que saben su "por qué"

Desde la implementación de Jira Product Discovery, Doodle ha visto aumentar las puntuaciones de los promotores netos de los empleados, y los miembros del equipo mencionan constantemente la cultura de transparencia de Doodle en las encuestas de empleados. Los equipos ya no necesitan asegurar a los responsables de liderazgo que están haciendo las cosas, lo que les ayuda a sentirse más confiados y valorados. Además, como cada tarea está relacionada con un pilar estratégico en Jira Product Discovery, todo el mundo sabe a qué objetivos más amplios contribuye su arduo trabajo y dónde encaja en el panorama general de Doodle. Esto es especialmente poderoso para los ingenieros, que ahora crean cada día con un mayor sentido del propósito.

4. Cuantificar el éxito de forma integral con métricas más detalladas

Desde que Doodle adoptó Jira Product Discovery, no solo ha mejorado las métricas críticas, sino que también ha cambiado la manera de cuantificar el éxito. Tras pasar de medir la velocidad del producto a, en su lugar, analizar la duración del ciclo de forma más integral, Doodle ha reducido los plazos un 25 % aproximadamente. Si bien continúa haciendo un seguimiento del Net Promoter Score (NPS), ahora hace hincapié en el sistema Customer Effort Score (CES), que es más detallado, y ha aumentado con rapidez las puntuaciones de un 3,6 sobre 5,0 a un 4,0 o más.

Una marca de planificación preparada para el futuro, más lista para priorizar, estructurar y unir a las personas

Desde la adopción de Jira Product Discovery, los equipos de Doodle están más centrados, coordinados y capacitados para simplificar la planificación de formas totalmente nuevas. "Actualmente, tenemos la seguridad de que estamos ofreciendo una experiencia de cliente excelente, y nuestras puntuaciones del CES y del NPS nos dan la razón", afirma Stephanie. "Hemos podido cambiar nuestro enfoque principal hacia conceptos preparados para el futuro".

Por ejemplo, uno de los productos más nuevos de Doodle, las hojas de inscripción, permite a los diversos usuarios de Doodle (desde profesionales empresariales hasta grupos de familiares y amigos) invitar a todas las personas que quieran a franjas horarias predeterminadas.

Con Jira Product Discovery, Doodle va más allá de expandir y mejorar sus productos. Guiándose por el liderazgo inspirado y colaborativo de Jens y Stephanie, la empresa está adoptando un paradigma completamente nuevo. Ahora, su cultura centrada en el cliente está respaldada por una transparencia absoluta, una priorización rigurosa y decisiones estratégicas basadas en los datos. Al mejorar sus procesos de descubrimiento y planificación, Doodle está preparada para seguir uniendo a las personas durante las próximas décadas.