Rockwell Automation profiteert van meer gedistribueerde samenwerking en 90% lagere onderhoudskosten na de migratie naar de Atlassian-cloud

Fusies en IP banen de weg voor een upgrade

Terwijl Rockwell door de jaren heen bedrijven overnam om hun mogelijkheden en marktaandeel te vergroten, brachten nieuwe engineers hun eigen platformen en processen (stuk voor stuk draaiend op eigen servers) met zich mee. "Dat was een goede manier om onze producten draaiend te houden, maar niet om technologieën, ideeën en kennis te delen", vertelt programmamanager Jim Tompkins erover.

De samensmelting maakte het ook steeds moeilijker om de beveiliging te handhaven, terwijl dát de laatste jaren een topprioriteit werd naarmate het bedrijf meer intellectueel eigendom en een eigen lijn van Safety Certified Products ontwikkelde voor gevoelige, sterk gereguleerde bedrijven, zoals kerncentrales. Jim: "Omdat we verschillende soorten tools hadden, lukte het ons niet om het benodigde niveau van veiligheid en naleving te bereiken ... Een standaardset enterprise-tools biedt ons veel meer zekerheid over de bescherming die we genieten."

Om deze groeiende problemen op te lossen, begon engineering in de loop van enkele jaren met het toepassen van agile methoden om releases te versnellen en meer samen te werken. Tijdens deze transitie werden de hiaten en uitdagingen van de tools nog duidelijker. Het motiveerde leidinggevenden alleen maar meer om te kiezen voor een centrale, bedrijfsbrede oplossing in de cloud.

De perfecte partners voor hulp bij het evalueren, anticiperen en migreren

Aanvankelijk koos Rockwell voor een ander toonaangevend platform voor beheer van de levenscyclus, maar kort na de implementatie lieten engineers weten dat het systeem gemakkelijke taken moeilijk maakte en dat het onderhoud veel overhead vereiste. Dat was precies het tegenovergestelde van waar ze op hadden gehoopt. Op basis van de feedback van de engineers ging Jim samen met een stuurgroep terug naar de tekentafel, waar andere goede opties werden bestudeerd. Atlassian viel op als de meest flexibele, intuïtieve oplossing met de grootste potentie om de standaardisatie, beveiliging en prestaties te verbeteren.

Veel technici gebruikten Jira al, en de rest van het team accepteerde de oplossing snel. Door de tijd heen, en als gevolg van overnames, hadden ze twee afzonderlijke Jira Server-installaties ontwikkeld met bijna 140 projecten, talloze unieke schema's en tientallen geïntegreerde apps. Ook had het team Confluence toegevoegd om samenwerking tussen teams mogelijk te maken en om het gemakkelijker te maken om beproefde methoden te delen. Om af te stemmen op de strategische doelstellingen van het bedrijf, besloten Jim en zijn collega's te werken aan centralisatie op één bedrijfsbreed cloudplatform.

Jim zag de migratie ook als een kans om Rockwells gegevens te transformeren, zodat ze zouden voldoen aan nieuwe normen die van invloed waren op veel van hun klanten in de voedsel- en drankenindustrie en in de farmacie. "De FDA controleert voortdurend onze klanten, die op hun beurt ons controleren", vertelt hij. "Ze zijn nauwgezet en hebben veel auditmateriaal nodig om te bewijzen dat dingen op een bepaalde manier worden gedaan. We moesten ervoor zorgen dat een cloudomgeving aan hun behoeften zou voldoen.”

Om deze complexe vereisten te beheren en een soepele migratie te garanderen, nam het team contact op met Atlassian Solution Partner E7 voor support. Naast het transformeren van de gegevens in een gemeenschappelijk schema, wilde Rockwell ook oude installaties aan het nieuwe cloudplatform koppelen, zodat de transitie naadloos zou verlopen voor gebruikers. "Dat koppelen was de grootste uitdaging. Maar E7 blonk daar in uit”, vertelt Jim. "Het was duidelijk dat ze Jira en onze methodologie begrepen. Dat was belangrijk voor ons. Zij verzorgden de koppeling en lieten ons vervolgens zien hoe je één installatie kunt koppelen, de verschillen kunt uitzoeken en daarna de volgende installatie kunt koppelen.”

