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Clearwater Analytics + Atlassian

Nel complesso, è assolutamente valsa la pena di eseguire la migrazione ad Atlassian Cloud.

Erica Larson
Process Engineer

75

Risparmi annuali sull'hosting AWS

Informazioni su Clearwater Analytics

Clearwater Analytics è la soluzione di contabilità degli investimenti leader a livello mondiale e fornisce l'aggregazione, la riconciliazione, la contabilità e la rendicontazione dei dati di investimento più affidabili.

Settore

Internet e software

Località

Americhe

Numero di utenti

1.000-5.000


Perché Clearwater Analytics ha dato priorità alla migrazione al Cloud per efficienza, visibilità e sicurezza

Sfida: in qualità di utenti entusiasti di Atlassian Data Center, Clearwater Analytics voleva dedicare meno tempo alla manutenzione e sfruttare le funzionalità e l'efficienza del Cloud.

Soluzione: l'azienda è passata agli strumenti Atlassian Cloud (Jira Software, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket e Statuspage e Opsgenie) con l'aiuto del suo Solution Partner, HyperVelocity.

Impatto: gli ingegneri possono dedicare il loro tempo a lavori più significativi e tutti i team sono più connessi, efficienti e attrezzati per monitorare i propri progressi e obiettivi. I loro dati sono anche più sicuri.

Vale la pena eseguire una migrazione? Clearwater dice: "Assolutamente".

Ci sono molte storie sulle migrazioni procedono fluide, ma che dire di quelle che invece non vanno così? La Process Engineer Erica Larson e il suo team di Clearwater Analytics hanno vissuto stress e successi durante la migrazione ad Atlassian Cloud. Sebbene ci siano stati ostacoli lungo il percorso, Erica afferma in modo inequivocabile: "Nel complesso, è valsa assolutamente la pena della migrazione ad Atlassian Cloud".

Un'azienda ad alto rischio con la mission di ridurre la manutenzione e proiettarsi verso il futuro

Clearwater Analytics aiuta a semplificare la rendicontazione degli investimenti per oltre 1.000 società, gestori di risorse e assicuratori in tutto il mondo, che gestiscono collettivamente oltre 6,4 trilioni di dollari (proprio con una "t") di risorse. Un dato sbagliato, un minuto di inattività o un processo interrotto da parte di Clearwater possono trasformarsi in problemi per i clienti e i loro client finali. Inutile dire che la posta in gioco è altissima.

In qualità di Process Engineer, Erica sente questa pressione ogni giorno. Ma invece di lasciarsi abbattere dallo stress, è entusiasta di risolvere i problemi e sbloccare i suoi compagni di squadra in modo che possano lavorare al meglio. "Voglio davvero creare buoni processi per loro, così che siano in grado di scrivere semplicemente codice. Ed è qui che dedichiamo molto del nostro tempo: principalmente con gli strumenti Atlassian e aiutando le persone a costruire buoni processi con gli strumenti Atlassian", spiega Erica.

Con un occhio rivolto al miglioramento dei processi, il team di Erica ha notato che il tempo necessario all'IT per la manutenzione degli strumenti dell'Atlassian Data Center di Clearwater stava erodendo la loro capacità di concentrarsi su un lavoro più prezioso. Inoltre, ha visto il settore spostarsi verso il Cloud ed è rimasta affascinata dalle nuove funzionalità ed efficienze che l'azienda potrebbe ottenere se eseguisse la migrazione.

"Ho fatto l'analisi del costo totale di proprietà e ho detto: Pagheremo più soldi in licenze... Ma risparmieremo tutti questi soldi e useremo il tempo dei nostri compagni di squadra in modo più saggio. Ne è valsa la pena", dice Erica. "La sicurezza e la conformità sono molto importanti anche nel settore finanziario. Atlassian Cloud ha soddisfatto tutte le nostre esigenze, il che è meraviglioso... Inoltre, Atlassian passerà prima al Cloud e potremmo sfruttare tutte le nuove funzionalità, come Atlassian Intelligence. Dovevamo andare in questa direzione. È stato facile convincere il mio team esecutivo".

La funzionalità di automazione all'interno di Atlassian Cloud ha superato di gran lunga l'esperienza Data Center. Anche passare a Jira Service Management Cloud e sviluppare molta automazione per creare o addirittura eliminare i ticket è stato un enorme risparmio di tempo".

