Rockwell Automation beneficia di una maggiore collaborazione distribuita e di una riduzione del 90% dei costi di manutenzione dopo la migrazione ad Atlassian Cloud

Le fusioni e la proprietà intellettuale aprono la strada agli upgrade

Gli ingegneri che si sono uniti negli anni al team di Rockwell, in seguito alle numerose acquisizioni portate a termine dall’azienda per espandere le proprie capacità e la quota di mercato, hanno portato con sé le proprie piattaforme e i propri processi basati su server. Il Program Manager Jim Tompkins afferma: "Questo è stato un buon metodo per la gestione dei prodotti, ma non si è rivelato altrettanto utile dal punto di vista della condivisione di tecnologie, idee e conoscenze".

Le fusioni avevano inoltre reso sempre più difficile mantenere la sicurezza, rivelatasi negli ultimi anni come la priorità principale visto l'incremento delle attività aziendali di proprietà intellettuale e di sviluppo di una linea proprietaria di prodotti con certificazione di sicurezza per aziende altamente regolamentate o che gestiscono informazioni sensibili (pensiamo alle centrali nucleari). "La diversità degli strumenti a nostra disposizione ci impediva di mantenere i livelli elevati di sicurezza e conformità di cui avevamo bisogno… Con la protezione offerta dal set comune di strumenti aziendali basati sul cloud, va decisamente meglio", afferma Jim.

Per risolvere questi problemi legati alla crescita, il team di progettazione ha adottato la metodologia Agile nell'arco di diversi anni per accelerare i rilasci e lavorare in modo più collaborativo. Durante la transizione, le lacune e le sfide poste dal set di strumenti in uso sono diventate ancora più evidenti, motivando ulteriormente i leader del team di progettazione a completare la centralizzazione su una soluzione basata sul cloud a livello aziendale.

I partner perfetti per il supporto delle attività di valutazione, previsione e migrazione

Inizialmente, Rockwell aveva scelto un'altra tra le più importanti piattaforme di gestione del ciclo di vita, ma dal feedback dei tecnici, emerse che il sistema complicava i task più semplici e che la sua manutenzione poneva costi elevati: l'opposto di ciò che l'azienda voleva ottenere. Basandosi su questo feedback, Jim ha lavorato con il comitato direttivo per fare un passo indietro e cercare altre opzioni migliori della categoria. Atlassian si è distinta dalla concorrenza per la sua flessibilità e intuitività e perché era in grado di offrire le maggiori opportunità di incrementare la standardizzazione, la sicurezza e le prestazioni.

Molti tecnici conoscevano e utilizzavano già Jira e il resto del team lo ha adottato rapidamente. Nel tempo, e attraverso le diverse acquisizioni, l'azienda ha costruito due istanze Jira Server separate con quasi 140 progetti, innumerevoli schemi univoci e decine di app integrate. Il team ha inoltre aggiunto Confluence per permettere la collaborazione tra i team e facilitare la condivisione delle best practice. Per allinearsi con gli obiettivi strategici dell'azienda, Jim e gli altri leader hanno deciso di lavorare sulla centralizzazione su un'unica piattaforma cloud a livello aziendale.

Jim ha preso la migrazione anche come un'opportunità per trasformare i dati di Rockwell e renderli conformi ai nuovi standard che stavano avendo un importante impatto su molti dei loro clienti del settore alimentare e delle bevande e farmaceutico. "L'FDA conduce controlli costanti sui nostri clienti che, a loro volta, eseguono verifiche su di noi", afferma. "Sono molto meticolosi e richiedono pagine su pagine di materiali di audit per dimostrare che lavoriamo secondo determinati standard. Dovevamo assicurarci che l'ambiente cloud fosse in grado di soddisfare le loro esigenze".

Per gestire questi complessi requisiti e assicurare una migrazione senza intoppi, il team si è rivolto all'Atlassian Solution Partner E7. Oltre a trasformare i dati in uno schema comune, Rockwell intendeva inoltre mappare le istanze meno recenti sulla nuova piattaforma cloud per fare in modo che la transizione risultasse senza intoppi per gli utenti. "La mappatura è stata la sfida più grande. È proprio in questo contesto che E7 si è dimostrato un partner eccellente", racconta Jim. "Era chiaro che aveva capito perfettamente il funzionamento di Jira e la nostra metodologia. E questo è stato molto importante per noi. E7 ha gestito la mappatura e ci ha dato la possibilità di esercitarci a mappare un'istanza, individuare le differenze e passare alla mappatura di quella successiva".

