Por qué Clearwater Analytics priorizó la migración a Cloud por motivos de eficiencia, visibilidad y seguridad

Gracias a la preparación, la formación y la colaboración, el equipo estaba listo para el éxito

Con la aprobación del proyecto de migración, el equipo de Erica se puso manos a la obra y empezó a prepararse. Leer materiales en línea, asistir a clases de Atlassian University y ver los seminarios web de los partners les ayudó a conocer el camino a seguir.

Durante su investigación, el equipo se dio cuenta de que necesitaba un partner de solución que les proporcionara conocimientos adicionales y los guiara a lo largo del proceso. El miembro del equipo de servicios de asesoramiento de Atlassian de Clearwater, Gary Carlin, les ofreció varias opciones, y el Solution Partner Platino HyperVelocity (una empresa de Isos Technology) encabezaba la lista. Con el conjunto de procedimientos de migración y la orientación práctica de HyperVelocity, Clearwater empezó a avanzar.

Si bien muchos de los pasos de migración se realizaron según lo planeado, varios desafíos llevaron más tiempo del esperado, como las integraciones de terceros con herramientas externas y propias. Clearwater recurrió a HyperVelocity y a usuarios de varios departamentos para solucionar problemas y realizar pruebas.

"Tener un equipo multidisciplinar [de colaboradores y testers] fue probablemente lo mejor que hicimos", dice Erica. "Ahora tenemos más de 1700 empleados. Cada persona y cada departamento hace las cosas de forma un poco diferente, así que teníamos que asegurarnos de estar preparados para cada caso práctico en la medida de lo posible. Si las cosas se estaban estropeando, teníamos que asegurarnos de que disponíamos de una solución para que, cuando lo pusiéramos en marcha, tuviéramos el mayor éxito posible".

Si al principio no tienes éxito, inténtalo de nuevo (con más preparación y colaboración)

A medida que el equipo iniciaba la migración y avanzaba en cada paso, empezaron a tener problemas. "Lamentablemente, no hicimos suficiente limpieza. Todas nuestras cuentas de servicio, que actúan como bots para automatizar los procesos, acabaron por superar el límite de licencias de usuario y eso interrumpió la migración", recuerda Erica. Tras intentar restablecerla al día siguiente y tener más contratiempos, el equipo decidió hacer una pausa e intentarlo de nuevo en otro momento.

Decepcionados, pero lejos de ser derrotados, pasaron el mes siguiente limpiando y haciendo más pruebas para solucionar los problemas. Erica dice que este trabajo adicional fue "muy positivo" y les dio tranquilidad de cara al siguiente intento. La perseverancia dio sus frutos y la segunda migración fue un éxito.

Atlassian e HyperVelocity estuvieron junto a Clearwater en cada paso de antes, durante y después de la migración. "Atlassian nos apoyó mucho, ya que nos proporcionó varios recursos y resolvió nuestras dudas... Wellington [Costa, ingeniero de software] ofreció un excelente soporte técnico y Atlassian arregló muchas cosas después de la migración, como los enlaces entre Jira y Confluence", afirma Erica. "Además, HyperVelocity nos salvó la vida. Se aseguraron de que nuestro equipo contara con soporte en todo el mundo... Es muy útil tener a alguien a tu lado que haya pasado por esto antes y que pueda ofrecerte orientación".

Eficiencia, visibilidad y seguridad: las enormes ventajas al final del camino

Ahora que Clearwater ha migrado por completo a las herramientas de Atlassian Cloud (incluidas Jira Software, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket, Statuspage y Opsgenie), el equipo está viendo los resultados de su arduo trabajo. Gracias a las mejoras de los procesos y de la seguridad, los ingenieros de TI y software pueden colaborar más, preocuparse menos y aprovechar al máximo su tiempo.

