Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami

Czym jest zarządzanie projektami i dlaczego jest tak ważne?

Zarządzanie projektami to koordynacja procesów, narzędzi, członków zespołu i umiejętności, umożliwiająca realizację projektów, które osiągają cele i wymagania.

Umożliwia zespołowi realizację projektów poprzez koncentrację na jasnych celach, zwiększenie przejrzystości i widoczności, usprawnienie komunikacji oraz ustalenie zakresu projektów. Wciąż masz wątpliwości? Zastanów się, jak powszechne są przekroczenia zakładanych parametrów projektów. Badanie branży IT przeprowadzone przez firmę McKinsey wykazało, że projekty IT średniej wielkości przekraczają budżet o 45% i założony czas realizacji o 7%.

1. Kaskadowy model zarządzania projektami

Tradycyjne, sekwencyjne zarządzanie projektami jest określane jako model kaskadowy. Przewiduje podział projektu na poszczególne etapy. Gdy kończy się jeden etap, zaczyna się kolejny. Nigdy nie występują równocześnie.

Zalecany w przypadku: długich projektów realizowanych w oparciu o jedną oś czasu oraz wymagających zachowania kolejności działań.

Powszechne zastosowanie: budownictwo. Budowa domu lub innej struktury wymaga realizacji poszczególnych etapów po kolei. Nie można zamontować dachu, jeśli nie ma jeszcze fundamentów.

2. Zarządzanie projektami zgodnie z metodyką Agile

Zarządzanie projektami zgodnie z metodologią Agile jest podejściem iteracyjnym i znacznie bardziej elastycznym niż zarządzanie kaskadowe. To najlepsza praktyka DevOps polegająca na rozbiciu projektu na elementy, które są realizowane w krótkich seriach zwanych sprintami. Po każdym sprincie zespół ocenia wykonaną pracę i wprowadza niezbędne zmiany, aby mieć pewność, że cel projektu zostanie osiągnięty.

Scrum

Zarządzanie projektami Scrum to jedna z najpopularniejszych metodyk Agile stosowanych przez menedżerów projektów. Podobnie jak Agile, Scrum koncentruje się na ciągłym doskonaleniu. Możesz wykorzystać ramy postępowania, takie jak Scrum, aby przestawić się na sposób myślenia zgodny z Agile oraz wdrożyć zasady Agile w codziennej komunikacji i pracy.

Metoda zalecana w przypadku: projektów, które nie są jeszcze ostatecznie zdefiniowane i wymagają dużych zdolności adaptacyjnych.

Powszechne zastosowanie: tworzenie oprogramowania. W tej dziedzinie po raz pierwszy zastosowano zarządzanie agile. Metoda ta pozwala programistom tworzyć oprogramowanie wyższej jakości, ponieważ mogą testować produkt i wprowadzać w nim ulepszenia w regularnych odstępach czasu.

3. Zarządzanie projektami zgodnie z metodologią Lean

Jeśli znana Ci jest koncepcja „lean manufacturing”, masz już podstawową wiedzę o zarządzaniu projektami zgodnie z metodologią lean. Celem tej metody jest zwiększenie produkcji i wartości przy jednoczesnym ograniczeniu ilości odpadów. Aby z niej korzystać, należy zmapować strumień wartości, czyli sekwencję działań projektowych. Następnie należy przyjrzeć się strumieniowi z bliska, aby zidentyfikować i wyeliminować elementy pracy, które nie przynoszą wartości dodanej. Oznacza to maksymalną optymalizację i usprawnienie procesu projektowego.

Kanban

Kanban to sposób wdrożenia metody zarządzania projektami według zasad Lean. Zadania w projekcie są prezentowane w formie wizualnej na tablicy Kanban, umożliwiając członkom zespołu śledzenie stanu każdego elementu prac przez cały czas.

Metoda zalecana w przypadku: projektów o krótkim terminie realizacji.

Powszechne zastosowanie: produkcja. Kiedy produkujesz dobra fizyczne, chcesz zredukować ilość generowanych odpadów, aby zminimalizować wydatki i zmaksymalizować zysk. Dlatego metoda ta jest powszechnie stosowana w produkcji, zwłaszcza w branży motoryzacyjnej.

5 etapów procesu zarządzania projektem

Wyobraź sobie, że zaczynasz projekt od zera. Zarządzanie projektami nie zaczyna się w chwili przystąpienia do pierwszych czynności projektowych — zanim to nastąpi, należy wykonać pracę wstępną.

Mając to na uwadze, stowarzyszenie Project Management Institute wyodrębniło pięć etapów zarządzania projektami.