Erica Larson
Process Engineer

Preparazione, formazione e collaborazione preparano il team per il successo

Con l'approvazione del progetto di migrazione, il team di Erica si è rimboccato le maniche e ha iniziato a prepararsi. Leggere materiale online, seguire corsi della Atlassian University e guardare i webinar dei partner li ha aiutati a capire la strada da percorrere.

Durante la ricerca, il team si è reso conto di aver bisogno di un Solution Partner che fornisse competenze aggiuntive e li guidasse attraverso il processo. Gary Carlin, membro del team Atlassian Advisory Services di Clearwater, ha fornito diverse opzioni e il Platinum Solution Partner HyperVelocity (una società Isos Technology) è salito in cima alla lista. Con il runbook sulla migrazione e le indicazioni pratiche di HyperVelocity, Clearwater ha iniziato a fare progressi.

Sebbene molte delle fasi della migrazione siano andate secondo i piani, diverse sfide hanno richiesto più tempo del previsto, come le integrazioni di terze parti con strumenti esterni e creati internamente. Clearwater ha coinvolto HyperVelocity e utenti di vari reparti per la risoluzione dei problemi e i test.

"Avere un team interfunzionale [di collaboratori e tester] è stata probabilmente la cosa migliore che abbiamo fatto, a essere onesti", afferma Erica. "Ora abbiamo più di 1.700 dipendenti. Ogni persona e ogni reparto fanno le cose in modo leggermente diverso, quindi dovevamo assicurarci di soddisfare questi casi d'uso il più possibile. Se le cose fossero andate male, dovevamo assicurarci di avere una soluzione in modo da poter avere il maggior successo possibile, una volta lanciato il servizio".

Se all'inizio non riesci, provaci e riprova (con ancora più preparazione e collaborazione)

Man mano che il team avviava la migrazione e progrediva in ogni fase, iniziarono a incontrare degli ostacoli. "Purtroppo non abbiamo fatto abbastanza pulizia. Tutti i nostri account di servizio che fungono da bot per automatizzare i processi hanno finito per spingerci oltre il limite delle nostre licenze utente e questo ci ha bloccato durante la migrazione", ricorda Erica. Dopo aver provato a resettare il giorno successivo e aver riscontrato altri intoppi, il team ha deciso di fare una pausa e riprovare un'altra volta.

Delusi ma tutt'altro che sconfitti, hanno passato il mese successivo a fare altre pulizie e test per risolvere i problemi. Erica afferma che questo lavoro aggiuntivo è stato "effettivamente davvero utile" e li ha rassicurati per il tentativo successivo. La loro perseveranza ha dato i suoi frutti e la seconda migrazione è stata un successo.

Atlassian e HyperVelocity sono stati al fianco di Clearwater in ogni fase prima, durante e dopo la migrazione. "Atlassian è stato davvero utile nel fornire più risorse e nel risolvere le domande... Wellington [Costa, Software Engineer] è stato fantastico con il supporto tecnico... e Atlassian ha risolto così tante cose dopo la migrazione, come sistemare i collegamenti tra Jira e Confluence", afferma Erica. "E HyperVelocity è semplicemente insuperabile. Si sono assicurati che il nostro team in tutto il mondo avesse supporto... È molto utile avere qualcuno al tuo fianco che ha già fatto questa esperienza e che può farti da guida".

La sicurezza e la conformità sono davvero fondamentali nel settore finanziario... Atlassian Cloud ha soddisfatto tutte le nostre esigenze".

Erica Larson
Process Engineer

Efficienza, visibilità e sicurezza: gli "enormi vantaggi" alla fine del percorso

Ora che Clearwater è passata completamente agli strumenti Atlassian Cloud (inclusi Jira Software, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket, Statuspage e Opsgenie), il team sta vedendo i risultati del proprio duro lavoro. Con i miglioramenti dei processi e della sicurezza, gli ingegneri IT e del software possono collaborare di più, preoccuparsi meno e sfruttare al massimo il loro tempo.