Na ongeveer drie maanden opruimen en voorbereiden was Rockwell klaar om de datatransformatie en migratie te voltooien. Maar in plaats van alles tegelijk naar de cloud te verplaatsen, hadden E7 en engineering te maken met steeds veranderende productschema's. "Het is alsof je een band probeert te verwisselen terwijl de auto over de snelweg rijdt — en terwijl je de auto probeert te verwisselen", grapt Jim. "E7 hielp ons bij alles. Men voerde niet alleen een opdracht uit, maar investeerde echt in ons."

Een andere uitdaging waarbij E7 Rockwell hielp, was het werven van steun onder engineers, die gemengde gevoelens hadden over verandering. "Als iemand de on-premise oplossing al 20 jaar beheert en jij dat verandert, roept dat veel emoties op", zegt Jim. „De overstap naar de cloud was een grote verandering in zowel omgeving als configuratie. We moesten dat allemaal managen om het vertrouwen te wekken dat het systeem in de cloud zou werken. E7 riep dat vertrouwen in ons op door een stap verder te gaan, hun technische bekwaamheid en leiderschap te tonen, meelevend te zijn en ons rustig te houden.”

Jim herinnert zich een kantelpunt terwijl de leidinggevenden van E7 en Rockwell de gelederen sloten en iedereen door het proces begeleidden: dat was op het moment dat de engineers die de servers beheerden de waarde van de cloudmigratie inzagen en ook aan boord stapten. "Je moet met mensen samenwerken om ze te laten begrijpen wat je probeert te doen", legt hij uit. "Ik hoor geen klachten meer over de overstap."

Gedurende de hele migratie was E7 volgens Jim „een fenomenaal team". "Ze hadden de juiste mensen met de juiste expertise, van het koppelen tot het migreren tot projectmanagement." Dankzij hun steun heeft Rockwell één veilig, goed presterend platform dat het potentieel ontketent, zodat het bedrijf datzelfde kan doen voor zijn klanten.

Efficiëntie, beveiliging en flexibiliteit over de hele linie

De technici van Rockwell gebruiken Jira Cloud nu voor het bijhouden van issues en voor projectbeheer, Confluence Cloud voor documentatie en het delen van kennis, en Atlassian Guard voor beveiliging.

Jira Cloud biedt het team gedeelde agile workflows (die standaardisatie, tracking en traceerbaarheid ondersteunen), flexibele configuraties (die, waar nodig, maatwerk ondersteunen) en een centrale hub om samen problemen op te lossen. Marketplace-apps, zoals ScriptRunner, besparen tijd dankzij de automatisering van taken, zoals het vooraf invullen van waarden in bepaalde velden, zonder dat dit ten koste gaat van de gegevensintegriteit.

Naarmate het aantal Jira-projecten is toegenomen en het team verder is verspreid, heeft het platform van Rockwell nooit iets gemist. "In het verleden beïnvloedden de geografische locatie en de hoeveelheid gegevens de prestaties", vertelt Jim. "We hebben bij Jira Cloud geen merkbaar effect op de prestaties gezien. De omgeving presteert net zo goed bij 900 projecten als bij 90 projecten... Vroeger zat er ook een groot verschil tussen de tijd die iemand in Singapore nodig had en de tijd waarin iemand in Milwaukee zijn dingen kon doen, maar nu scheelt het maar weinig."

Jim vertelt dat Jira het niet alleen gemakkelijker maakt om te werken en samen te werken, maar dat het systeem ook gemakkelijker en goedkoper onder de knie te krijgen was. "Omdat Jira zo algemeen bekend is onder engineers, is er veel training beschikbaar. YouTube, gebruikersgroepen en Google hielpen ons echt op gang. We hebben meer dan $ 1 miljoen uitgegeven aan het ontwikkelen van trainingen voor onze vorige tool en kregen daar niets voor terug. Met Jira hebben we niets uitgegeven omdat het intuïtief is en de omgeving al zoveel te bieden heeft."

