Samenwerken aan projecten: 6 tips voor voorspoedige samenwerking

Wat is projectsamenwerking en waarom is het belangrijk?

Onder het brede begrip van projectmanagement kan projectsamenwerking gewoon teamwork betekenen. Nu bedrijven echter steeds meer internationaal actief zijn en werknemers verspreid over de wereld werken en er meer externe werknemers zijn, verandert het 'hoe' en 'waar' van teamwork voortdurend.

Projectsamenwerking is afhankelijk van drie aspecten: effectieve communicatie, consistente processen en de juiste tools voor projectsamenwerking. Onze werkstijlen en technologieën ontwikkelen zich snel, en dat betekent dat we onze tools en methoden voor projectsamenwerking ook moeten ontwikkelen.

Er zijn meerdere redenen waarom goede projectsamenwerking van cruciaal belang is voor goed verlopende samenwerking:

Verbeterde communicatie: samenwerking bevordert open en duidelijke communicatie tussen teamleden, wat misverstanden kan voorkomen en ervoor zorgt dat iedereen werkt om hetzelfde doel te behalen.

Verhoogde efficiëntie: wanneer teamleden effectief samenwerken, kunnen taken sneller en efficiënter worden uitgevoerd, omdat individuen hun vaardigheden en kennis kunnen delen om de beste oplossing voor problemen te vinden. Door samen te werken kunnen teams mogelijke verbeterpunten identificeren en strategieën ontwikkelen om de productiviteit te verhogen. Bovendien stelt projectsamenwerking meerdere mensen in staat om samen te werken aan één taak, wat leidt tot een snellere afronding van taken en hogere efficiëntie.

Betere besluitvorming: samenwerking zorgt ervoor dat verschillende perspectieven en ideeën kunnen worden gedeeld, waardoor betere beslissingen genomen kunnen worden en problemen beter kunnen worden opgelost. Door samen te werken kunnen teams gebruikmaken van hun collectieve kennis en ervaring om creatievere oplossingen voor problemen te ontwikkelen.

Meer creativiteit: samenwerken met anderen kan leiden tot nieuwe en innovatieve ideeën en benaderingen omdat individuen gebruik kunnen maken van hun eigen unieke ervaringen en vaardigheden. Samenwerken als een team kan ook een positieve invloed hebben op het moreel en op motivatie, wat leidt tot betere prestaties en betere resultaten.

Verhoogde motivatie: samenwerken om een gemeenschappelijk doel te behalen kan leiden tot toename in de motivatie en betrokkenheid, omdat individuen het gevoel hebben dat ze bijdragen aan een groter doel. Door samen te werken worden teams verantwoordelijker voor het behalen van succes voor een project en kunnen ze mogelijke problemen gemakkelijker identificeren.

Verbeterde kwaliteit: samenwerking kan grondigere en effectievere kwaliteitscontrole mogelijk maken, omdat teamleden elkaars werk kunnen bekijken en opbouwende feedback kunnen geven. Samenwerking kan ervoor zorgen dat projecten in overeenstemming met de hoogste normen en met de best mogelijke resultaten worden voltooid.

Over het algemeen is goede projectsamenwerking van cruciaal belang zodat de samenwerking binnen een team soepel kan verlopen en ze hun doelen efficiënt en effectief kunnen behalen.

Ik zie je

Uit het oog betekent niet langer uit het hart. Nu er zoveel online wordt gewerkt, is goede samenwerking meer dan ooit noodzakelijk. Teams die samenwerken centraal stellen, zijn beter in staat om in verschillende tijdzones te communiceren en op de hoogte te blijven van alle veranderingen waarmee elk project onvermijdelijk te maken krijgt.

Laat iedereen zijn mening delen

Voor mensen die gestrest raken als ze in het middelpunt van de belangstelling komen te staan, kan werken binnen een groep een vangnet zijn en een kans om te groeien. Werknemers in teams die veel samenwerken kunnen meer oefenen door hun expertise vrijelijk te delen en feedback te krijgen.

Verhoog de efficiëntie van het team

Teams met goede communicatiegewoonten kunnen op de hoogte blijven van projecten en in contact blijven met de belangrijkste spelers en weten wanneer ze hulp moeten vragen.

6 tekenen dat samenwerking op een laag pitje staat

Je hebt ongetwijfeld gedreven, ervaren teams in je organisatie die projecten voortdurend voortreffelijk afronden. Dan zijn er nog andere die meer eenheid kunnen gebruiken. Hieronder zie je signalen dat sommige teams in jouw bedrijf meer samenwerking zouden kunnen gebruiken.

Te veel muren

Geen wij, alleen ik

Er is een verschil tussen met jezelf bezig zijn en van je taak prioriteit maken, en al die energie inzetten om het team te laten winnen. Elk team heeft doeners nodig, maar als je te veel solisten in je teams hebt, is projectsamenwerking moeilijk voor elkaar te krijgen.

