Nel nostro lavoro, svolgiamo centinaia di attività (più o meno importanti), molte delle quali in modo automatico, senza pensarci troppo. Ma quella che per te può essere un'attività di routine, per un altro può rappresentare una difficoltà. Utilizza il modello dell'articolo delle procedure per illustrare nei dettagli i passaggi da seguire per avviare un blog, modificare la password e fondamentalmente per qualsiasi attività che si svolge nella tua azienda. Tramite questo modello potrai insegnare a tutti come agire in modo autonomo, risparmiando molto tempo.
Come usare questo il modello articolo delle procedure
Fase 1. Avvaliti delle conoscenze
L'articolo delle procedure che ti appresti a creare sarà la base da cui tutti i membri del team, e l'intera azienda, partiranno per completare i task, superare gli ostacoli e rilasciare i progetti più rapidamente. Anche se hai esperienza su come portare avanti questo tipo di lavoro, vale la pena dedicare qualche minuto al confronto con i colleghi. Confronta le note e prendi in considerazione di integrare alcune delle loro best practice nei tuoi processi e nel documento che stai creando.
Pensa inoltre alle domande più frequenti che ricevi sul task in questione e a quelle a cui puoi già rispondere per non far sorgere confusione tra i lettori ed evitare di dover apportare modifiche aggiuntive o di dover dedicare del tempo a rispondere a ogni singola domanda. Prendiamo ad esempio un articolo delle procedure per l'aggiornamento delle informazioni di deposito diretto nel portale dei pagamenti. Quali domande potrebbero sorgere prima di iniziare? ("Quanto tempo è necessario per l'elaborazione?"). Qual è il primo passaggio da effettuare? (Registrazione e accesso al portale). In che modo è possibile risparmiare tempo? (Tenere a portata di mano gli estremi bancari poiché dopo 10 minuti di inattività si verifica il timeout del portale.)
Fase 2. Delinea uno schema
Hai annotato con precisione tutte le informazioni e le procedure? È il momento di creare uno schema di ogni passaggio da seguire per poter spuntare il task dall'elenco. Prova a delineare uno schema il più dettagliato possibile; scrivere l'articolo delle procedure sarà molto più semplice se lo schema è preciso. Nello stesso tempo, limitati a elencare 3-5 passaggi per non creare nei lettori l'impressione che la procedura richieda troppo tempo.
Ricorda che alcuni assimilano le informazioni attraverso la lettura, altri attraverso le immagini, altri tramite l'audio e altri ancora attraverso una combinazione di tutti questi mezzi. Quindi, quando crei lo schema, includi delle note su illustrazioni, elementi grafici, video o screenshot che usi o intendi utilizzare per arricchire il testo delle istruzioni.
Fase 3. Raccogli illustrazioni, elementi grafici e screenshot
Gli elementi visivi rendono l'articolo delle procedure più strutturato e facile da seguire. Si tratta di una fase semplice da completare se disponi già di una libreria di asset creative a cui attingere. In caso contrario, rivolgiti al team creativo, a fornitori di terze parti o a chiunque altro possa aiutarti a sviluppare e mettere insieme i materiali. Suggerimento: puoi anche creare in autonomia gli asset che ti servono utilizzando i tantissimi plug-in del browser gratuiti per la creazione di screenshot o diversi strumenti di design disponibili online.
Raccogli inoltre i link ai contenuti pertinenti alla procedura (ad esempio, la pianificazione dei pagamenti) che non fanno direttamente parte del flusso del processo ma che potrebbero tornare utili.
Fase 4. Chiedi una seconda e una terza opinione
Lo schema è solido e include tutti i passaggi che ritieni necessari. Adesso è il momento di verificare se hai dimenticato qualcosa o se occorre chiarire alcuni punti. Sottoponi lo schema a una persona esperta della procedura per vedere se ha qualcosa da aggiungere.
Utilizza il modello di Confluence per estrapolare un vero e proprio articolo delle procedure dallo schema. Quando la bozza ti soddisfa, fai leggere l'articolo a qualcuno che non ha la minima idea del funzionamento di questa procedura e chiedigli di seguire le istruzioni. È stato facile o ci sono stati degli ostacoli? E in che punto? Riscrivi le istruzioni con cui la persona che ha rivisto l'articolo ha avuto problemi.
Fase 5. Pubblica e aspetta i feedback
Pronti, partenza, pubblica! Il tuo articolo delle procedure è adesso disponibile a tutti e fa da guida a quelli che si sono persi e sono rimasti bloccati, consentendoti di risparmiare tantissimo tempo perché non devi più rispondere sempre alle stesse domande. Anche se hai raccolto e verificato le informazioni molto accuratamente, altri membri dell'azienda potrebbero comunque avere domande o essere confusi.
L'aspetto fantastico di Confluence è che i contenuti sono aperti a tutti: chiunque può lasciare un commento sui punti per cui necessita di ulteriore assistenza. Inoltre, Confluence ti consente di apportare tutte le modifiche necessarie, rendendo dinamico il contenuto dei documenti per adattarli all'evoluzione delle necessità e delle attività del team.
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