Addio manutenzione, benvenuta serenità: Castlight Health sceglie i prodotti Atlassian Cloud

Lo stress della manutenzione stimola il passaggio a soluzioni cloud sostenibili

Durante la valutazione dello stato dei sistemi di Castlight, Eric ha scoperto che la soluzione server Atlassian dell'azienda era indietro di diversi mesi rispetto agli aggiornamenti. Mantenere il sistema stabile richiedeva molte risorse e il gruppo era già a corto di uomini.

Il ritardo sulla manutenzione stava sfociando in una serie di problemi. Jira, uno strumento mission-critical per gli ingegneri di Castlight, era terribilmente lento. Per molti mesi, il team aveva dovuto riavviare i server regolarmente per far funzionare correttamente lo strumento. Le prestazioni sono peggiorate ancora di più quando, durante la pandemia, i team sono passati al lavoro remoto e hanno incrementato l'uso della VPN, che ha sottoposto il sistema a un ulteriore stress. Senza gli aggiornamenti più recenti, Castlight era anche vulnerabile alle violazioni della sicurezza, un problema che l'azienda ha preso molto sul serio vista l'importanza attribuita al rispetto dei requisiti di conformità e alla creazione di un rapporto di fiducia con i clienti.

Mentre i problemi del server continuavano ad accumularsi, Eric sosteneva fortemente una migrazione al cloud. Passando a una soluzione più performante e più a prova di futuro, non vedeva l'ora di aiutare Castlight a ridurre il costo totale di proprietà e di manutenzione, a migliorare i tempi di attività e la sicurezza con aggiornamenti automatici e ad assicurarsi che avessero sempre le funzionalità più recenti e migliori a portata di mano.

La preparazione, la comunicazione e l'inclusione pagano

Quando Eric e i suoi colleghi hanno iniziato il processo di acquisizione del consenso, pianificazione ed esecuzione della migrazione al cloud, si sono sentiti sollevati nell'apprendere che il gruppo dirigente di Castlight e le principali parti interessate erano d'accordo. Riconoscevano le attuali frustrazioni riguardo ai server e i vantaggi futuri della migrazione. Dopo aver visionato il piano dettagliato del progetto che il gruppo di Eric aveva sviluppato con l'aiuto di Praecipio Consulting, hanno dato immediatamente l'approvazione a procedere.

Avere un piano ben definito ha aiutato il team di migrazione e gli stakeholder a lavorare in modo efficiente, fornendo al contempo alla leadership una chiara visibilità sull'avanzamento e gestendo le aspettative. La prima fase del piano consisteva nel ripulire e preparare l'istanza Server di Castlight. L'azienda aveva accumulato oltre 50 app, quindi il team di Eric ha chiesto agli utenti esperti di Jira di diversi reparti dell'organizzazione di assistere nella fase di auditing dell'utilizzo e della compatibilità cloud delle app e in seguito nella fase di test delle app da migrare al cloud. Il coinvolgimento di questi utenti esperti non solo ha aiutato Castlight a completare il processo di preparazione in meno di tre settimane, ma ha anche creato un gruppo integrato di promotori. "[Includere gli utenti esperti nelle fasi di pulizia e test] è stata una risorsa davvero potente perché li ha trasformati in sostenitori e promotori della migrazione con i loro rispettivi team", ricorda Eric.

Grazie a un set semplificato di app pronte per la migrazione, Castlight ha mappato le funzionalità del proprio server sul cloud in modo da poter identificare eventuali cambiamenti importanti e comunicarli ai dipendenti. Il gruppo addetto alla migrazione ha fornito controlli e comunicazioni regolari agli utenti di Atlassian e alle parti interessate alla migrazione per tenerli informati sugli avanzamenti e affrontare in modo proattivo eventuali dubbi. I regolari stand-up con Praecipio Consulting e un canale Slack dedicato hanno contribuito a mantenere aperte le linee di comunicazione durante tutto il processo.

Pianificazione, pulizia e test approfonditi hanno dato i loro frutti visto che Castlight ha completato la migrazione a Jira Cloud, Confluence Cloud e Jira Service Management Cloud Premium senza alcun problema. In tutto il percorso gli esperti di migrazione di Praecipio Consulting sono stati al fianco dei team, offrendo guida e assistenza costanti. "Senza di loro, sarebbe stato molto più stressante, quindi sono davvero grato dell'enorme aiuto che ci hanno dato per rendere la trasformazione un grande successo", afferma Eric. "Il loro aiuto ha alleggerito enormemente il mio lavoro".

Nuove funzionalità e utenti aprono nuove possibilità

Quando i dipendenti hanno iniziato a esplorare gli strumenti Atlassian Cloud aggiornati nelle settimane successive alla migrazione, hanno scoperto rapidamente nuove funzionalità che aumentavano l'efficienza e la facilità d'uso.