Etap 1: inicjacja

Myślisz, że pierwszym krokiem procesu zarządzania projektem jest planowanie? Niezupełnie. Zanim będzie można opracować szczegółową strategię projektu, trzeba zyskać poparcie interesariuszy. Na tym etapie można użyć karty projektu, która pozwala nakreślić cel biznesowy projektu na potrzeby zatwierdzenia. Zamiast tego zalecamy wykorzystanie plakatu projektu jako bardziej przystępnego formatu, który można szybciej i łatwiej odczytać. Na tym etapie należy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jakie jest uzasadnienie biznesowe projektu? Nasz szablon planu strategicznego może pomóc w udzieleniu odpowiedzi na to pytanie!
• Czy projekt jest możliwy do zrealizowania?
• Czy powinniśmy go realizować?

Mówiąc prościej, na tym etapie należy ustalić, czy projekt jest w ogóle wart realizacji, zanim zainwestuje się w niego zbyt dużo pracy.

Doskonałym sposobem na przeprowadzenie tej dyskusji jest diagnoza pre-mortem, czyli ćwiczenie myślowe, w którym wyobrażasz sobie, co może pójść nie tak i jak można temu zapobiec.

Etap 2: planowanie

Jeśli postanowisz kontynuować, kolejnym etapem jest planowanie. To wtedy opracujesz szczegółowy plan projektu, którego będzie się trzymał cały zespół (i za który będzie Ci wdzięczny)! Planowanie jest niezbędne, aby uniknąć pełzania zakresu. Nasz szablon listy zadań do wykonania może w tym pomóc. Oto pytania, na które należy odpowiedzieć na tym etapie:

• Jaki jest cel projektu?
• Jakie są jego kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)?
• Jaki jest zakres projektu?
• Jaki budżet jest do dyspozycji?
• Jakie ryzyko wiąże się z projektem?
• Którzy członkowie zespołu biorą udział w projekcie?
• Jakie zadania będą do wykonania?
• Jakie kamienie milowe należy osiągnąć?

Celem tego etapu jest upewnienie się, że oczekiwania Twoje i Twojego zespołu są ze sobą zbieżne. Jeśli wydaje Ci się, że plan jest zbyt szczegółowy, z pewnością taki nie jest. Pomocne mogą być ramy planowania strategicznego!

Etap 3: realizacja

Zrób sobie kawę i przygotuj kabel zasilający — czas wystartować. Na tym etapie Ty i Twój zespół bierzecie się do roboty i realizujecie plan projektu punkt po punkcie. Na etapie realizacji musisz:

• przydzielać niezbędne zasoby,
• kontrolować, czy wszyscy wykonują przydzielone zadania,
• prowadzić spotkania na temat postępu prac,
• skonfigurować systemy monitorowania.

Na tym etapie odbywa się większość prac. To tu zaczniesz dostrzegać, jak projekt nabiera rzeczywistych kształtów. Widzisz? Warto było planować.

Etap 4: monitorowanie

Plan projektu nie jest gwarancją, że wszystko będzie działać jak w zegarku. Przypomina to ustalanie własnego budżetu — samo jego posiadanie na nic się nie zda, jeśli nie będziesz kontrolować sposobu, w jaki zarządzasz pieniędzmi.

Monitorowanie postępów projektu pomoże dopilnować, aby projekt szedł w dobrym kierunku. Dobrą metodą jest bieżąca ocena projektu w odniesieniu do wskaźników KPI wyznaczonych na etapie planowania.

Co zrobić, jeśli realizacja projektu pójdzie w złą stronę? Poświęć chwilę na ponowną ocenę. Zastanów się, czy jest konieczne przywrócenie go na pierwotne tory, czy plan wymaga bardziej zdecydowanych zmian. Monitorując postępy projektu, łatwiej zidentyfikować ewentualne niedociągnięcia i wprowadzić usprawnienia.

Etap 5: zakończenie

Etap końcowy polega na domknięciu poszczególnych elementów planu. Obejmuje:

• przeprowadzenie analizy post-mortem lub retrospektywy, aby ocenić projekt,
• przygotowanie raportu końcowego,
• Zbieranie i przechowywanie niezbędnej dokumentacji projektowej w bezpiecznym miejscu. Nawiasem mówiąc, świetnie nadaje się do tego przestrzeń dokumentacji, taka jak Confluence.

Nie tylko ułatwia to zespołowi oficjalną finalizację projektu, lecz także umożliwia ponowne zajrzenie do dokumentacji w razie potrzeby.

7 porad dotyczących skutecznego zarządzania projektami

Nawet jeśli wykonasz wszystkie powyższe kroki, projekt będzie nadal wymagał Twojej stałej uwagi. Zalecamy wdrożenie kilku dobrych praktyk, które zapewnią maksymalnie płynną jego realizację.

