Rockwell Automation korzysta z lepszej współpracy rozproszonej oraz zmniejszonych o 90% kosztów ogólnych konserwacji po migracji do wersji Atlassian Cloud

Fuzje i własność intelektualna otwierają drogę do modernizacji

W miarę jak z biegiem lat firma Rockwell przejmowała inne firmy i rozwijała swoje możliwości, zyskując coraz większy udział w rynku, inżynierowie dołączający do zespołu wnosili własne platformy serwerowe i powiązane z nimi procesy. Jak wskazuje menedżer programu, Jim Tompkins: „To był dobry sposób na rozwój naszych produktów, ale nie na dzielenie się technologią, pomysłami i wiedzą”.

Fuzje utrudniały również coraz bardziej zapewnienie bezpieczeństwa, które w ostatnich latach stało się priorytetem, ponieważ firma opracowuje więcej własności intelektualnej i autorskie linie produktów z certyfikatem bezpieczeństwa dla branż operujących danymi wrażliwymi i podlegających rygorystycznym przepisom (jak elektrownie atomowe). „Różnorodność narzędzi przeszkadzała nam w zachowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa i zgodności, jakich wymagaliśmy… Wspólny zestaw chmurowych narzędzi klasy korporacyjnej zapewnia ochronę, z której jesteśmy o wiele bardziej zadowoleni” — twierdzi Jim.

Aby rozwiązać te narastające problemy, dział inżynierii zaczął z biegiem lat wdrażać metodyki Agile, aby przyspieszyć wydania przy jednoczesnej ściślejszej współpracy. To przejście dodatkowo uwydatniło luki i wyzwania związane z dotychczasowym zestawem narzędzi, co z kolei zmotywowało kierownictwo działu inżynierii do wprowadzenia centralizacji z wykorzystaniem jednego rozwiązania chmurowego dla całego przedsiębiorstwa.

Idealni partnerzy jako wsparcie w ocenie, przewidywaniu i migracji

Z początku firma Rockwell wybrała inną wiodącą platformę do zarządzania cyklem życia, jednak już wkrótce po wdrożeniu inżynierowie zaczęli się skarżyć, że system utrudnia wykonywanie prostych zadań, a jego utrzymanie jest kosztowne — czyli uzyskano efekt przeciwny do zamierzonego. Bazując na opiniach inżynierów, Jim wraz z komitetem sterującym z powrotem chwycił za papier i ołówek, aby przeanalizować inne opcje najlepszych w tej klasie rozwiązań. Platforma Atlassian wyróżniała się na tle innych jako najbardziej elastyczne i intuicyjne rozwiązanie z największą szansą na poprawę standaryzacji, bezpieczeństwa i wydajności.

Wielu inżynierów korzystało już z Jira, a pozostała część zespołu szybko się wdrożyła. Z czasem i po kolejnych przejęciach powstały dwie odrębne instancje Jira Server obsługujące blisko 140 projektów, niezliczoną liczbę unikatowych schematów i dziesiątki zintegrowanych aplikacji. Zespół dodał również rozwiązanie Confluence, aby umożliwić współpracę różnych zespołów i ułatwić dzielenie się najlepszymi praktykami. W ramach dostosowania do celów strategicznych firmy Jim i inni kierownicy zdecydowali się na krok w stronę centralizacji na jednej platformie chmurowej dla całego przedsiębiorstwa.

Jim dostrzegł w migracji również szansę na przekształcenie danych Rockwell w celu zapewnienia zgodności z najnowszymi normami, które obowiązywały wielu klientów firmy reprezentujących branżę spożywczą i farmaceutyczną. „FDA stale kontroluje naszych klientów, a oni z kolei kontrolują nas” — mówi. „Kontrole przeprowadzane są bardzo skrupulatnie, a udowodnienie odpowiedniego przebiegu procesów wymaga sporządzenia mnóstwa dokumentów. Musieliśmy się upewnić, że środowisko chmurowe będzie spełniać wymagania tej grupy”.

Aby uporać się z tymi złożonymi wymaganiami i sprawnie przeprowadzić migrację, zespół zwrócił się o pomoc do firmy E7 będącej partnerem ds. rozwiązań Atlassian. Firma Rockwell chciała nie tylko przekształcić dane na wspólny schemat, ale także zmapować stare instancje na nową platformę chmurową, aby przejście odbyło się bezproblemowo dla użytkowników. „Największe wyzwanie stanowiło mapowanie. Tutaj właśnie firma E7 zaprezentowała swój kunszt” — mówi Jim. „Wyraźnie było widać, że znają system Jira i naszą metodologię. To było dla nas ważne. Zajęli się mapowaniem i przeprowadzili nas przez proces mapowania jednej instancji, a po przeanalizowaniu różnic także kolejnej”.