Concurrerende doelen

Te veel deadlines ondersteunen vaak de manier van solisten. Als de doelen van één persoon los staan van en/of in strijd zijn met die van het team, sneeuwt belangrijk werk natuurlijk onder. Zonder duidelijke, uniforme doelstellingen kan elk project op volle snelheid de verkeerde richting uitgaan. Dit is een duidelijk teken dat het team niet is ingesteld op succesvolle projectsamenwerking.

Te veel kapiteinen op het schip

Heb je ooit geprobeerd pizza te bestellen voor een groepslunch om uiteindelijk honger te lijden, omdat niemand het eens kon worden over de toppings? Frustrerend, toch? Als er te veel besluitnemers zijn, ontstaat er chaos. Na veel discussiëren komt het team ofwel vast te zitten, ofwel moet iemand een snelle, niet doordachte beslissing nemen die achteraf gezien niet goed blijkt te zijn.

Is dit gebruikelijk binnen jouw organisatie? Ontdek hoe je formele besluitvormingspraktijken kunt creëren om je teams te helpen beter samen te werken.

Dubbel werk

Hoe frustrerend is het om te beseffen dat je uren in een project hebt gestoken om te ontdekken dat iemand anders precies hetzelfde doet? Overbodige inspanningen zijn een teken dat je team niet zo goed samenwerkt als zou moeten. Ze verspillen tijd, middelen en waardevolle vaardigheden door dubbel werk te doen. In deze situaties is een betere coördinatie noodzakelijk.

Hoe gaan we nu verder?

Zelfs met duidelijke doelen weten sommige teams misschien niet hoe ze die moeten bereiken. Voor grotere organisaties met teams binnen teams kunnen de doelstellingen voor het hele bedrijf misschien wel overduidelijk zijn, maar de mijlpalen en de manier waarop dit allemaal moet gebeuren, kunnen nogal onduidelijk zijn. Als er teams zijn die in cirkels blijven lopen in plaats van vooruit te gaan, hebben ze misschien hulp nodig bij de coördinatie.

Tips voor betere projectsamenwerking

Laten we teruggaan naar onze feestballonnen. Ballonnen aan elkaar knopen lijkt eenvoudig, maar er is een techniek om ervoor te zorgen dat je ze kunt vasthouden. Hetzelfde geldt voor samenwerking. Voor sommige teams telt het salesteam vertellen dat je begint met een nieuw merkontwerp als samenwerking, maar dat is eigenlijk gewoon een gesprek (en een eenzijdig gesprek). Probeer de onderstaande technieken om echte samenwerkingen op te bouwen creëren binnen je team.

Noteer je doelen vetgedrukt, schuingedrukt en onderstreept

Zeg het, zeg het dan nog een keer en zeg het dan nóg een keer. Als je dit goed hebt gedaan, zou elk lid van je team het beu moeten zijn om naar je doelen te luisteren. Mocht je je doelen moeten aanpassen, maak die verandering dan duidelijk en herhaal de nieuwe doelen vaak.

Brainstormen

Vraag om ideeën en feedback

Vraag het team bij elke stap van een project tijdens het brainstormen, tijdens de planning en bij elke vergadering, wat ze ervan vinden en of ze feedback hebben. Vergeet niet om de solisten en minder uitgesproken leden van het team ook het woord te geven. De kans is groter dat ze iets delen als ze weten dat ze niet overstemd zullen worden door hun assertievere teamgenoten.

Kunnen we even praten?

Het is duidelijk dat consistente en duidelijke communicatie van cruciaal belang is voor projectsamenwerking. (Het is als de lucht in een ballon.) We gebruiken echter allemaal een heleboel tools, van e-mail tot chatberichten en opmerkingen in documenten. Hoe je contact hebt met je team is bijna net zo waardevol als de communicatie zelf. Hoe vaak is een project vastgelopen, omdat je niet wist dat de goedkeuring ergens verloren was gegaan in een Slack-thread? Spreek bij de kick-off van het project of, beter nog, als het team wordt samengesteld, af hoe en hoe vaak je updates en opmerkingen deelt.

Tikkie, jij bent 'm

Bepaal en documenteer wie wat op zijn to-dolijst moet zetten, en documenteer de to-dolijst ook. (Je zou dit ook het projectplan kunnen noemen.) Zo weet iedereen waar ze in het grote geheel passen en worden problemen voorkomen, zoals een taak die wordt vergeten of twee mensen die aan hetzelfde actie-item werken.

Eerlijk alles delen

De hoeveelheid ideeën die wordt bedacht door een team dat op volle toeren samenwerkt, zou kunnen betekenen dat je beste ideeën begraven liggen in een stapel plakbriefjes. Formele notulen opstellen is altijd een goed idee. Een moderne, online, doorzoekbare samenwerkingstool gebruiken is nog beter. Zo kun je de belangrijkste punten van vergaderingen vastleggen, ze delen en om feedback vragen, allemaal op één plek.