Dopo circa tre mesi dedicati alla pulizia e alle attività di preparazione, Rockwell era pronta a completare la migrazione e la trasformazione dei dati. Tuttavia, invece di trasferire tutto in una sola volta sul cloud, E7 e il team di progettazione hanno dovuto coordinarsi in base alle pianificazioni dei prodotti in costante mutamento. "È come cercare di cambiare una gomma mentre la macchina sfreccia in autostrada e mentre si sta tentando di cambiare anche l'auto", scherza Jim. "E7 ha lavorato insieme a noi dall'inizio alla fine, non limitandosi allo svolgimento dei suoi task, ma dimostrando un coinvolgimento sincero".

Un'altra sfida che Rockwell ha superato grazie all'aiuto di E7 è stato ottenere il consenso dei tecnici che non erano completamente convinti del cambiamento. "Quando si decide di cambiare la soluzione on-premise che si gestisce da 20 anni, entrano in gioco molte emozioni", afferma Jim. "Il passaggio al cloud ha rappresentato un importante cambiamento sia in termini di ambiente che di configurazione. Abbiamo dovuto impegnarci per infondere fiducia sul funzionamento del sistema nel cloud. E7 ha fatto appello a questa fiducia impegnandosi al massimo, dimostrando le sue competenze tecniche e di leadership, sostenendoci con pazienza e aiutandoci a mantenere la calma".

Se da un lato E7 e i leader di Rockwell facevano fronte comune guidando tutti nel processo di transizione, Jim ricorda come punto di svolta il momento in cui gli ingegneri che gestivano i server si sono resi conto dell'importanza della migrazione al cloud e hanno deciso di prendere parte al progetto. "Occorre lavorare insieme alle persone per fare in modo che comprendano davvero ciò che stai tentando di fare", spiega. "Adesso non ricevo più nessuna lamentela sul cambiamento".

Per tutta la durata della migrazione, racconta Jim, "E7 si è dimostrato un team fenomenale. L'azienda ha messo a disposizione le persone giuste con le competenze giuste, dalla mappatura alla migrazione, fino alla gestione del progetto". Grazie al loro aiuto, Rockwell è adesso in grado di liberare tutto il suo potenziale, tramite una piattaforma sicura e ad elevate prestazioni, e aiutare i suoi clienti a fare lo stesso.

Efficienza, sicurezza e flessibilità su tutta la linea

Oggi, gli ingegneri di Rockwell usano Jira Cloud per il monitoraggio dei ticket e la gestione dei progetti, Confluence Cloud per la condivisione di documentazione e conoscenze e Atlassian Guard per la sicurezza.

Jira Cloud fornisce al team flussi di lavoro Agile condivisi (con supporto della standardizzazione, del monitoraggio e della tracciabilità), configurazioni flessibili (con supporto della personalizzazione dove necessario) e un hub centrale dove collaborare alla risoluzione dei problemi. Le App del Marketplace, come ScriptRunner, consentono di risparmiare tempo tramite l'automatizzazione dei task, ad esempio precompilando i valori in determinati campi, senza perdere l'integrità dei dati.

La piattaforma di Rockwell si è adattata all'aumento del numero dei progetti di Jira e ai team sempre più distribuiti senza perdere nemmeno un colpo. «L'ubicazione geografica e il volume dei dati hanno influito sulle prestazioni in passato», afferma Jim. «Con Jira Cloud, invece non abbiamo riscontrato nessun effetto degno di nota sul rendimento. Lo strumento assicura le stesse prestazioni sia con 900 che con 90 progetti... Inoltre, la differenza che c'era in passato tra il tempo impiegato da un dipendente di Singapore e quello impiegato da un dipendente di Milwaukee per portare a termine un'attività, adesso è diventata irrilevante».

Oltre a semplificare il lavoro e la collaborazione, Jim racconta che è stato più facile ed economico imparare a usare Jira. «Dal momento che Jira è uno strumento ampiamente conosciuto nelle community di ingegneri, ci sono molti strumenti di formazione disponibili. YouTube, i gruppi di utenti e Google ci hanno dato una grande mano. Abbiamo investito più di un milione di dollari nello sviluppo di corsi di formazione sullo strumento utilizzato in precedenza senza ottenere alcun valore. Invece, con Jira, non abbiamo speso neanche un dollaro perché è una soluzione intuitiva e ricca di funzionalità pronte all'uso.»

