Cómo Castlight Health redujo el esfuerzo de mantenimiento y ganó en tranquilidad al migrar a los productos de Atlassian Cloud

El estrés por mantenimiento provoca el cambio a soluciones en la nube sostenibles

Mientras Eric evaluaba el estado de los sistemas de Castlight, descubrió que el servidor de Atlassian de la empresa no se había actualizado en varios meses. Mantener la estabilidad del sistema consumía muchos recursos y el equipo ya estaba disperso.

El atraso en el mantenimiento estaba dando lugar a una serie de incidencias. Jira, una herramienta fundamental para los ingenieros de Castlight, era sumamente lenta. El equipo tuvo que reiniciar los servidores con regularidad durante meses para que la herramienta funcionara correctamente. El rendimiento disminuyó aún más cuando se pasó a trabajar de forma remota durante la pandemia y el uso de VPN aumentó, lo que puso aún más presión sobre el sistema. Sin las actualizaciones más recientes, Castlight era además vulnerable a las brechas de seguridad, un problema que se tomaron muy en serio para poder cumplir con la normativa y ganarse la confianza de los clientes.

A medida que los problemas del servidor crecían, Eric defendió con firmeza la migración a la nube. Con la transición a una solución de mayor rendimiento y mejor preparada para el futuro, esperaba que Castlight pudiera reducir el coste total de propiedad y mantenimiento, mejorar el tiempo de actividad y la seguridad con actualizaciones automáticas, así como asegurarse de que siempre tuvieran las mejores y más recientes funciones al alcance de la mano.

La preparación, la comunicación y la inclusión dan sus frutos

Cuando Eric y sus colegas iniciaron el proceso de aceptación, planificación y ejecución para migrar a la nube, les alegró saber que el equipo directivo de Castlight y las principales partes interesadas ya estaban de acuerdo. Reconocieron los problemas actuales del servidor y las ventajas que supondría la migración. Tras ver el plan detallado del proyecto que el equipo de Eric había desarrollado con la ayuda de Praecipio Consulting, pronto dieron su consentimiento para seguir adelante.

Un plan bien definido ayudó al equipo de migración y a las partes interesadas a trabajar de manera eficiente, al tiempo que ofrecía al equipo de liderazgo una idea clara del progreso y el control de las expectativas. El primer punto del plan era limpiar y preparar la instancia del servidor de Castlight. La empresa contaba con más de 50 aplicaciones, por lo que el equipo de Eric reclutó a usuarios avanzados de Jira de distintos departamentos de la organización para evaluar el uso y la compatibilidad de las aplicaciones con la nube y, luego, probar las que migrarían. Su participación no solo ayudó a Castlight a completar el proceso de preparación en menos de tres semanas, sino que además se creó un grupo integrado de expertos. “[Incluir a los usuarios avanzados en la limpieza y las pruebas] los convirtió en animadores y defensores de la migración con sus equipos y tuvo mucha influencia”, recuerda Eric.

Con un conjunto optimizado de aplicaciones listas para migrar, Castlight asignó la funcionalidad de su servidor a la nube para poder identificar cualquier cambio importante y comunicárselo a los empleados. El equipo de migración también realizaba controles y se comunicaba periódicamente con los usuarios de Atlassian y las partes interesadas en la migración para mantenerlos informados sobre el progreso y abordar de forma proactiva cualquier inquietud. Las reuniones rápidas periódicas con Praecipio Consulting y un canal de Slack específico ayudaron a mantener abiertas las líneas de comunicación durante todo el proceso.

La planificación, la limpieza y las pruebas exhaustivas valieron la pena, ya que Castlight completó la migración a Jira Cloud, Confluence Cloud y Jira Service Management Cloud Premium sin problemas. Durante todo el proceso, contaron con la ayuda de los expertos en migración de Praecipio Consulting, que les ofrecieron una orientación y un apoyo constantes. "Sin ellos, todo habría sido mucho más estresante. Estaba muy agradecido de que nos ayudaran de forma tan decisiva a que la migración fuera todo un éxito", explica Eric. "Me quitó un peso de encima".

Los nuevos usuarios y funciones ofrecen nuevas posibilidades

En las semanas posteriores a la migración, cuando los empleados empezaron a explorar las herramientas de Atlassian Cloud actualizadas, enseguida descubrieron nuevas funciones que aumentaban la eficiencia y la facilidad de uso.

“Una de mis funciones favoritas es la automatización. Las reglas han ahorrado una cantidad de tiempo significativa", dice Eric. "Otra cosa que me encanta es que frecuentemente tenemos nuevas funciones en la nube y no debemos preocuparnos de implementarlas manualmente. Todo se hace de forma automática y es muy cómodo”. (La automatización global es una función de Cloud Premium).