Po mniej więcej trzech miesiącach czyszczenia i przygotowywania firma Rockwell była gotowa na przeprowadzenie transformacji danych oraz migracji. Jednak zamiast przeniesienia wszystkiego do chmury za jednym razem firma E7 i inżynierowie musieli skoordynować pracę tak, aby dostosować się do stale zmieniających się harmonogramów produktów. „To przypomina zmianę koła, gdy samochód pędzi autostradą — i gdy przy tym starasz się wymienić jeszcze samochód” — żartuje Jim. „E7 współpracowało z nami na każdym etapie tego procesu. To nie była już tylko realizacja zadania, oni naprawdę zaangażowali się w naszą działalność”.

Kolejnym wyzwaniem, z jakim E7 pomogło się zmierzyć firmie Rockwell było zyskanie przychylności inżynierów, których odczucia względem zmiany były mieszane. „Jeśli ktoś zarządzał rozwiązaniem lokalnym przez 20 lat, a ty próbujesz to zmienić, towarzyszą temu duże emocje” — wskazuje Jim. „Przejście do chmury było wielką zmianą zarówno w środowisku, jak i w konfiguracji. Musieliśmy dokładnie wszystko przemyśleć, aby nabrać pewności, że system będzie działał w chmurze. Firma E7 wzbudziła w nas to zaufanie, robiąc coś ekstra, pokazując swoje techniczne zdolności i przywództwo, okazując empatię i zapewniając nam spokój”.

E7 i kierownicy firmy Rockwell zjednoczyli siły, aby przeprowadzić każdego przez ten proces. Jim pamięta nawet punkt zwrotny, w którym inżynierowie odpowiedzialni za zarządzanie serwerami dostrzegli korzyści z migracji do chmury i podjęli wyzwanie. „Trzeba współpracować z ludźmi i wyjaśniać im, co tak naprawdę próbujesz zrobić” — podkreśla. „Teraz nie trafiają już do mnie żadne skargi związane z przeniesieniem”.

Komentując przebieg migracji, Jim podkreśla: „E7 to fantastyczny zespół. Zaangażowali właściwych ludzi z odpowiednią wiedzą fachową w każdym temacie — od mapowania po migrację i zarządzanie projektem”. Dzięki ich wsparciu Rockwell posiada teraz pojedynczą bezpieczną platformę o wysokiej wydajności, która pozwoliła uwolnić potencjał tkwiący w firmie, aby i ona mogła wspierać swoich klientów w dążeniu do tego samego celu.

Wydajność, bezpieczeństwo i elastyczność w każdym aspekcie

Obecnie inżynierowie firmy Rockwell wykorzystują Jira Cloud do śledzenia zgłoszeń i zarządzania projektami, Confluence Cloud do udostępniania dokumentacji i dzielenia się wiedzą oraz Atlassian Guard do zapewniania bezpieczeństwa.

Jira Cloud oferuje zespołom dostęp do wspólnych przepływów pracy opartych na metodologii Agile (które obsługują standaryzację, śledzenie i identyfikowalność), elastycznych konfiguracji (pozwalających na dostosowywanie w niezbędnych obszarach) oraz scentralizowanego środowiska, w którym mogą wspólnie rozwiązywać problemy. Aplikacje ze sklepu Marketplace, takie jak ScriptRunner, pozwalają oszczędzać czas dzięki automatyzacji zadań, na przykład wstępnego wypełniania wartości konkretnych pól, bez utraty integralności danych.

Liczba projektów w Jira była coraz większa, a zespół stawał się coraz bardziej rozproszony, jednak mimo to platforma Rockwell nie straciła nic ze swojej funkcjonalności. „W przeszłości zdarzało się, że lokalizacja geograficzna i ilość danych wpływały na wydajność” — wspomina Jim. „Po przejściu na Jira Cloud nie zauważyliśmy żadnych istotnych wahań wydajności. Wydajność przy obsłudze obecnych 900 projektów jest taka sama, jak przy 90 projektach… Dawniej wyraźnie zauważalna była różnica w czasie wykonywania różnych czynności przez osoby pracujące w Singapurze w porównaniu z tymi, którzy działali w Milwaukee, a obecnie różnica ta jest właściwie nieistotna”.

Jim podkreśla, że rozwiązanie Jira nie tylko ułatwiło pracę i współpracę, ale dodatkowo opanowanie jego obsługi było łatwiejsze i mniej kosztowne. „System Jira jest doskonale znany w społecznościach inżynierskich, dlatego dostępne są liczne materiały szkoleniowe na jego temat. YouTube, grupy użytkowników i Google właściwie załatwiły sprawę. Wydaliśmy ponad milion dolarów na opracowanie szkoleń dotyczących naszego poprzedniego narzędzia i nie przyniosło to żadnych korzyści. W przypadku systemu Jira nie wydaliśmy ani grosza, ponieważ jest on intuicyjny i istnieje mnóstwo zasobów na jego temat”.