Anche Confluence Cloud ha riscosso grande successo con il team. Prima della migrazione, il team di progettazione ed E7 utilizzavano Confluence Cloud Migration Assistant per identificare le app Server da spostare al cloud. Ciò ha contribuito non solo a ridurre i costi, ma anche a ottimizzare il sistema per gli utenti. Jim racconta: "I nostri utenti amano Confluence, per cui hanno creato spazi per documentare i processi, le procedure per l'onboarding dei membri del team e le best practice. Confluence è diventato il fulcro delle informazioni sulla progettazione e il livello di collaborazione che riusciamo a raggiungere con questo strumento è eccezionale. La maggior parte degli spazi è aperta a tutti, in modo da favorire la condivisione di idee e consigli tra i team".

Con il passaggio continuo degli utenti da Confluence a Jira Cloud e viceversa durante il lavoro quotidiano, Atlassian Guard funge da guardiano della sicurezza. «Abbiamo molte informazioni altamente sensibili circa la nostra proprietà intellettuale e ci impegniamo per proteggerle. È importante che l'ufficio del CISO sappia chi può accedere a queste informazioni e come può utilizzarle. Atlassian Guard garantisce che le persone giuste abbiano accesso alle informazioni giuste e che le persone sbagliate non possano accedervi», spiega Jim.

Ad esempio, Rockwell usa Atlassian Guard per tenere alcuni progetti di Jira aperti per la collaborazione e altri invece più protetti per garantire la sicurezza. "È fuor di dubbio che Jira sia una soluzione pensata per agevolare la collaborazione tra team", dice Jim. "Ma in alcuni casi, soltanto poche persone possono essere esposte a determinati dati. Jira è molto flessibile. Ci consente di avere uno schema univoco e bloccato per un'area del nostro prodotto e altri molto più aperti e orientati alla collaborazione per le altre aree".

Meno task noiosi per attività più produttive

Con le soluzioni aziendali basate sul cloud più adatte e con i partner giusti, Rockwell ha migliorato enormemente la sicurezza, le prestazioni, il lavoro in team e i risparmi in tutta l'organizzazione, e questi vantaggi aumentano soltanto via via che più team adottano Atlassian.

Dice Jim: "Anche se inizialmente pensati esclusivamente per i team di progettazione, Jira e Confluence sono adesso usati da tutti i team di Rockwell. Il team IT usa Jira per pianificare ed eseguire centinaia di progetti IT, il team delle risorse umane lo usa come meccanismo di monitoraggio dei task e abbiamo appena iniziato a lavorare con i team di supporto alla produzione che hanno dimostrato grande interesse verso questa soluzione".

Nonostante questi team siano distribuiti in decine di sedi in tutto il mondo e nonostante il numero di progetti sia aumentato di oltre il 500%, Jim racconta che "si sono verificati pochissimi problemi e tempi di inattività. Atlassian ci aiuta a mantenere l'operatività nel cloud".

Sottolinea inoltre che, con Atlassian ad occuparsi della manutenzione, gli ingegneri di Rockwell possono ora concentrarsi di più sulle attività specifiche del loro ruolo. "Prima, gestivo un gruppo di sei persone che molto probabilmente dedicava il 90% del tempo alla gestione dell'applicazione. Adesso, queste stesse attività possono essere svolte da una sola persona, addirittura part-time. È stato un cambiamento radicale".

Oltre a recuperare tempo e budget, il team di progettazione apprezza il fatto di aver potuto riconquistare il focus. "Gli strumenti di progettazione di Atlassian, e Jira in particolare, ci aiutano a realizzare la nostra vision di Connected Enterprise consentendo ai team di concentrarsi sul lavoro da svolgere", afferma Jim. "In passato, gli strumenti costituivano un pesante ostacolo. Ora ci consentono di portare avanti la nostra causa, secondo le metodologie e le regole che noi abbiamo stabilito."

La mission di Rockwell è rendere il mondo più intelligente, connesso e produttivo per i clienti. Con le soluzioni Atlassian a portata di mano, il team ha a disposizione gli strumenti di cui necessita per portare avanti questa mission in modo migliore e più rapido che mai.