Plantilla maestra de documentación del proyecto

En las dos primeras secciones de esta plantilla, profundiza en el propósito del proyecto. En la sección Necesidades no satisfechas, explica primero el motivo por el que se va a realizar. ¿Qué es lo que no pueden lograr los clientes en este momento y cómo lo va a solucionar este proyecto? En la sección Objetivos, céntrate en lo que esperas conseguir. Ya sea aumentar las inscripciones de pago o mejorar las reseñas de los usuarios, indica la meta para que tu equipo sepa hacia dónde se dirige.

Una vez que aclarado el motivo por el que se va a llevar a cabo el proyecto, toca centrarse en las personas a las que va dirigido. En la sección Perfiles de usuarios de la plantilla, enumera los perfiles de los clientes que se consideran los principales objetivos de este cambio. Como es difícil entender un proyecto en su conjunto sin saber a quién va dirigido, tener este contexto documentado aquí ayudará a todos los miembros del equipo a entender mejor todos sus entresijos.

Las historias de trabajo son muy útiles para plantear los problemas a los que se enfrentan los usuarios y abordar la forma de resolverlos. En la sección de empleos de la plantilla, sigue las instrucciones para desarrollar tu propia historia de trabajo con esta fórmula:

Cuando describir el contexto concreto
Quiero describir la necesidad del usuario
Así puedo describir la razón de la necesidad

Por ejemplo, así quedaría una historia de trabajo terminada de MURAL:

Cuando estoy haciendo un taller de diseño en MURAL y se nos ocurren medidas
Quiero enviarlas fácilmente al gestor de incidencias que usa mi equipo
Así puedo seguir trabajando sin cambiar mi flujo de trabajo

El proyecto no existe de forma aislada y es importante contar con un registro de las consideraciones y decisiones anteriores. En la sección Historia de la plantilla, describe otras estrategias que intentaste para abordar la incidencia y lo que aprendiste. En la sección Limitaciones, hay espacio para escribir si otro proyecto afecta a esta incidencia o si esta incidencia afecta a otro proyecto, ya que se trata de dependencias importantes que hay que tener en cuenta. Por último, en la sección Exploraciones y decisiones se pueden registrar otros enfoques que se consideraron, así como las ventajas y los inconvenientes de cada uno. No desaproveches la información que obtienes con las lluvias de ideas en equipo (incluso si no las pones en práctica por ahora): podrás usar esa información para inspirarte más adelante.

Si el proyecto tiene varias publicaciones, indícalas en la tabla Publicaciones de la plantilla. Tienes espacio para escribir el nombre de la publicación, el valor que añade y el alcance. También puedes establecer un estado para cada publicación con el fin de seguir su progreso.

¿Tienes la sensación de que el proyecto deriva en más proyectos? Es normal, y por eso es tan importante anotar los elementos de acción de seguimiento. Lo que sea que haya que hacer a continuación, añádelo como un elemento de la checklist en el espacio Siguientes pasos. También puedes establecer un estado para cada elemento que te ayude a asegurarte de que todos se llevan a cabo realmente y que no caen en saco roto.

Aunque nos encantaría decirte que todos los proyectos van a ser todo un éxito, sabes que no es así. Por eso es importante establecer un punto de referencia para saber si con el proyecto se logró lo que se esperaba. Escribe el punto de referencia en la sección Impacto de la plantilla. Independientemente de si lo alcanzas o no, te alegrará contar con esa métrica documentada, tanto para motivarte como para disponer de contexto histórico.