Castlight Health가 Atlassian Cloud 제품으로 마이그레이션하여 유지 관리를 줄이고 안심할 수 있게 된 방법

지속 가능한 클라우드 솔루션으로의 전환을 촉구한 유지 관리 관련 스트레스

Eric은 Castlight의 시스템 상태를 평가하면서 회사의 Atlassian 서버 솔루션이 업데이트에 몇 달 뒤처져 있다는 사실을 알게 되었습니다. 시스템을 안정적으로 유지하려면 많은 리소스가 필요했지만 팀은 이미 너무 많은 일을 수행하고 있었습니다.

유지 관리에 뒤처지는 것은 여러 가지 문제로 이어졌습니다. Castlight 엔지니어들의 업무에 필수적인 도구인 Jira는 실망스러울 정도로 느렸습니다. 팀에서는 도구가 제대로 작동하도록 몇 달 동안 정기적으로 서버를 재부팅해야 했습니다. 팬데믹 기간 동안 원격 근무로 전환하고 VPN 사용량이 증가하면서 성능은 훨씬 느려져 시스템에 더 많은 스트레스를 가했습니다. 또한 Castlight는 최신 업데이트를 받지 못해 보안 침해에도 취약했습니다. 이들은 컴플라이언스 요구 사항을 충족하고 고객과의 신뢰를 구축하는 것을 중요하게 생각했기 때문에 이 문제를 매우 심각하게 받아들였습니다.

서버 문제가 계속 쌓이면서 Eric은 클라우드 마이그레이션을 강력하게 지지했습니다. 그는 더 높은 성능의 미래 보장형 솔루션으로 마이그레이션함으로써 Castlight가 총 소유 비용과 유지 관리 비용을 줄이고, 자동 업데이트를 통해 가동 시간과 보안을 개선하고, 항상 최고의 최신 기능을 손쉽게 사용할 수 있기를 원했습니다.

준비, 커뮤니케이션 및 포용의 결실

Eric과 그의 동료들은 Cloud 마이그레이션의 승인 획득, 계획 및 실행 프로세스를 시작하면서, Castlight의 리더십 팀과 주요 이해 관계자가 이미 마이그레이션에 동의했다는 사실을 알고 안도했습니다. 현재의 서버 관련 문제와 향후 마이그레이션의 이점을 알아본 것입니다. 이들은 Eric의 팀이 Praecipio Consulting의 도움을 받아 개발한 세부 프로젝트 계획을 확인한 후, 빠르게 승인하여 마이그레이션을 진행할 수 있도록 했습니다.

잘 정의된 계획 덕분에 마이그레이션 팀과 이해 관계자는 효율적으로 작업할 수 있었고 리더십 팀에게 진행률에 대한 명확한 가시성을 제공하고 기대치를 관리할 수 있었습니다. 계획의 첫 번째 단계는 Castlight의 서버 인스턴스를 정리하고 준비하는 것이었습니다. 이 회사는 50개가 넘는 앱을 가지고 있었기 때문에 Eric의 팀은 조직 내 여러 부서의 Jira 고급 사용자에게 지원을 요청하여 앱 사용 및 클라우드 호환성을 감사하고 마이그레이션하려는 앱을 테스트했습니다. 이들의 참여 덕분에 Castlight는 3주 이내에 준비 프로세스를 완료할 수 있었을 뿐만 아니라 자체적인 챔피언 그룹도 만들어졌습니다. Eric은 “[정리 및 테스트에 고급 사용자를 포함시키자] 이들은 치어리더이자 팀의 마이그레이션 지지자가 되었습니다.”라고 당시를 떠올렸습니다.

간소화된 앱의 마이그레이션 준비를 마친 Castlight는 주요 변경 사항을 파악하고 직원에게 전달할 수 있도록 서버 기능을 클라우드에 매핑했습니다. 또한 마이그레이션 팀은 Atlassian 사용자 및 마이그레이션 이해 관계자에게 정기적인 체크인 및 커뮤니케이션을 제공하여 진행률에 대한 정보를 제공하고 우려 사항을 사전에 해결했습니다. Praecipio Consulting과 전용 Slack 채널을 통한 정기적인 스탠드업 회의는 프로세스 전반에 걸쳐 커뮤니케이션 라인을 열린 상태로 유지하는 데 도움이 되었습니다.

Castlight가 Jira Cloud, Confluence Cloud 및 Jira Service Management Cloud Premium으로의 원활한 마이그레이션을 완료하면서 철저한 계획, 정리 및 테스트는 성공적인 결과를 가져왔습니다. 이 모든 과정에서 Praecipio Consulting의 마이그레이션 파트너가 옆에서 든든한 안내와 지원을 제공했습니다. Eric은 “이들이 없었다면 스트레스를 훨씬 많이 받았을 것입니다. 큰 성공을 거두는 데 엄청난 역할을 해준 데 대해 정말 감사한 마음이 들었습니다.”라고 말합니다. “많은 부담을 덜 수 있었습니다.”

새로운 가능성을 열어주는 새로운 기능과 사용자

직원들은 마이그레이션 후 몇 주 만에 업그레이드된 Atlassian Cloud 도구를 탐색하기 시작하면서 효율성과 사용 편의성을 높이는 몇 가지 새로운 기능을 빠르게 발견했습니다.

"제가 가장 즐겨 사용하는 기능은 자동화입니다. 이러한 규칙을 통해 상당한 시간을 절약할 수 있었습니다."라고 Eric은 말합니다. "제가 좋아하는 또 다른 부분은, 클라우드에 정기적으로 새로운 기능이 릴리스되어 수동으로 푸시할 걱정을 할 필요가 없다는 것입니다. 자동으로 이루어지니 정말 좋습니다." (전역 자동화는 Cloud Premium 기능입니다.)

