Współpraca nad projektem: 6 wskazówek dotyczących udanej pracy zespołowej

Czym jest współpraca nad projektem i dlaczego jest tak ważna?

W szerszym kontekście zarządzania projektami współpraca nad projektem może oznaczać po prostu pracę zespołową. Jednak w miarę jak firmy zyskują coraz bardziej globalny zasięg, zespoły są coraz bardziej rozproszone geograficznie, a liczba pracowników zdalnych rośnie, kwestie typu „jak” i „gdzie” w odniesieniu do pracy zespołowej podlegają ciągłym zmianom.

Współpraca nad projektem opiera się na trzech kwestiach: skutecznej komunikacji, spójnych procesach i właściwych narzędziach współpracy nad projektem. Szybko rozwijamy nasze style pracy i technologie, a to oznacza, że narzędzia i metody współpracy nad projektem również wymagają zmiany.

Dobra współpraca nad projektem ma kluczowe znaczenie dla płynnej pracy zespołowej z kilku powodów:

Lepsza komunikacja: współpraca sprzyja otwartej i przejrzystej komunikacji między członkami zespołu, co pomaga wyeliminować nieporozumienia i zyskać pewność, że wszyscy dążą do realizacji tego samego celu.

Większa wydajność: gdy członkowie zespołu skutecznie współdziałają, mogą szybciej i sprawniej realizować zadania, ponieważ poszczególne osoby dzielą się swoimi umiejętnościami oraz wiedzą, co pozwala wypracować najlepsze rozwiązania problemów. Poprzez współpracę zespoły mogą identyfikować obszary potencjalnie wymagające poprawy i tworzyć strategie zwiększające produktywność. Ponadto współpraca nad projektem umożliwia wielu osobom wspólną pracę nad jednym zadaniem, co prowadzi do szybszej realizacji zadań i większej wydajności.

Podejmowanie lepszych decyzji: współpraca umożliwia przedstawianie różnych punktów widzenia i pomysłów, co wpływa korzystnie na proces podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów. Współpracując, zespoły mogą wykorzystać swoją zbiorową wiedzę i doświadczenie w celu opracowania bardziej kreatywnych rozwiązań problemów.

Większa kreatywność: współpraca z innymi może prowadzić do nowych i innowacyjnych pomysłów i podejść, ponieważ poszczególne osoby wzbogacają dyskusję o swoje unikatowe doświadczenia i umiejętności. Wspólna praca w zespole może mieć pozytywny wpływ na morale i motywację, prowadząc do zwiększenia wydajności i poprawy wyników.

Większa motywacja: wspólna praca nad realizacją wspólnego celu może zwiększyć motywację i zaangażowanie, ponieważ uczestnicy mają poczucie, że wnoszą wkład w osiągnięcie większego celu. Współpracując, zespoły stają się bardziej odpowiedzialne za sukces projektu i mogą łatwiej zidentyfikować potencjalne problemy.

Lepsza jakość: współpraca pozwala na dokładniejszą i skuteczniejszą kontrolę jakości, ponieważ członkowie zespołu mogą wzajemnie sprawdzać swoją pracę i przekazywać konstruktywne opinie. Współpraca może przyczynić się do realizacji projektów z zachowaniem najwyższych standardów oraz uzyskania najlepszych możliwych wyników.

Podsumowując, dobra współpraca nad projektem jest kluczowa dla sprawnego współdziałania zespołu i osiągania celów w sposób wydajny i efektywny.

Widzę Cię

Powiedzenie „co z oczu, to z serca” traci na znaczeniu. Przy tak dużej ilości pracy prowadzonej online dobra współpraca jest potrzebna bardziej niż dotychczas. Zespoły, które koncentrują się na współpracy, potrafią lepiej komunikować się w różnych strefach czasowych i śledzić zmiany, które są nieuniknione w każdym projekcie.

Uzyskaj opinie wszystkich

Dla osób, które nie lubią być w centrum uwagi, praca w grupie może stanowić sieć bezpieczeństwa i szansę na rozwój. Pracownicy w zespołach wysoce współpracujących zyskują więcej praktyki, swobodnie dzieląc się swoją wiedzą i otrzymując informacje zwrotne.

Zwiększenie wydajności zespołu

Zespoły o silnych nawykach komunikacyjnych mogą być na bieżąco z projektami i w kontakcie z kluczowymi graczami — i wiedzieć, kiedy wezwać wsparcie.

Sześć oznak, że współpraca została odłożona na później

Bez wątpienia masz w swojej organizacji zmotywowane, utalentowane zespoły, które nieustannie z powodzeniem realizują projekty. Są jednak też takie zespoły, którym przydałyby się więcej jedności. Poniżej znajdują się znaki ostrzegawcze, że w niektórych zespołach w Twojej firmie mogą przydać się mocniejsze więzi.

Zbyt wiele ścian

Nie my, tylko ja

Istnieje różnica pomiędzy skupieniem się i nadaniem priorytetu zadaniom, a wykorzystaniem całej tej energii do osiągnięcia sukcesu zespołu. Każdy zespół potrzebuje ludzi czynu, ale zbyt wielu solistów w zespołach sprawia, że współpraca nad projektem jest trudna.

