Die Software AG verbesserte unternehmensweit Sicherheit, Skalierbarkeit und Geschwindigkeit durch die Migration zu Atlassian Cloud Enterprise

Atlassian Cloud Enterprise für eine schnelle, flexible und sichere Lösung

Angesichts der neu bestärkten Dringlichkeit begann die Software AG mit der Recherche nach neuen Cloud-Lösungen für Projektmanagement, Zusammenarbeit und Servicemanagement. Bisher hatte das Unternehmen eine Kombination aus Plan.io, Microsoft Project, Excel und OTRS verwendet – allesamt lokale Lösungen. Die fehlende Integration zwischen den Tools beeinträchtigte die Effizienz und Transparenz.

Das Forschungs- und Entwicklerteam der Software AG hatte Jira und Confluence bereits für die Initiativen seiner Abteilung genutzt und für gut befunden. Daher zogen Tim und seine IT-Kollegen diese Tools zusammen mit Jira Service Management Cloud und Confluence Cloud auch für andere Teams im gesamten Unternehmen in Betracht.

Ihre Recherchen ergaben, dass der Atlassian Cloud Enterprise-Tarif nicht nur die strengen Anforderungen der Software AG an Datenresidenz, Sicherheit und Funktionsumfang erfüllte, sondern auch Flexibilität, eine umfangreiche Sammlung von Marketplace-Apps zur Steigerung der Produktivität sowie mehrere Instanzen bot.

"Wenn ich ohne Zusatzkosten mehrere Instanzen erstellen kann, lassen sich Daten zu Sicherheitszwecken trennen. Außerdem kann ich mehrere Anwendungsfälle mit derselben Lösung unterstützen. Das passt perfekt zu unserem Wunsch, unsere Anwendungsumgebung zu harmonisieren", erklärt Radoslav. "Aus funktionaler und technischer Sicht ist die Aufteilung von Anwendungsfällen auch hilfreich, um die Gesamtkomplexität der einzelnen Instanzen zu reduzieren. So kann ich insbesondere die unerwünschten Nebenwirkungen von Änderungen an instanzweiten Einstellungen oder bei Szenarien, in denen viele Apps genutzt werden, abmindern."

Inspiriert von den zahlreichen Möglichkeiten der Atlassian Cloud-Produkte war die Software AG bereit, ihre Cloud-Ambitionen in die Tat umzusetzen.

Eine erstklassige Partnerschaft für strategische Planung, Tests und Schulungen

Die Software AG hatte brainbits bei einer Atlassian-Veranstaltung 2019 kennengelernt und nahm nun Kontakt mit dem Team auf, um über eine mögliche Zusammenarbeit zu sprechen. "Wir kannten uns nicht mit Cloud-Implementierungen und -Migrationen aus und beschlossen daher, mit brainbits als externem Partner zusammenzuarbeiten", berichtet Radoslav Danchev, VP of Collaboration, Workplace, and Support. Gemeinsam entschieden die Teams, das Projekt iterativ anzugehen. Nachdem die Profis von brainbits die Anforderungen der verschiedenen Abteilungen gesammelt hatten, halfen sie der Software AG, einen Proof of Concept mit möglichst einfachen Workflows zu entwickeln, diese mit echten Benutzern zu testen, Feedback zu erfassen und vor der Einführung Verbesserungen vorzunehmen.

In jedem Schritt lenkte brainbits die Gespräche auf Praktiken und nicht auf bestimmte Produkte. "Wir haben uns auf Methoden und Prozesse statt auf Tools konzentriert. Die erste Frage lautet immer, wie wir ein Ziel erreichen können, und nicht, wie etwas in einem Tools umzusetzen ist", erklärt Patrick Schuh, Inhaber und Managing Director von brainbits.

Als die Software AG kurz vor der Einführung der Lösung stand, arbeitete sie auch für Schulungen mit brainbits zusammen. "Wir haben gemeinsam mit brainbits überprüft, ob wir genügend Schulungsmaterial hatten und ob unsere wichtigsten Stakeholder und Benutzer gut vorbereitet waren", erinnert sich Radoslav. Diese proaktive Kommunikation und Schulung waren für den Erfolg des Teams wichtig.