Przeprowadź spotkanie otwierające projekt

Na spotkaniu rozpoczynającym projekt ustal cele, rozplanuj działania na osi czasu i zadbaj o to, aby wszyscy uczestnicy mieli bieżące informacje o projekcie. Nasz szablon planu spotkania zespołu może w tym pomóc!

Niezależnie od tego, jak podekscytowany jest zespół, nie rezygnuj ze spotkania. W jego trakcie można wyjaśnić wszelkie wątpliwości i zjednoczyć osoby w zespole wokół wspólnego celu.

Pamiętaj o zależnościach między zadaniami i zasobami

Wspomnieliśmy wcześniej o projektach, które przypominają ciąg ustawionych klocków domino. Dotyczy to zwłaszcza dużych projektów wymagających współdziałania różnych działów. Może Dorota nie może przystąpić do tworzenia grafiki, dopóki Jacek nie przygotuje treści (zależność zadań). Podobnie Marcin nie może używać oprogramowania, gdy Aneta korzysta z licencji współdzielonej (zależność zasobów).

Zadań projektowych nie wykonuje się w próżni, dlatego ważne jest, aby uwzględnić te zależności, korzystając z szablonu wykresu Gantta.

Gdy zadania i zasoby są połączone, musisz zrozumieć zależności między nimi, w przeciwnym razie ryzykujesz, że elementy domino się przewrócą.

Zidentyfikuj swoją ścieżkę krytyczną

Identyfikacja ścieżki krytycznej to świetny sposób na zapobieganie odchyleniom od harmonogramu. Chociaż brzmi to jak tytuł filmu akcji, ścieżka krytyczna to po prostu najdłuższy ciąg zależnych działań projektowych. Jeśli na ścieżce wystąpi przeszkoda lub opóźnienie, cały projekt może się opóźnić.

Ustalenie ścieżki krytycznej pomaga określić, w których punktach harmonogramu masz więcej swobody, a w których musisz ściśle trzymać się osi czasu.

Podchodź realistycznie do osi czasu

Powszechnym zjawiskiem jest niedoszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie zadań, co może bardzo źle wpłynąć na oś czasu projektu.

Spróbuj uniknąć tego zjawiska, odwołując się do doświadczeń z poprzednich projektów. Przejrzyj dane zebrane w oprogramowaniu do śledzenia czasu (jeśli takowe masz), aby sprawdzić, jak długo trwają typowe zadania, i poproś zespół o to samo.

Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami

Jeśli członkowie Twojego zespołu muszą przeglądać niekończące się wątki e-mailowe lub przepastne foldery, aby odnaleźć potrzebne informacje, z pewnością opóźni to finalizację projektu.

Aby tego uniknąć, zacznij używać oprogramowania do zarządzania projektami, w którym można przechowywać dokumentację (np. Jira), lub programu do zarządzania wiedzą, który uporządkuje projekt (np. Confluence). Korzystanie z tego typu rozwiązań zapewnia bieżący wgląd we wszystkie etapy projektu i zadania, centralizuje komunikację i daje zespołowi pojedyncze źródło rzetelnych informacji.

Ustal jasne role i obowiązki

Aby zespół był maksymalnie wydajny, jego członkowie muszą dokładnie wiedzieć, jaki jest zakres ich obowiązków, a także jaki powinien być ich oczekiwany wkład.

Nie tylko daje im to poczucie celu i odpowiedzialności, ale także sprawia, że nie przeszkadzają sobie wzajemnie w wykonywaniu zadań i mogą najpełniej wykorzystywać swoje mocne strony. Model RACI to popularny sposób przypisywania ról i obowiązków. Skrót RACI pochodzi od angielskich słów oznaczających osobę odpowiedzialną, nadzorującą, pełniąca rolę konsultanta i informowaną. Confluence wprowadza drobną modyfikację w tym modelu, wykorzystując skrót DACI, w którym „D” odnosi się do osoby kierującej.

Współpraca przede wszystkim

Zarządzanie projektem może być stresujące, ale nie musisz brać całej pracy na siebie. Zachęć zespół do dzielenia się cennymi spostrzeżeniami dotyczącymi planu projektu, w tym do oceny, czy oś czasu jest zaplanowana realistycznie i czy na pewno pamiętaliście o wszystkich zależnościach. Zespołowa burza mózgów to doskonały sposób na dzielenie się pomysłami i wymianę myśli. Oto kilka porad dotyczących prowadzenia skutecznej sesji burzy mózgów.

Nawet jeśli należysz do zespołu hybrydowego lub zdalnego, nie ulegaj pokusie planowania projektów w izolacji. Zaangażuj zespół w opracowanie planu i tym samym zwiększ poczucie odpowiedzialności za projekt. Nasz szablon burzy mózgów może Ci w tym pomóc!