Además de ahorrar 75 000 dólares al año en costes de alojamiento de AWS, Clearwater reduce otros costes al eliminar las herramientas que ya no son necesarias y utilizar el valioso tiempo de los empleados de forma inteligente. "Una de las mayores ventajas que hemos visto con Atlassian Cloud es que nos aseguramos de que estamos trabajando en lo correcto y dedicando el esfuerzo adecuado", señala Erica. Por ejemplo, Clearwater ha automatizado muchos de sus procesos manuales y tediosos de ingeniería e ITSM para que los miembros del equipo puedan dedicar tiempo a un trabajo más estratégico y ofrecer un servicio aún mejor. La automatización de Atlassian Cloud ha supuesto un gran avance respecto a la experiencia de Data Center. Hay muchas más opciones de activación y acción disponibles. Pasar a Jira Service Management Cloud, desarrollar la automatización para crear o incluso eliminar los tickets y utilizar los flujos de trabajo y campos condicionales para los formularios ha supuesto un enorme ahorro de tiempo", explica Erica.

La migración a Cloud también ha creado una fuente única de información que ayuda al equipo de I+D de Clearwater (normalmente conocido como el equipo de ingeniería de software) a trabajar más rápido y a supervisar mejor sus objetivos y su progreso en cada etapa del ciclo de vida del desarrollo. "La conexión entre todas las herramientas ha supuesto una enorme ventaja", afirma Erica. "Gracias a la forma en que Confluence y Jira están vinculados, ahora puedo insertar un tablero de scrum completo en una página de Confluence y se mantiene actualizado. Además, tenemos los datos de Jira en Bitbucket tras nuestra reciente migración a Bitbucket Cloud. Puedo ver la información en un solo lugar. Todo esto ha funcionado de forma mucho más eficaz en Cloud y los miembros de mi equipo no tienen que usar 5 herramientas diferentes cada 5 minutos para entender lo que está sucediendo".

Los ingenieros no solo pueden trabajar de forma más eficiente, sino también de forma más eficaz con las funciones y herramientas nativas de Cloud, como Plans y los informes avanzados. Han empezado a planificar trimestralmente con Plans para fijar y supervisar las metas, los objetivos y los resultados clave, que documentan en Confluence Cloud.

"Mediante el proceso de planificación, nuestro departamento de I+D, formado por más de 500 personas, sabe en qué trabaja cada persona y qué necesitan para desarrollar las funciones. Contar con esa visibilidad en un solo lugar nos permite tratar de eliminar las dependencias y los impedimentos más rápido", afirma Erica. "Atlassian Cloud también nos ha ayudado a mejorar las métricas y los informes sobre los puntos de datos de los sprints. Usamos Plans en Jira para calcular la capacidad del equipo y estimar el esfuerzo para determinar si estamos planificando de más o de menos el trabajo de nuestros equipos; los datos relevantes para ver los elementos del sprint activo y el backlog; y los informes de sprints durante las revisiones de los sprints, las retrospectivas y la solución de incidencias de Opsgenie para tener más contexto. Tener esas métricas al alcance de la mano nos ha ayudado mucho".

Las herramientas de Atlassian Cloud han mejorado la forma de trabajar de muchos miembros del equipo. Para otros, la ausencia de grandes cambios ha sido igualmente satisfactoria. "Algunos miembros del equipo han dicho que están contentos de que los procesos principales no se hayan visto afectados significativamente por la migración. Les resultó fácil empezar a trabajar en la nube con mínimos cambios en sus flujos de trabajo", explica Erica.

El camino despejado

Con todos los comentarios positivos de la migración, el equipo de Erica ahora estudia cómo aprovechar al máximo su inversión en Atlassian Cloud; por ejemplo, ampliando la automatización y aprovechando la herramienta nativa de Activos para gestionar los procesos de seguridad y cumplimiento. "Se trata de utilizar el tiempo de los miembros del equipo con sensatez... Ha sido muy emocionante poder decir: 'Mirad, ya contamos con estas herramientas y conjuntos de funciones'. No tener que utilizar herramientas distintas, supone un gran ahorro en tiempo y costes", afirma Erica. "Los conjuntos de funciones y la asistencia que nos ha brindado Atlassian durante la migración, la forma en que ha liberado tiempo para los miembros del equipo y la posibilidad de centrarnos en nuestras herramientas han sido realmente increíbles".

Parte de la misión de Clearwater es "ser la plataforma tecnológica de más confianza e integral de todo el mundo para simplificar el ciclo de vida de la inversión". Con paciencia, colaboración y perseverancia en los momentos difíciles, su equipo por fin tiene también ese tipo de plataforma tan eficaz.