完整项目管理指南

什么是项目管理，为什么它很重要？

项目管理是协调流程、工具、团队成员和技能以交付符合目标和满足要求的项目的实践。

它使您的团队能够集中关注明确的目标、提高透明度和可见性、简化沟通并确定项目范围，从而使他们能够完成项目。需要更具说服力吗？考虑一下，项目超支的情况非常普遍。仅在 IT 行业，McKinsey（麦肯锡）发现，大型 IT 项目平均有 45％ 超过预算，7％ 超过时间。

1. 瀑布式项目管理

当您想到传统的顺序项目管理时，您想象的是瀑布式项目管理。使用这种方法，您可以将项目分成不同的阶段。一个阶段结束，下一个阶段开始——它们之间没有重叠。

何时使用：适用于需要单个时间线和顺序连续的较长项目。

常用于：建筑。建造房屋或建筑物需要连续的命令。例如，封顶之前您必须浇好地基。

2. 敏捷开发项目管理

敏捷开发项目管理是一种迭代方法，比瀑布式项目管理灵活得多。这是一种 DevOps 最佳实践，它将项目分成几块，然后在短时间内完成（称为冲刺）。每次冲刺后，您的团队都会重新评估您正在做的工作，以做出任何必要的变更并确保您坚持目标。

Scrum

Scrum 项目管理是项目经理最常用的敏捷方法之一。与敏捷方法一样，Scrum 也以持续改进为核心。您可以使用 Scrum 等框架来协助您以更敏捷的方法开始思考，并在日常沟通和工作中实践如何构建敏捷原则。

何时使用：适用于尚未明确定义且需要大量适应性的项目。

常用于：软件开发。这个行业开创了敏捷的先河，这种方法使开发人员能够构建更高质量的软件，因为他们能够定期进行测试和审查。

3. 精益项目管理

如果您听说过精益制造，同样的原则也适用于精益项目管理。这种方法的目标是在减少浪费的同时增加产出和价值。如需使用这种方法，您需要绘制一个价值流，即项目活动的顺序。然后仔细观察价值流，找出并删除那些无法增加价值的工作。这意味着您的项目流程将尽可能简化、优化和高效。

看板

看板是精益项目管理的具体实施。项目任务在看板上直观显示，方便团队成员随时查看每项工作的状态。

何时使用：适用于需要快速交付的项目。

常用于：制造业。生产实物商品时，您会希望尽可能减少浪费，以最大限度地减少支出和最大化利润。这就是为什么这种方法在制造业中很受欢迎，尤其是汽车行业。

项目管理流程的 5 个阶段

想象一下，您从一开始就开始一个项目。项目管理并不是只有在您真正开始完成任务时才起作用——您需要先打好基础。

考虑到这一点，项目管理协会 (PMI) 建立了五个不同的项目管理阶段。

阶段 1：启动

觉得项目管理流程的第一步是计划？未必，在为项目制定战略之前，您需要获得责任人的支持。这是项目章程发挥作用的地方，它概述了项目的业务目标以供批准。我们建议改用项目海报，因为这是一种更易于理解的格式，可以更快、更容易地阅读。在这个阶段，您应该回答类似以下的问题：

• 这个项目的业务案例是什么？我们的战略计划模板会有所帮助！
• 这个项目可行吗？
• 我们应该继续这个项目吗？

简而言之，在这个阶段，投入过多精力前，您要先决定这个项目是否值得解决。

有助于促进本讨论的一个好方法是事前分析，这是一种思考练习，在练习中您可以想象可能出什么问题并决定如何预防。

阶段 2：计划

如果您决定向前继续，接下来您将进入计划阶段。在这个阶段，您将制定详细的项目计划，整个团队都将遵循该计划——感谢您！计划对于避免范围蔓延至关重要。我们的待办事项列表模板会有所帮助！在此阶段需要回答的问题包括：

• 这个项目的目标是什么？
• 关键绩效指标 (KPI) 是什么？
• 范围是什么？
• 预算是多少？
• 有哪些风险？
• 哪些团队成员参与其中？
• 涉及哪些任务？
• 需要达到哪些里程碑？