몇몇 자동화는 작은 변화로 엄청난 효율성 향상을 가져왔습니다. 예를 들어, 이제 IT 팀은 우선 순위가 높고 긴급한 이슈에 대해 자동화된 Slack 메시지를 받아 SLA를 충족할 수 있습니다. 연결된 이슈 내의 댓글 및 상태 업데이트도 관련 이슈에 자동으로 복사되므로, 중복 작업이 제거되고 팀원이 여러 시스템을 보지 않고도 항상 최신 정보를 사용할 수 있습니다. 또한 Castlight의 환경을 깔끔하게 유지하기 위해, 일정 시간이 지난 후에도 응답을 받지 못한 해결된 티켓과 하위 작업이 완료된 에픽 및 작업은 자동으로 종료됩니다.

Eric은 Jira Cloud의 향상된 성능, 어디서나 액세스할 수 있는 모바일 앱, 팀에서 관리하는 프로젝트 및 다른 Atlassian 솔루션과의 통합을 통해 훨씬 더 많은 시간을 절약할 수 있었습니다. “마이그레이션 후 Jira에 대해 저와 이야기한 사람들은 모두 클라우드 버전이 얼마나 더 빠른지 언급했습니다.”라고 Eric은 당시를 떠올렸습니다. 팀에서 관리하는 프로젝트를 통해 HR, 법무 및 마케팅 팀을 비롯한 기술 팀 이외의 다른 팀도 도구를 쉽게 활용할 수 있었습니다. “Atlassian은 더 이상 단순한 IT 도구가 아닙니다.”라고 Eric은 설명합니다. “Jira와 Jira Service Management Cloud는 매우 직관적이며 사용하기 쉽습니다. 기술 팀 이외의 몇몇 팀에서 이러한 솔루션을 사용했으며 이를 통해 기술 팀의 상황에 대한 가시성이 향상되었습니다. Confluence 설명서를 표준으로 채택하고 Jira에 연결하면서 커뮤니케이션도 개선되었습니다.”

마이그레이션 중에 Castlight는 자동 사용자 프로비전 및 SSO(single sign-on)을 위한 Atlassian Guard도 추가했습니다. 클라우드로 마이그레이션하기 전는 팀에서 각각의 신규 사용자를 수동으로 추가해야 했으며 이로 인해 오류가 발생하고 Active Directory와의 동기화 문제가 발생하여 액세스가 지연되는 경우가 있었습니다. Okta와 Atlassian Guard를 함께 사용한 덕분에 이제 신규 사용자는 올바른 권한으로 자동 액세스 권한을 얻을 수 있어 즉시 작업을 시작하고 IT 팀은 문제 해결 시간을 절약할 수 있습니다. “Atlassian Guard를 Okta와 함께 사용하여 온보딩 및 오프보딩 시간을 대폭 절약했습니다.”라고 Eric은 말합니다. “정말 힘든 과정이었지만 지금은 꿈꾸는 것 같습니다. 액세스 또는 적절한 그룹 동기화 등을 걱정할 필요가 없습니다. 사용 첫날부터 바로 Jira 및 Confluence에 액세스할 수 있었으며 아주 효과적이었습니다.”

값어치를 매길 수 없는 마음의 안심

거의 즉시 Castlight는 클라우드를 사용하여 작업하는 것의 일상적인 개선점을 확인하기 시작했으며, 이러한 이점은 단 몇 주 만에 수익으로 이어지기 시작했습니다. 마이그레이션 프로세스를 되돌아볼 때, 이 팀에서는 모든 목표와 심지어 그 이상을 달성하게 된 것에 대해 자랑스럽게 생각합니다.

“클라우드로 마이그레이션한 이후 TCO[총 소유 비용]가 크게 감소했습니다.”라고 Eric은 말합니다. “절감한 유지 관리 비용만으로도 Jira 및 Confluence의 전체 비용을 충당하고도 남습니다. 매우 획기적입니다.”

이전에는 보안과 성능이 주요 관심사였지만 마이그레이션 이후 이러한 문제는 완전히 해결되었습니다. “클라우드로 마이그레이션한 이후 가장 크게 개선된 부분 중 하나는 바로 보안입니다.”라고 Eric은 말합니다. (또한 Jira는 곧 HIPAA를 준수할 예정이며 이는 Castlight와 같은 회사에 훨씬 더 가치가 있을 것입니다.) 오래된 서버에서 항상 업데이트되는 클라우드로 마이그레이션함에 따라 유지 관리는 없애고 마음의 안심을 얻을 수 있게 되었습니다. “클라우드로 마이그레이션한 이후 [사용자뿐 아니라 다른 직원 및 리더] 모두가 성능에 대해 열광했습니다.”라고 그는 말합니다. “성능 문제는 전혀 발생하지 않았고 속도도 훨씬 빠르며 가동 중지 시간에 대해 걱정할 필요가 없습니다.”

이제 Castlight의 팀은 Atlassian 플랫폼이 오래되었거나, 취약하거나, 느리거나, 가동이 중지되어 시간을 낭비하거나 야근할 필요가 없습니다. 개별적인 모든 개선 사항은 그 자체로도 정말 유용했지만, Eric은 이를 통해 얻을 수 있는 마음의 안심은 값을 매길 수 없다고 생각합니다. “[Cloud 마이그레이션에는] 정말 많은 이점이 있습니다.”라고 그는 말합니다. “Atlassian Cloud로 마이그레이션하는 것은 최고의 결정이었습니다!”