Konkurencyjne cele

Jeśli ktoś ma zbyt wiele terminów, często przyjmuje nastawienie solisty. Jeśli cele jednej osoby są odrębne i/lub sprzeczne z celami zespołu, oczywiste jest, że ważna praca zniknie z pola widzenia. Bez wyraźnych, ujednoliconych celów realizacja każdego projektu może przebiegać zbyt szybko i podążać w złym kierunku. Jest to wyraźny znak, że zespół nie jest nastawiony na udaną współpracę nad projektem.

Gdzie kucharek sześć

Czy kiedykolwiek znaleźliście się w sytuacji, w której próbowaliście zamówić pizzę na wspólny lunch, ale w końcu obeszliście się smakiem, bo nie było zgody co do dodatków? Frustrujące, prawda? Gdy jest zbyt wielu decydentów, wkrada się chaos. Najpierw zespół kręci się w kółko, a potem albo utknie, albo ktoś będzie musiał szybko podjąć nieprzemyślaną decyzję, która z perspektywy czasu okaże się błędna.

Czy jest to powszechna praktyka w Twojej organizacji? Przyjrzyj się tworzeniu formalnych praktyk decyzyjnych, aby pomóc zespołom w lepszej współpracy.

Podwójne kłopoty

Spędzasz całe godziny nad projektem i dowiadujesz się, że ktoś inny pracuje nad tym samym. Jak bardzo jest to frustrujące? Zdublowane działania to czerwona flaga sygnałowa informująca o tym, że Twój zespół nie współpracuje tak, jak powinien. Traci czas, zasoby i cenne umiejętności, wykonując podwójną pracę. Takie sytuacje wyraźnie pokazują potrzebę lepszej koordynacji.

I co dalej?

Nawet przy wyraźnie określonych celach niektóre zespoły mogą nie wiedzieć, jak je osiągnąć. W przypadku większych organizacji, które mają zespoły w zespołach, a cele ogólnofirmowe są jasne jak słońce, kamienie milowe i sposób osiągnięcia tego wszystkiego mogą być niejasne. Jednostki robocze, które wydają się kręcić w kółko zamiast iść do przodu, mogą potrzebować pomocy w koordynacji.

Wskazówki pozwalające udoskonalić współpracę nad projektami

Wróćmy do naszych balonów. Ułożenie pęku dmuchanych balonów wydaje się dość łatwe, ale tak naprawdę istnieje technika zapewniająca dobry ich chwyt. To samo dotyczy współpracy. W niektórych zespołach informowanie zespołu sprzedaży, że zaczynasz nowy projekt marki liczy się jako współpraca, ale tak naprawdę jest to tylko rozmowa (i to jednostronna). Aby stworzyć prawdziwe partnerstwo w całym zespole, wypróbuj poniższe techniki.

Wyjaśniaj, wyróżniaj, podkreślaj swoje cele

Powiedz to, następnie powiedz to ponownie, a potem jeszcze raz. Jeśli się udało, każdy członek Twojego zespołu powinien już być zmęczony słuchaniem o Twoich celach. Jeśli Twoje cele muszą się zmienić, wyjaśnij tę zmianę i często powtarzaj, jakie są nowe.

Burza mózgów

Pytaj o pomysły i informacje zwrotne

Na każdym etapie projektu — podczas burzy mózgów, planowania i każdego spotkania — pytaj członków zespołu, co myślą i czy chcą przekazać opinię. Pamiętaj, aby dać głos solistom oraz mniej otwartym członkom zespołu. Mogą być bardziej skłonni do dzielenia się opiniami, gdy wiedzą, że nie zostaną zagłuszeni przez bardziej asertywnych członków zespołu.

Możemy porozmawiać?

Oczywiście spójna i klarowna komunikacja jest najważniejsza dla współpracy projektowej (jest jak powietrze w balonie). Jednak wszyscy żonglujemy mnóstwem narzędzi — od poczty elektronicznej poprzez czaty i komunikatory aż po komentarze w dokumentach. Sposób, w jaki komunikujesz się ze swoim zespołem, jest prawie tak samo cenny, jak sama komunikacja. Ile razy projekt opóźnił się, ponieważ nie było wiadomo, że potwierdzenie zaginęło w wątku Slack? Już na początku projektu, a nawet w trakcie tworzenia zespołu uzgodnij, w jaki sposób i jak często będziesz przekazywać aktualności i komentarze.

Berek

Zdecyduj i udokumentuj, kto i co musi umieścić na swojej liście zadań do wykonania — i udokumentuj też tę listę (możesz to również nazwać planem projektu). Dzięki temu wszyscy znają swoje miejsce w planie i można uniknąć wszelkich potknięć, takich jak przeoczenie zadania lub dwie osoby wykonujące tę samą czynność.

Dzielić się znaczy troszczyć się

Liczba pomysłów tworzonych przez świetnie współpracujący zespół działający na pełnych obrotach może oznaczać, że najlepsze z nich przepadną w stosie karteczek samoprzylepnych. Robienie formalnych notatek ze spotkania jest zawsze dobrym pomysłem. Jeszcze lepsze może być korzystanie z nowoczesnego narzędzia online do współpracy z możliwością przeszukiwania. Pozwoli Ci to zapisywać najważniejsze wnioski ze spotkań, udostępniać je wielu osobom oraz prosić o opinie, a wszystko to z jednego miejsca.