Pourquoi Clearwater Analytics a priorisé une migration vers le cloud pour davantage d'efficacité, de visibilité et de sécurité

La préparation, la formation et la collaboration sont les garants du succès de l'équipe

Le projet de migration ayant été approuvé, l'équipe d'Erica a retroussé ses manches et a commencé à se préparer. La lecture de supports en ligne, les cours de l'Atlassian University et les webinaires des partenaires les ont aidées à comprendre la marche à suivre.

Au cours de ses recherches, l'équipe s'est rendu compte qu'elle avait besoin d'un Solution Partner pour fournir une expertise supplémentaire et la guider tout au long du processus. Gary Carlin, membre de l'équipe des services de conseil Atlassian de Clearwater, a proposé plusieurs options, et le Platinum Solution Partner HyperVelocity (une société d'Isos Technology) s'est hissé en tête de liste. Grâce au runbook sur la migration et aux conseils pratiques d'HyperVelocity, Clearwater a commencé à aller de l'avant.

Bien que la plupart des étapes de migration se soient déroulées comme prévu, plusieurs problèmes ont pris plus de temps que prévu, tels que l'intégration de tiers à des outils externes et locaux. Clearwater a fait appel à HyperVelocity et à des utilisateurs de différents services pour le dépannage et les tests.

« Disposer d'une équipe interfonctionnelle [de collaborateurs et de testeurs] était probablement la meilleure chose que nous ayons mise en place », explique Erica. « Nous avons plus de 1 700 employés aujourd'hui. Chaque personne et chaque service font les choses un peu différemment. Nous avons donc dû nous assurer de répondre à ces cas d'utilisation dans la mesure du possible. Si les choses tournaient mal, nous devions nous assurer d'avoir une solution afin d'avoir le moins de problèmes possible lors de la mise en ligne. »

Si vous n'y arrivez pas dès le début, essayez encore et encore (en vous préparant mieux et en demandant davantage de conseils)

Au fur et à mesure que l'équipe progressait dans les différentes étapes de la migration, elle a commencé à se heurter à des problèmes. « Nous n'avions malheureusement pas fait assez de ménage. Tous nos comptes de service qui agissent comme des bots pour automatiser les processus ont fini par nous faire dépasser notre limite de licence utilisateur, ce qui nous a bloqués lors de notre migration », se souvient Erica. Après avoir essayé de réinitialiser le lendemain et avoir rencontré d'autres contretemps, l'équipe a décidé de faire une pause et de réessayer une autre fois.

Déçus mais loin d'être vaincus, ils ont passé le mois suivant à faire plus de nettoyage et à effectuer des tests pour résoudre les problèmes. Erica affirme que ce travail supplémentaire leur a été « vraiment bénéfique » et les a rassurés pour la prochaine tentative. Leur persévérance a porté ses fruits et la deuxième migration a été un succès !

Atlassian et HyperVelocity ont soutenu Clearwater à chaque étape avant, pendant et après la migration. « Atlassian nous a beaucoup aidés en fournissant de nombreuses ressources et en répondant aux questions... Wellington [Costa, ingénieur logiciel] a fait preuve d'un excellent support technique... Et Atlassian a résolu de nombreuses choses après la migration, comme la résolution des liens entre Jira et Confluence », explique Erica. « Et le soutien d'HyperVelocity a juste été incroyable. Ils ont veillé à ce que notre équipe répartie dans le monde entier soit soutenue... Avoir quelqu'un à ses côtés qui est déjà passé par là qui peut donner des conseils, c'est vraiment super. »

Efficacité, visibilité et sécurité : les « énormes avantages » qui vous attendent à l'arrivée

Maintenant que Clearwater a complètement migré vers les outils Atlassian Cloud (notamment Jira Software, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket, Statuspage et Opsgenie), l'équipe ne peut que constater les résultats de ses efforts. Grâce à l'amélioration des processus et à l'amélioration de la sécurité, les ingénieurs informatique et logiciel peuvent collaborer davantage, sans inquiétude et en utilisant leur temps à bon escient.