Klein anfangen, dann schnell skalieren

Seit der Einführung ihrer Atlassian Cloud-Umgebung hat die Software AG über 200 Projekte in Jira erstellt, mit Jira Service Management den Grundstein für Enterprise Service Management gelegt und begonnen, Confluence als zentrale Wissensdatenbank zu testen. Das Unternehmen schätzt insbesondere die Einfachheit und zusätzliche Sicherheit, die mit der Verwendung von Atlassian Guard für das Identitäts- und Zugriffsmanagement einhergehen.

Jira Plans und Automatisierungen in Jira haben sich zu Lieblingen der IT entwickelt. Mit Jira Plans kann das Team Projekte schnell, einfach und flexibel planen und verfolgen. Mit nativen Automatisierungen und Apps wie Deep Clone spart das Team außerdem Zeit bei kleinen, aber wichtigen Aufgaben (wie Risikoberechnungen für Änderungen, Benachrichtigung bestimmter Gruppen bei Statusänderungen und Klonen von Projektvorlagen).

Zudem hat das Team die Sicherheit vereinfacht und erhöht, indem es vertrauliche Projekte auf eine separate Instanz verlagert und Atlassian Guard eingeführt hat. Radoslav erklärt: "Durch die Integration von Atlassian Guard in unser Azure Active Directory erhalten wir einen umfassenden Überblick darüber, auf welche Cloud-Instanzen jeder Benutzer Zugriff hat. Guard ist eine entscheidende Komponente für unternehmensweites, reguliertes Zugriffsmanagement in der Cloud. Das ist ein erheblicher Vorteil gegenüber unseren früheren lokalen Instanzen, da wir Sicherheitsrichtlinien einfacher anwenden können."

Noch spannender an diesen unschätzbaren Verbesserungen ist, dass sie nur ein Vorgeschmack auf das sind, was die Software AG erwartet. "Wir stehen erst am Anfang unserer Reise mit Atlassian. Wir versuchen, vorerst alles so einfach wie möglich zu halten. Es besteht jedoch eine hohe Nachfrage nach Automatisierungsfunktionen aus dem Business. Atlassian ist für uns ein strategischer Partner, daher werden wir immer zuerst dort nach neuen Funktionen suchen", so Radoslav. Er fügt hinzu: "Wir stellen auch fest, dass sich Jira Service Management zur zentralen Anlaufstelle für Serviceautomatisierungen und -anfragen entwickelt."

Zusammen helfen diese Cloud-Tools der Software AG nicht nur dabei, Produktivität und Sicherheit heute zu verbessern, sondern versetzen das Unternehmen auch in die Lage, in Zukunft noch schneller und sicherer zu skalieren.

Innovation und Compliance mit Atlassian Cloud

Die Software AG zeigt, dass Innovation und Compliance entgegen häufiger Zweifel durchaus nebeneinander existieren können. Tatsächlich hat das Team beide durch die Migration in die Cloud gestärkt. "Viele Menschen denken, dass Innovation und Compliance Widersprüche sind. Wir müssen dennoch beides leisten. Wir treiben Innovationen voran, indem wir Compliance herstellen und beweisen, dass wir Vorschriften einhalten können", erklärt Radoslav.

Durch die Auslagerung der Wartung auf eine zentrale, cloudbasierte Plattform konnte das Team Zeit und Ressourcen für wichtigere Aufgaben sparen. Automatische Updates haben dazu beigetragen, dass die Software AG immer über die neuesten Funktionen und Sicherheitspatches verfügt, ohne selbst Zeit oder Arbeit investieren zu müssen. Radoslav erläutert: "Neue Funktionen werden automatisch hinzugefügt und bereitgestellt. Ich bin immer dafür, dass Benutzer Neuerungen selbst entdecken, verwenden und sich damit vertraut machen."

Nachdem die Software AG ursprünglich dachte, die Cloud könne ihre Anforderungen nicht erfüllen, ist Radoslav nun froh, Vertrauen in Atlassian gesetzt und die Gelegenheit genutzt zu haben. "In Deutschland müssen wir sowohl innovativ sein als auch strenge regulatorische Standards einhalten. Mit Atlassian Cloud ist beides möglich", erklärt er. "Wir vertrauen darauf, dass Atlassian sich um die Sicherheit, Verfügbarkeit und Skalierbarkeit kümmert, sodass wir Zeit haben, uns auf strategischere Themen zu konzentrieren. Die Umstellung auf die Cloud war eine Chance, sofortige Verbesserungen zu erzielen und uns auf die Zukunft vorzubereiten."