Główny szablon dokumentacji projektu

W pierwszych dwóch sekcjach tego szablonu dokładnie określ cel projektu. W sekcji Unmet needs (Niespełnione wymagania) wyjaśnij najpierw przyczyny powstania projektu. Jaki cel, niemożliwy do zrealizowania obecnie, chcą osiągnąć klienci i jak pomoże w tym ten projekt? W sekcji Objectives (Cele) dokładnie określ planowane cele. Bez względu na to, czy chodzi o zwiększenie liczby płatnych subskrypcji lub uzyskanie bardziej pozytywnych opinii użytkowników, określ ostateczny cel tak, aby był zrozumiały dla zespołu.

Po określeniu przyczyn należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne. W sekcji User personas (Profile użytkowników) szablonu wymień profile klientów stanowiących główną grupę docelową zmiany. Niewykonanie tego działania utrudni kompleksowe zrozumienie projektu. Udokumentowanie tu tych kontekstowych informacji pomoże całemu zespołowi zrozumieć meandry projektu.

Historyjki zadań to przydatny sposób na określenie kontekstu problemów, jakie napotykają użytkownicy, i ustalenie, w jaki sposób zamierzasz je rozwiązać. Postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi w sekcji zadań szablonu, aby stworzyć własną historyjkę zadania przy użyciu następującej formuły:

Kiedy (opisz konkretny kontekst)
Chcę (opisz potrzebę użytkownika)
Pozwoli mi to (opisz przyczynę potrzeby)

Oto przykład gotowej historyjki zadania z MURAL:

Kiedy przygotowuję warsztaty projektowe w MURAL i wymyślamy czynności do wykonania
Chcę móc je łatwo wysłać do narzędzia do śledzenia zgłoszeń, z którego korzysta mój zespół
Pozwoli mi to pracować, nie zmieniając przepływu pracy

Projekt nie jest realizowany w oderwaniu od rzeczywistości i ważne jest posiadanie danych z wcześniejszych analiz i decyzji. W sekcji History (Historia) szablonu opisz inne strategie zastosowane w celu rozwiązania problemu i wyciągnięte wnioski. W sekcji Constraints (Ograniczenia) można określić, czy na ten problem wpływa inny projekt lub czy ten problem dotyczy innych projektów, ponieważ należy uwzględnić te istotne zależności. I wreszcie w sekcji Explorations and decisions (Rozważania i decyzje) można opisać inne metody, które brano pod uwagę, oraz ich wady i zalety. Ważne, aby zachować różne pomysły przedstawione podczas burzy mózgów zespołu (nawet jeżeli w danej chwili nie wynikną z nich żadne działania) — mogą to być inspiracje na potem!

Jeżeli realizowany projekt ma kilka wydań, opisz je w tabeli Releases (Wydania) szablonu. Korzystając z tego szablonu, można zapisać nazwę wydania, określić jej wartość dodaną oraz zakres prac. Można także ustawić status dla każdego z wydań w celu śledzenia postępów jej realizacji.

Masz wrażenie, że wynikiem Twojego projektu są tylko kolejne projekty? To zupełnie normalne, dlatego tak ważne jest zapisanie dalszych czynności do wykonania. Zapisz wszystko to, co należy zrobić w następnej kolejności, jako elementy listy kontrolnej w sekcji Next Steps (Kolejne kroki). Możesz także określić stan każdego elementu, aby mieć pewność, że te zadania zostaną wykonane, a nie pominięte przez zespół.

Bardzo byśmy chcieli, aby każdy projekt był ogromnym sukcesem, ale nie zawsze tak jest. Dlatego należy określić wskaźnik będący punktem odniesienia, co z kolei pozwoli ustalić, czy projekt został zrealizowany zgodnie z oczekiwaniami. Zapisz taki wskaźnik w sekcji Impact (Wpływ). Bez względu na to, czy uda się osiągnąć tę wartość, będzie ona odnotowana — jako czynnik motywujący oraz do celów dokumentacji.