Mikropożyczki — makro wpływ: jak Kiva współpracuje nad finansowaniem ambicji z Atlassian

Promowanie współpracy dzięki platformie wielofunkcyjnej

W 2005 roku firma Kiva rozpoczęła działalność od udzielenia kilku mikropożyczek kobietom w Ugandzie przy wsparciu pożyczkodawców z okolic San Francisco. Obecnie jej pracownicy co dwie minuty pomagają sfinansować nowy mikrokredyt gdzieś na świecie.

Wiele startupów doświadcza problemów związanych z rozwojem, gdy ich działalność się szybko skaluje. Dla firmy Kiva proces ten był jeszcze bardziej skomplikowany ze względu na charakter jej działalności jako hybrydowa organizacja non-profit zajmująca się usługami finansowymi, zakorzeniona w branży technologicznej. W miarę jak organizacja poszerzała zespół i zasięg, potrzebowała lepszego sposobu wdrażania nowych pracowników i wolontariuszy, uzyskania widoczności we wszystkich silosach, inteligentniejszych metod pracy i szybciej osiągalnych wyników. Od kiedy Kiva wdrożyła Atlassian w 2007 roku, kierownik działu inżynierii Matthew Flaming mówi, że pracownicy całej firmy (określani mianem „Kivianie”) przyjęli narzędzia jako podstawę swojej pracy.

„Zarówno Jira, jak i Confluence należą do podstawowych narzędzi, których używamy do koordynowania pracy, śledzenia pomysłów i sprawdzania statusu projektów” — mówi Matthew. Zespół inżynierów Kiva i ich interesariusze korzystają z Jira w pełnym zakresie do zwinnego rozwoju produktów i zarządzania: przekształcania opinii użytkowników w epiki, historyjki i zadania; zbierania wniosków o dodanie funkcji i poprawek błędów oraz zarządzania backlogami przyszłych projektów. Łączą również zgłoszenia Jira ze stronami Confluence, aby opracować historyjki i zadania. Dzięki tym narzędziom zespoły mogą pracować iteracyjnie i niezależnie, pozostając jednocześnie w synchronizacji. „Jira to sposób, w jaki uzyskujemy wgląd w to, co robią wszyscy w organizacji, a następnie na poziomie makro, jak zarządzamy przepływami pracy i przenosimy pracę między zespołami” — mówi Matthew.

Jedno rozwiązanie przemawiające do wszystkich

Poza działem inżynieryjnym z Confluence korzystają także pozostali Kivianie do dokumentowania i przechowywania informacji w scentralizowanej lokalizacji. „Confluence jest naszym centralnym źródłem rzetelnych danych z dokumentacją dla wszystkich naszych przepływów pracy wewnętrznie i zewnętrznie z pożyczkobiorcami i partnerami udzielającymi pożyczek. To nasza pamięć instytucjonalna, w której ludzie znajdują odpowiedzi na swoje pytania i posiłkują się wiedzą z przeszłości” — wyjaśnia Matthew. Kiva zaprasza nawet nowo zatrudnione osoby do edytowania i dodawania treści na stronach w trakcie szkolenia, aby wzbogacić żywą bibliotekę organizacji, jednocześnie dając nowym Kivianom do zrozumienia, że ich głos ma znaczenie.

Deepika Hearn, starszy menedżer działu marketingu ds. przejęć, dodaje, że Confluence zmieniło zasady gry dla zespołów w całej firmie Kiva. Jej współpracownicy z działu marketing polegają na przykład w dużym stopniu na narzędziu do wzajemnej współpracy, dokumentowania procesów i śledzenia wydajności w kampaniach marketingowych. „Confluence daje nam możliwość cofania się w czasie i zyskiwania wiedzy o niuansach każdej poprzedniej kampanii — wyzwań, celów, procesu i wyników — dzięki czemu nie musimy za każdym razem wymyślać koła na nowo” — mówi Deepika.