Oltre a risparmiare 75.000 dollari all'anno sui costi di hosting di AWS, Clearwater ne sta riducendo altri eliminando strumenti che non sono più necessari e utilizzando il tempo prezioso dei dipendenti con saggezza. "Uno dei maggiori vantaggi che abbiamo riscontrato con Atlassian Cloud è assicurarci di lavorare sulle cose giuste e dedicarvi l'impegno necessario", osserva Erica. Ad esempio, Clearwater ha automatizzato molti dei noiosi processi manuali di progettazione e ITSM in modo che i membri del team possano dedicare tempo a processi più strategici e fornire un servizio ancora migliore. "La funzionalità di automazione all'interno di Atlassian Cloud ha superato di gran lunga l'esperienza Data Center. Sono disponibili tante altre opzioni di trigger e azione. Passare a Jira Service Management Cloud, costruire l'automazione per creare o addirittura eliminare i ticket e utilizzare i flussi di lavoro e i campi condizionali per i moduli ha portato a un enorme risparmio di tempo", spiega Erica.

La migrazione al Cloud ha anche creato un'unica fonte di verità che aiuta il team di ricerca e sviluppo di Clearwater (in genere noto come Software Engineering) a lavorare più velocemente e a monitorare meglio i propri obiettivi e i progressi in ogni fase del ciclo di vita dello sviluppo. "La connessione tra tutti gli strumenti è stata un enorme vantaggio", afferma Erica. "Il modo in cui Confluence e Jira si collegano mi permette di incorporare un'intera board Scrum in una pagina di Confluence e rimanere aggiornata. E ci sono i dati di Jira proprio lì in Bitbucket dopo la nostra recente migrazione a Bitbucket Cloud. Non ho bisogno di andare in più di un posto per vedere queste informazioni. È molto più efficiente nel Cloud e i membri del mio team non hanno bisogno di utilizzare cinque strumenti diversi nell'arco di cinque minuti per capire cosa sta succedendo".

Gli ingegneri non solo sono in grado di lavorare in modo più efficiente, ma anche più efficace grazie alle funzioni e agli strumenti nativi per il cloud, tra cui Programmi e report avanzati. Hanno iniziato a pianificare trimestralmente con Programmi per stabilire e monitorare traguardi, obiettivi e risultati chiave, che documentano in Confluence Cloud.

"Grazie al processo di pianificazione, il nostro reparto R&S, che conta oltre 500 dipendenti, sa su cosa si sta lavorando e cosa serve per realizzare le funzioni. Potendo trovare queste informazioni in un unico posto, possiamo provare a rimuovere dipendenze e bloccanti più velocemente", afferma Erica. "Atlassian Cloud ci ha aiutato con metriche migliori, oltre che con report sui punti dati degli sprint. Utilizziamo Programmi in Jira per calcolare la capacità del team e stimare l'impegno, in modo da capire se stiamo pianificando troppo o troppo poco il lavoro dei nostri team. Grazie agli approfondimenti possiamo visualizzare gli elementi nello sprint attivo e nel backlog. Infine, utilizziamo i Report sprint per acquisire contesto aggiuntivo durante le revisioni degli sprint, le analisi retrospettive e la risoluzione di imprevisti con Opsgenie. È stato davvero utile avere queste metriche a portata di mano."

Per molti membri del team, gli strumenti di Atlassian Cloud hanno migliorato il loro modo di lavorare. Per altri, l'assenza di grandi modifiche è stata ugualmente soddisfacente. "Alcuni membri del team si sono detti contenti del fatto che i loro processi principali non siano stati influenzati in modo significativo dalla migrazione. È stato facile per loro iniziare a utilizzare il cloud essendo state apportate modifiche minime ai flussi di lavoro", spiega Erica.

Acque cristalline davanti

Con tutti i feedback positivi ricevuti sulla migrazione, il team di Erica sta ora esplorando tutti i modi per ottenere il massimo dall'investimento in Atlassian Cloud, come espandere l'automazione e sfruttare lo strumento nativo Risorse per gestire i processi di sicurezza e conformità. "Si tratta di usare il tempo dei membri del team con saggezza... È stato fantastico poter dire: 'Ehi, abbiamo già questi strumenti e questi set di funzionalità'. Non dovendo utilizzare strumenti separati, risparmiamo tempo e costi", afferma Erica. "I set di funzionalità e il supporto che Atlassian ci ha fornito durante la migrazione, il modo in cui ha fatto risparmiare tempo ai membri del team e la possibilità di concentrarci sui nostri strumenti sono stati davvero incredibili!".

Parte della missione di Clearwater è "essere la piattaforma tecnologica più affidabile e completa al mondo che semplifica l'intero ciclo di vita degli investimenti". Con pazienza, collaborazione e perseveranza nei momenti difficili, il suo team può finalmente lavorare su una piattaforma ugualmente efficace.

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