Varias automatizaciones han generado importantes mejoras en la eficiencia con cambios aparentemente pequeños. Por ejemplo, los equipos de TI ahora reciben mensajes automatizados de Slack sobre cuestiones urgentes y de alta prioridad para garantizar que se cumple con los SLA. Los comentarios y las actualizaciones de estado de las incidencias vinculadas también se relacionan automáticamente con la cuestión correspondiente, lo que evita la repetición del trabajo y garantiza que los miembros del equipo siempre cuenten con la información más reciente sin tener que consultar distintos sistemas. Además, los tickets resueltos que no hayan recibido respuestas después de un cierto período de tiempo, junto con los epics y las tareas con subtareas completadas, se cierran automáticamente para mantener limpio el entorno de Castlight.

Eric ahorró aún más tiempo gracias al rendimiento mejorado de Jira Cloud, la aplicación móvil para acceder desde cualquier lugar, los proyectos gestionados por el equipo y la integración con otras soluciones de Atlassian. “Tras la migración, todos me dijeron que la versión de Jira en la nube era mucho más rápida”, recuerda Eric. Los proyectos gestionados por equipos también ayudaron a que los equipos no técnicos (RR. HH., legal y marketing) pudieran aprovechar las herramientas. “Atlassian ya no es solo una herramienta de TI”, afirma Eric. “Jira y Jira Service Management Cloud son muy intuitivas y fáciles de usar. Hemos visto cómo un par de equipos no técnicos han utilizado estas soluciones y ahora tienen un mayor conocimiento de lo que hacen los equipos técnicos.
La comunicación también ha mejorado, ya que ahora, por norma, vinculamos con Jira la documentación que tenemos en Confluence”.

Durante la migración, Castlight también agregó Atlassian Guard para el aprovisionamiento automático de usuarios y el inicio de sesión único. Antes de pasar a la nube, el equipo tenía que añadir manualmente cada nuevo usuario, lo que ocasionalmente provocaba errores e incidencias de sincronización con Active Directory y retrasaba el acceso. Gracias a Atlassian Guard y Okta, los nuevos usuarios ahora obtienen acceso automático con los permisos adecuados para empezar a trabajar de inmediato y los equipos de TI ahorran tiempo solucionando problemas. “Al combinar Atlassian Guard y Okta, hemos podido agilizar la gestión de la incorporación y la salida de los empleados”, dice Eric. “Ha sido un proceso laborioso. Ahora es un sueño. No tenemos que preocuparnos por el acceso, la sincronización de los grupos adecuados ni ninguna otra cosa. Los empleados tienen acceso a Jira y Confluence desde el primer día, y funciona de maravilla".

La tranquilidad no tiene precio

Los beneficios de trabajar día a día en la nube fueron evidentes para Castlight casi de inmediato y se reflejaron en los resultados finales en cuestión de semanas. Al mirar atrás y pensar en el proceso de migración, haber logrado todos los objetivos e incluso más es un motivo de orgullo para el equipo.

“Nuestro TCO [coste total de propiedad] se ha reducido drásticamente desde que migramos a la nube”, afirma Eric. "Solo el ahorro en mantenimiento ya compensa con creces el coste total de Jira y Confluence. Es un gran cambio".

La seguridad y el rendimiento antes eran cuestiones clave, pero desde la migración, esos desafíos se han resuelto por completo. “La seguridad ha sido una de las mayores mejoras que hemos visto desde la migración a la nube”, dice Eric. (Jira pronto cumplirá también con la HIPAA, lo que será todavía mejor para las empresas como Castlight). El paso de los servidores anticuados a la nube, siempre actualizada, ha puesto fin al mantenimiento y ha proporcionado mayor tranquilidad. “Todo el mundo en general [los usuarios, al igual que los empleados y los líderes] están encantados con el rendimiento desde que pasamos a la nube”, dice. “No hemos tenido ningún problema de rendimiento y es mucho más rápido. No tenemos que preocuparnos por el tiempo de inactividad”.

Ahora, el equipo de Castlight no pierde tiempo ni se demora porque la plataforma de Atlassian no esté actualizada, sea vulnerable o lenta o se caiga. Si bien todas las mejoras individuales han sido grandes victorias por sí solas, Eric considera que la tranquilidad general no tiene precio. “La migración a la nube tiene muchas ventajas”, dice. “¡Migrar a Atlassian Cloud ha sido la mejor decisión!”.