W przypadku współpracy zespołów międzyfunkcyjnych, np. współpracowników Deepiki w dziale marketingu i Matthew w dziale inżynierii, Matthew mówi, że „Atlassian służy jako naturalny środek ciężkości, który przyciąga zespoły do siebie”. Kivanie współpracują ze sobą, korzystając z Confluence do dokumentowania i udostępniania informacji, z Jira Service Management do składania wniosków o usługę, z Jira do realizacji projektów oraz ze Statuspage do komunikowania stanu systemu i incydentów. „Dajemy naszym zespołom sporo autonomii. Atlassian to »lingua franca« i międzyfunkcyjny przepływ pracy między zespołami” — wyjaśnia Matthew. „Jest to sposób, w jaki się ze sobą komunikują, aby zbierać swoją pracę oraz przekazywać sobie nawzajem wgląd w to, co robią. Jeśli w dane zadanie zaangażowany jest więcej niż jeden zespół, często jest ono realizowane poprzez połączenie zgłoszeń lub przekazanie zgłoszenia z jednego zespołu do drugiego”.

Firma Kiva zintegrowała platformę Atlassian z innymi narzędziami, które ułatwiają przepływ pracy i komunikację. Na przykład dział IT zintegrował Jira Service Management z rozwiązaniem Slack, dzięki czemu pracownicy mogą przesyłać zgłoszenia do działu pomocy technicznej i zarządzać nimi za pośrednictwem czatu. Inżynierowie połączyli Jira z Jenkins, Github i Miro, aby usprawnić prace rozwojowe, natomiast pracownicy w całej firmie Kiva mogą osadzać w Confluence Arkusze Google, aby ułatwić sobie wyszukiwanie arkuszy kalkulacyjnych.

Mniej czasu spędzonego na wyszukiwaniu i przełączaniu się między narzędziami oznacza więcej czasu na znaczącą pracę. Deepika mówi: „Atlassian (...) pozwala nam poświęcić czas i wysiłek na realizację naszej misji, a nie na poszukiwanie informacji”.

Jedna platforma, jedna wspólna rzeczywistość

Podczas gdy zespoły Kiva używają produktów Atlassian na różne sposoby, dyrektor ds. komunikacji Brit Heiring mówi, że scentralizowane, zintegrowane narzędzia poprawiły komunikację i zaangażowanie we wszystkich dziedzinach. „Wszelkie narzędzia, które są intuicyjne i pomagają ludziom się łączyć, są nieocenione. Mamy pracowników na całym świecie, a Atlassian pomaga nam zachować synchronizację podczas wykonywania pracy asynchronicznej. To dla nas wielka wygrana” — mówi. „Przykładowo poprzez kompilowanie informacji o wydarzeniach i ogłoszeniach za pośrednictwem Confluence, a także wielu innych narzędzi, komunikacja wewnętrzna wzrosła w całej organizacji. Inicjatywy takie jak te wykazują wczesne oznaki sukcesu, m.in. wzrost zaangażowania pracowników wzrósł z 74% do 78% w ciągu ostatnich ośmiu miesięcy”.

Im bardziej zaangażowani są pracownicy, tym więcej mogą razem zdziałać. „Bez narzędzi takich jak Atlassian bylibyśmy grupą ambitnych ludzi, którzy chcą wywrzeć wpływ, ale są rozproszeni w różnych kierunkach” — mówi Matthew. „Atlassian pozwala nam tworzyć wspólne zrozumienie tam, gdzie nie byłoby to w innym przypadku możliwe, i pracować wspólnie z jednym zestawem celów i jedną, wspólną rzeczywistością”.

Jak podkreśla Matthew, Kivanom (i pożyczkobiorcom, którym służą) nigdy nie brakowało ambicji — ale nie ona jest jedynym składnikiem sukcesu. Dzięki odpowiednim narzędziom do zarządzania pracą, które wspomagają pełnych pasji pracowników i elastyczne procesy firmy, zespół Kiva współpracuje bardziej skutecznie niż kiedykolwiek, wywierając jeszcze większy wpływ na całym świecie.