Hitem w zespole okazało się również rozwiązanie Confluence Cloud. Przed przystąpieniem do migracji dział inżynierii we współpracy z E7 i korzystając z narzędzia Confluence Cloud Migration Assistant, zidentyfikował aplikacje w wersji Server, które miały zostać przeniesione do chmury. To ułatwiło nie tylko obniżenie kosztów, ale także zoptymalizowanie systemu pod kątem użytkowników. Jak twierdzi Jim: „Nasi użytkownicy uwielbiają rozwiązanie Confluence, dlatego utworzyli przestrzenie, aby udokumentować swoje procesy, procedurę wdrażania członków zespołu oraz najlepsze praktyki. Stało się ono centrum informacji inżynierskich, a jakość współpracy, jaką zapewnia nam Confluence, jest wspaniała. Większość przestrzeni jest otwarta, co umożliwia każdemu ich wyświetlanie. Dzięki temu mamy wiele pomysłów i sugestii, którymi zespoły wymieniają się między sobą”.

Gdy użytkownicy w swojej codziennej pracy poruszają się między środowiskami Confluence i Jira Cloud, usługa Atlassian Guard pełni rolę strażnika. Jak wspomina Jim: „nasza własność intelektualna kryje w sobie mnóstwo wysoce wrażliwych danych, a my dbamy o ich ochronę. Nasz dyrektor ds. bezpieczeństwa informacji musi wiedzieć, kto ma dostęp do tych danych i co może z nimi zrobić. Usługa Atlassian Guard daje pewność, że właściwi ludzie mają dostęp do odpowiednich danych, a niewłaściwi ludzie nie mają dostępu do danych, do których nie powinni go mieć”.

Przykładowo firma Rockwell wykorzystuje usługę Atlassian Guard, aby niektóre projekty Jira były otwarte na potrzeby współpracy, a inne lepiej chronione ze względów bezpieczeństwa. „Można powiedzieć, że system Jira opracowano z myślą o współpracy międzyzespołowej” — zauważa Jim. „Jednak w niektórych przypadkach chcemy, aby dostęp do konkretnych danych miała jedynie garstka ludzi. System Jira jest bardzo elastyczny. Możemy mieć unikatowy, znacznie bardziej zamknięty schemat dla jednego z obszarów naszego produktu, a jednocześnie zachować większą otwartość i możliwość współpracy w innych obszarach”.

Mniej żmudnych zadań oznacza więcej istotnej pracy

Dzięki właściwym rozwiązaniom chmurowym klasy korporacyjnej i odpowiednim partnerom firmie Rockwell udało się znacznie poprawić bezpieczeństwo, wydajność i jakość pracy zespołowej oraz zwiększyć oszczędności na poziomie całej organizacji. W miarę jak kolejne zespoły wdrażają rozwiązania Atlassian korzyści są coraz większe.

Jak twierdzi Jim: „Choć początkowo rozwiązania Jira i Confluence miały być przeznaczone tylko dla zespołów działu inżynierii, obecnie wykorzystuje się je w całej firmie Rockwell. Dział IT planuje i realizuje w systemie Jira setki projektów informatycznych, dział HR wykorzystuje go jako mechanizm do monitorowania zadań, a niedawno zaczęliśmy współpracę z naszymi zespołami wsparcia produkcyjnego, ponieważ zainteresowanie z ich strony również jest duże”.

Choć niektóre z tych zespołów są rozproszone w dziesiątkach lokalizacji na całym świecie, liczba projektów wzrosła o ponad 500%. „Problemów i przestojów było bardzo niewiele. Atlassian dba o sprawne działanie środowiska chmury” — podkreśla Jim.

Zwraca również uwagę, że inżynierowie Rockwell mogą w większym stopniu skoncentrować się teraz na swoim fachu, ponieważ wszystkim, co związane z obsługą techniczną, zajmuje się Atlassian. „Wcześniej zatrudniałem grupę sześciu ludzi, którzy poświęcali jakieś 90% swojego czasu na zajmowanie się samą aplikacją. Teraz robi to jedna osoba, i to na niepełny etat. Jest o niebo lepiej”.

Oprócz oszczędności czasu i budżetu, zespół działu inżynierii ceni sobie również możliwość skoncentrowania się na swoich celach. „Narzędzia inżynierskie Atlassian, a w szczególności system Jira, ułatwiają nam realizowanie naszej wizji połączonego przedsiębiorstwa, umożliwiając zespołom skoncentrowanie się na zadaniach do wykonania” — zauważa Jim. „Dawniej narzędzia stanowiły dla nas przeszkodę. Teraz pomagają nam w osiąganiu celów oraz kształtowaniu metodyk i dyscyplin”.

Firma Rockwell koncentruje wszystkie swoje wysiłki na przekształceniu środowiska klientów tak, aby było bardziej inteligentne, połączone i produktywne. Dzięki platformie Atlassian zespół dysponuje rozwiązaniami, których potrzebuje, aby lepiej i szybciej niż dotychczas realizować tę misję.