Ook Confluence Cloud gooide hoge ogen onder het team. Vóór de migratie gebruikten engineering en E7 de Confluence Cloud Migration Assistant om te bepalen welke server-apps naar de cloud moeten worden verplaatst. Dit hielp niet alleen om de kosten te verlagen, maar ook om het systeem te optimaliseren voor gebruikers. "Onze gebruikers zijn dol op Confluence", laat Jim weten. "Daarom hebben ze spaces gecreëerd om hun processen te documenteren, voor het inwerken van teamleden en voor beproefde methoden. Het is nu de hub voor technische informatie –en de samenwerking die we hebben door Confluence is geweldig. De meeste spaces zijn open voor iedereen, waardoor veel ideeën en suggesties gedeeld worden tussen teams.

Terwijl gebruikers in hun dagelijkse werk tussen Confluence en Jira Cloud pendelen, fungeert Atlassian Guard als bewaker. Jim: "We hebben veel zeer gevoelige informatie rond ons intellectueel eigendom en die beschermen we. Het is belangrijk dat ons CISO-kantoor weet wie er toegang toe heeft en wat men ermee kan doen. Atlassian Guard zorgt ervoor dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste dingen en dat de verkeerde mensen geen toegang hebben tot de verkeerde dingen."

Rockwell maakt bijvoorbeeld gebruik van Atlassian Guard om sommige Jira-projecten open te houden voor samenwerking en om andere beter te beschermen uit veiligheidsoverwegingen. "Je kunt zien dat Jira is gebouwd om samenwerking tussen teams mogelijk te maken," zegt Jim. "Maar in sommige gevallen heeft slechts een handvol mensen toegang tot bepaalde gegevens. Jira is erg flexibel. We kunnen er een uniek, afgeschermd schema mee maken voor één deel van ons product en tegelijk veel opener zijn en samenwerken in andere delen."

Meer betekenisvol werk dankzij minder vervelende taken

Dankzij de juiste bedrijfsoplossingen in de cloud en de juiste partners wist Rockwell de beveiliging, de prestaties, het teamwork en de besparingen in de hele organisatie aanzienlijk te verbeteren. De voordelen nemen bovendien alleen maar toe naarmate meer teams Atlassian omarmen.

Jim: "Hoewel Jira en Confluence aanvankelijk alleen waren bedoeld voor engineeringteams, worden ze nu overal binnen Rockwell gebruikt. IT gebruikt Jira om honderden IT-gerelateerde projecten te plannen en uit te voeren, HR gebruikt het als mechanisme voor het volgen van taken en we zijn net begonnen met onze productieondersteuningsteams omdat er veel interesse is."

Ondanks dat deze teams zijn verspreid over tientallen locaties over de hele wereld en het aantal projecten met meer dan 500% is gegroeid waren er heel weinig problemen en al even weinig downtime, vertelt Jim. "Atlassian zorgt ervoor dat de cloud blijft werken."

Hij merkt ook op dat de engineers van Rockwell zich meer op hun werk kunnen richten nu het onderhoud is overgeheveld naar Atlassian. "Voorheen waren er zes personen zo'n 90% van hun werktijd bezig met het onderhoud van de toepassing. Nu houdt één persoon zich parttime hiermee bezig. Het is een verschil van dag en nacht."

Het engineeringteam waardeert niet alleen dat het tijd en kosten bespaart, maar ook dat ze zich nu weer kunnen richten op hun werk. "De engineering-tools van Atlassian, en Jira in het bijzonder, helpen ons onze visie op een connected enterprise te realiseren doordat teams zich kunnen concentreren op hun huidige taak", legt Jim uit. "In het verleden waren tools een obstakel of vergden ze veel tijd. Nu stellen ze ons in staat om onze doelen, methodologieën en disciplines vorm te geven."

Rockwell zet zich in om de wereld intelligenter, verbonden en productiever te maken voor hun klanten. Met Atlassian binnen handbereik, beschikt het team over de oplossingen die nodig zijn om deze missie beter en sneller dan ooit handen en voeten te geven.