"Una delle mie funzionalità preferite è l'automazione. Queste regole hanno consentito di risparmiare una notevole quantità di tempo", afferma Eric. "L'altro aspetto che mi piace è che riceviamo regolarmente nuove funzionalità nel cloud e non dobbiamo preoccuparci di cercarle manualmente. Sono disponibili automaticamente ed è davvero fantastico." (L'automazione globale è una funzionalità Cloud Premium.)

Diverse automazioni hanno prodotto grandi guadagni in termini di efficienza con cambiamenti apparentemente piccoli. Ad esempio, i gruppi IT ora ricevono messaggi Slack automatici per questioni urgenti e ad alta priorità per garantire il rispetto degli SLA. Anche i commenti e gli aggiornamenti di stato all'interno dei problemi collegati vengono copiati automaticamente nel problema correlato, eliminando il lavoro di duplicazione e garantendo che i membri del gruppo dispongano sempre delle informazioni più recenti senza dover visualizzare più sistemi. Inoltre, i ticket risolti che non hanno ricevuto risposte dopo un certo periodo di tempo, insieme agli epic e alle attività le cui sottoattività sono state completate, vengono automaticamente chiusi per mantenere pulito l'ambiente di Castlight.

Eric ha osservato un risparmio di tempo ancora maggiore grazie alle prestazioni migliorate di Jira Cloud, all'app mobile per l'accesso da qualsiasi luogo, ai progetti gestiti dal team e alle integrazioni con altre soluzioni Atlassian. "Tutti quelli con cui ho parlato di Jira dopo la migrazione hanno detto quanto fosse più veloce la versione Cloud", ricorda Eric. I progetti gestiti dal team hanno consentito anche ai team non tecnici, tra cui i team Risorse umane, Legale e Marketing, di sfruttare facilmente gli strumenti. "Atlassian non è più solo uno strumento informatico", spiega Eric. "Jira e Jira Service Management Cloud sono davvero intuitivi e facili da usare. Alcuni team non tecnici hanno usato queste soluzioni, ottenendo una visibilità migliore sul lavoro svolto dai nostri team tecnici. Anche la comunicazione è migliorata, infatti abbiamo adottato uno standard comune con la documentazione di Confluence e il collegamento a Jira".

Durante la migrazione, Castlight ha anche aggiunto Atlassian Guard per il provisioning automatico degli utenti e il Single Sign-On. Prima di passare al cloud, il team doveva aggiungere ogni nuovo utente manualmente, il che a volte causava errori e problemi di sincronizzazione con Active Directory che ritardavano l'accesso. Adesso, grazie ad Atlassian Guard e a Okta, i nuovi utenti godono di accesso automatico e autorizzazioni corrette per poter iniziare a lavorare immediatamente, mentre i team IT risparmiano tempo nella risoluzione dei problemi. "L'utilizzo congiunto di Atlassian Guard e Okta ci ha fatto risparmiare moltissimo tempo in termini di onboarding e offboarding", dichiara Eric. "È stato un processo scrupoloso. Ora è un sogno. Non dobbiamo più preoccuparci di questioni come gli accessi o la sincronizzazione dei gruppi giusti. Le persone hanno accesso a Jira e Confluence fin dal primo giorno e questo sistema funziona a gonfie vele".

La tranquillità non ha prezzo

Castlight ha iniziato a vedere quasi immediatamente i miglioramenti quotidiani del lavoro sul cloud e, nel giro di poche settimane, i vantaggi hanno iniziato a interessare anche i profitti. Ripensando al processo di migrazione, il gruppo è orgoglioso di aver raggiunto tutti i suoi obiettivi e altro ancora.

"Il nostro TCO [costo totale di proprietà] è diminuito drasticamente dalla migrazione al cloud", afferma Eric. "I risparmi sulla manutenzione, da soli, compensano l'intero costo di Jira e Confluence. È davvero una grande svolta".

Prima della migrazione, la sicurezza e le prestazioni erano le principali preoccupazioni, che ora sono state dissipate completamente. "La sicurezza è stata uno dei più grandi miglioramenti che abbiamo registrato con la migrazione al cloud", afferma Eric. (Jira sarà presto conforme anche alla normativa HIPAA, quindi sarà ancora più prezioso per aziende come Castlight.) Il passaggio da server obsoleti a un cloud sempre aggiornato ha eliminato la manutenzione e assicurato la massima tranquillità. "Tutti su tutta la linea [utenti, nonché altri dipendenti e leader] sono rimasti entusiasti delle prestazioni da quando sono passati al cloud", afferma. "Non abbiamo avuto problemi di prestazioni e i processi sono molto più veloci. Non dobbiamo preoccuparci dei tempi di inattività".

Ora, il gruppo di Castlight non perde né tempo né sonno per il fatto che la piattaforma Atlassian è obsoleta, vulnerabile, lenta o inattiva. Sebbene tutti i singoli miglioramenti siano stati enormi vittorie di per sé, Eric sente che la tranquillità generale non ha prezzo. "Ci sono così tanti vantaggi [per la migrazione al cloud]", afferma. "Quella di effettuare la migrazione ad Atlassian Cloud è stata la decisione migliore in assoluto."