En plus d'économiser 75 000 $ par an sur les frais d'hébergement AWS, Clearwater réduit d'autres coûts en supprimant les outils qui ne sont plus nécessaires et en faisait une meilleure utilisation du temps précieux de ses employés. « L'un des principaux avantages que nous avons constatés avec Atlassian Cloud est de nous permettre de travailler sur les éléments importants et de déployer un effort adéquat », note Erica. Par exemple, Clearwater a automatisé bon nombre de ses processus manuels et fastidieux d'ingénierie et d'ITSM afin que les membres de l'équipe puissent consacrer du temps à des tâches plus stratégiques et fournir un encore meilleur service. « Les fonctionnalités d'automatisation d'Atlassian Cloud ont dépassé de loin l'expérience des Data Center. Il y a une multitude d'autres options de déclencheur et d'action disponibles. Le fait de passer à Jira Service Management Cloud, de développer l'automatisation pour créer ou même supprimer des tickets, et d'utiliser les flux de travail et les champs conditionnels pour les formulaires a permis de gagner énormément de temps », explique Erica.

La migration vers le cloud a également permis de créer une source de référence unique qui permet à l'équipe de R&D de Clearwater (généralement connue sous le nom de génie logiciel) de travailler plus rapidement et de mieux suivre ses objectifs et sa progression à chaque étape du cycle de développement. « La connectivité entre tous les outils a été un énorme avantage », déclare Erica. « Grâce à la façon dont Confluence et Jira sont liées, je peux intégrer l'intégralité d'un tableau Scrum sur une page Confluence, et il reste à jour. Et nos données Jira se trouvent dans Bitbucket après notre récente migration vers Bitbucket Cloud. Je n'ai pas besoin de me rendre à plus d'un endroit pour consulter ces informations. Cela s'est révélé bien plus efficace dans le cloud, et les membres de mon équipe n'ont pas besoin d'utiliser cinq outils différents en cinq minutes pour comprendre ce qu'il se passe. »

Les ingénieurs peuvent non seulement travailler de manière plus efficace, mais aussi être plus productifs grâce aux fonctionnalités et aux outils natifs du cloud, notamment aux planifications et aux rapports avancés. Ils ont commencé à planifier par trimestres à l'aide de la fonctionnalité Planifications afin de définir et de suivre les objectifs et résultats clés (OKR) qu'ils documentent dans Confluence Cloud.

« Tout au long du processus de planification, notre service R&D, qui compte plus de 500 collaborateurs, sait ce sur quoi tout le monde travaille et ce dont chacun a besoin pour créer des fonctionnalités. Disposer de cette visibilité en un seul endroit nous permet d'essayer d'éliminer les dépendances et les bloqueurs plus rapidement », explique Erica. « Atlassian Cloud nous a également permis d'améliorer nos métriques et nos rapports sur les points de données des sprints. Nous utilisons la fonctionnalité Planifications dans Jira pour calculer la capacité de l'équipe et estimer les efforts afin de déterminer si nous avons sur ou sous-évalué la charge de nos équipes lors de la planification ; les analyses pour suivre les tâches du sprint actif et du backlog ; et les rapports de sprint pour obtenir plus de contexte lors de nos revues de sprint, de nos rétrospectives et de la résolution des incidents dans Opsgenie. Avoir ces métriques à portée de main s'est révélé extrêmement utile. »

Pour de nombreux membres de l'équipe, les outils Atlassian Cloud ont contribué à l'amélioration de leurs méthodes de travail. Pour d'autres, l'absence de grands changements a été tout aussi satisfaisante. « Certains membres de l'équipe se sont dits satisfaits que leurs principaux processus n'aient pas été affectés de manière significative par la migration. Ils n'ont eu aucune difficulté à adopter le cloud et à se lancer en modifiant le moins possible leurs workflows », explique Erica.

Un avenir paisible

Confortée par les commentaires positifs suite à la migration, l'équipe d'Erica explore actuellement tous les moyens de tirer le meilleur parti de son investissement dans Atlassian Cloud, notamment en développant l'automatisation et en tirant parti de l'outil natif Actifs pour gérer les processus de sécurité et de conformité. « Tout se résume à utiliser le temps des membres de notre équipe à bon escient… C'est tellement stimulant de pouvoir dire : « Hé, nous avons déjà ces outils et ces fonctionnalités ici ». Ne pas avoir à utiliser des outils distincts représente une énorme économie de temps et d'argent », explique Erica. « Atlassian nous a fourni des fonctionnalités et une assistance incroyables tout au long de la migration, libérant du temps aux membres de notre équipe et nous permettant de nous concentrer sur nos outils ! »

Clearwater s'est notamment donné pour mission d'« être la plateforme technologique la plus fiable et la plus complète au monde, capable de simplifier l'ensemble du cycle de vie des investissements ». Grâce à sa patience, à un partenariat et à de la persévérance dans les moments difficiles, son équipe dispose enfin du même type de plateforme puissante en interne.