此步骤旨在确保您和团队在开始之前都有共同的期望。如果您认为自己太过关注细节，并不是。此外，战略计划框架会有所帮助！

阶段 3：执行

带上咖啡和电源线，现在是时候开始了。在这个阶段，您和团队将卷起袖子，开始以项目计划为指导，攻克项目任务。在执行阶段，您需要：

• 分配必要的资源
• 确保经办人执行任务
• 主持状态会议
• 设置跟踪系统

大部分工作都是在这个阶段进行的，这也是您开始看到项目真正融合在一起的地方。明白吗？所有计划都是值得的。

阶段 4：监控

仅仅因为您有项目计划并不意味着事情会自行顺利进行。这就像为自己设定预算——如果您不密切关注自己的资金管理方式，那么预算将无济于事。

这就是为什么您需要监控项目进度以确保一切步入正轨。您应该根据在计划阶段确定的关键绩效指标来评估您的项目。

如果感觉您的项目偏离了路径或者成为了范围的牺牲品，您该怎么办？花点时间重新评估。您可以决定是否需要重新调整事情，或者最初的计划是否需要改变。这就是监控的好处——您可以定期检查来确保路线正确。

阶段 5：结束

结束阶段是收拾未决的结局。具体包括：

• 主持事后分析或回顾以评估项目
• 准备最终的项目报告
• 在安全的地方收集和存储必要的项目文档。顺便说一句，像 Confluence 这样的协作文档空间非常适合。

这不仅让您的团队有机会正式结束项目，而且还能在必要时更容易回过头来参考该项目。

成功项目管理的 7 个提示

即使遵循了上述所有步骤，有效的项目管理也不是一劳永逸的。您还需要实施其他一些最佳实践，以帮助您的项目尽可能顺利运行。

主持项目启动会议

项目启动会议通常是确定目标、分解时间线，并让所有人针对项目达成共识。我们的团队会议议程模板会有所帮助！

无论您的团队有多渴望立刻开始工作，都不要跳过这次会议。您需要通过这次会议主动处理混乱情况，聚集团队围绕一个共同的目标前进。

注意任务和资源依赖关系

还记得我们谈到的感觉像一串摇摇欲坠的多米诺骨牌的项目吗？大型跨职能项目尤其如此。也许 Daisy 要等到 Joel 起草好内容后才能开始创作图形（这是任务依赖关系）。或者也许 Choua 无法在 Derek 使用共享许可证时使用任何软件（这是资源依赖关系）。

您的项目任务并非发生在真空中，因此务必要使用甘特图模板来考虑这些依赖关系。

当您所有的任务和资源都连接在一起时，您需要了解它们是如何组合在一起的，不然您就可能会看到整条多米诺骨牌倒塌。

确定您的关键路径

确定关键路径是防止日程超负荷的好方法。虽然听起来像是动作片里的东西，但您的关键路径只是您最长的一系列依赖项目活动。如果您在这个路径上遇到了障碍或延迟，那整个项目都有延迟的风险。

找到关键路径可以让您知道您的时间表中有哪些余地，以及您需要在哪些位置尽可能坚持接近时间线。

确保您的时间线切合实际

低估完成任务所花费的时间很正常，这可能对您的项目时间线造成真正的损害。

参考以前项目的时间线，控制自己的情况。请查阅您的时间跟踪软件（如果有的话），看看典型任务需要多长时间，并要求您的团队仔细检查他们的日程安排。

使用项目管理软件

如果您的团队成员需要翻阅无休止的电子邮件话题或文件夹来找到他们需要的东西，那么您的项目注定会延后。

因此，使用项目管理软件（如 Jira）在知识管理软件（如 Confluence）中存储文档和整理项目很有帮助。它提高了所有项目步骤和任务的可见性，集中沟通，并为您的项目团队提供了单一数据源。

明确角色和职责

为了让团队实现最佳成果，员工需要确切地知道自己参与的原因。他们的作用是什么，他们应该做出什么贡献？

这不仅可以向项目团队成员灌输目标感和责任感，还可以防止他们互相竞争，让您发挥每个人的长处。RACI 框架是分配角色和职责的热门方式。首字母缩略词 RACI 代表职责、负责、咨询和知情。Confluence 稍微调整了这个框架，称之为 DACI，其中“D”代表“推动者”。

使其成为一个协作过程

管理一个项目可能会很有压力，您不必独自完成。您的团队对您的项目计划会有很多深刻的见解，包括时间线是否切合实际，或者您是否忘记了依赖关系。团队头脑风暴是分享和制定构想的好方法。以下是举办有效的头脑风暴会话的一些提示。

即使您是混合团队或远程团队的一员，也要抵制孤立规划项目的诱惑。让您的团队制定更合理的计划，增强他们对项目的责任感。我们的头脑风暴模板会有所帮助！