Rockwell Automation bénéficie d'une meilleure collaboration distribuée et d'une réduction de 90 % des frais de maintenance après la migration vers Atlassian Cloud

Les fusions et la propriété intellectuelle ouvrent la voie à une mise à niveau

Au fil du temps, Rockwell a acquis des entreprises pour étendre ses capacités et ses parts de marché. Les ingénieurs qui ont rejoint l'équipe ont apporté leurs propres plateformes et processus basés sur serveur. Jim Tompkins, Program Manager, explique : « C'était une bonne façon de garder nos produits en mouvement, mais pas de partager des technologies, des idées et des connaissances. »

La fusion a également complexifié le maintien de la sécurité, qui est devenue une priorité absolue ces dernières années. En effet, la société développe davantage de propriété intellectuelle ainsi qu'une gamme exclusive de produits certifiés de sécurité pour les entreprises sensibles et hautement réglementées (telles que les centrales nucléaires). « En raison de nos nombreux outils, nous ne pouvions pas maintenir les hauts niveaux de sécurité et de conformité dont nous avions besoin… Grâce à un ensemble commun d'outils d'entreprise basés dans le cloud, nous sommes beaucoup plus à l'aise avec notre protection », explique Jim Tompkins.

Pour résoudre ces problèmes croissants, l'équipe d'ingénierie a commencé par adopter Agile sur plusieurs années afin d'accélérer les livraisons tout en travaillant de manière plus collaborative. Au cours de cette transition, les lacunes et les défis liés à l'ensemble d'outils sont devenus encore plus évidents, ce qui a davantage motivé les responsables de l'ingénierie à investir dans une solution basée dans le cloud à l'échelle de l'entreprise.

Les partenaires parfaits pour aider à évaluer, anticiper et migrer

Au départ, Rockwell avait choisi une autre plateforme phare de gestion du cycle de vie. Cependant, peu de temps après l'implémentation, les ingénieurs ont expliqué que le système compliquait des tâches simples et que la maintenance nécessitait de nombreux frais, le contraire de ce qu'ils espéraient. En fonction du feedback des ingénieurs, Jim Tompkins a travaillé avec un comité de pilotage pour recommencer depuis le début et rechercher d'autres options plus performantes que jamais. Atlassian s'est démarqué comme étant la solution la plus flexible et la plus intuitive, offrant le plus de possibilités pour accroître la standardisation, la sécurité et les performances.

De nombreux ingénieurs avaient déjà utilisé Jira, et les autres membres de l'équipe l'ont rapidement adopté. Au fil du temps et des acquisitions, ils ont créé deux instances distinctes de Jira Server avec près de 140 projets, d'innombrables systèmes uniques et des dizaines d'apps intégrées. L'équipe a également ajouté Confluence afin de favoriser la collaboration entre ses membres et de faciliter le partage de bonnes pratiques. Pour s'aligner sur les objectifs stratégiques de l'entreprise, Jim Tompkins et ses collègues responsables ont décidé d'investir dans une plateforme cloud à l'échelle de l'entreprise.

Jim Tompkins a également vu la migration comme une opportunité de transformation des données de Rockwell afin de se conformer aux nouvelles normes qui impactaient bon nombre des clients dans le domaine de l'alimentation, des boissons et des produits pharmaceutiques. « La FDA réalise constamment des audits sur nos clients, qui, à leur tour, réalisent des audits sur notre entreprise », explique-t-il. « Elle est méticuleuse et requiert un très grand nombre de documents pour prouver que les choses sont faites d'une certaine façon. Nous avons dû nous assurer qu'un environnement cloud répondrait aux exigences. »

Afin de gérer ces exigences complexes et d'assurer une migration en douceur, l'équipe a contacté l'Atlassian Solution Partner E7 Solutions pour obtenir une assistance. En plus de transformer les données en un schéma commun, Rockwell souhaitait également cartographier les anciennes instances sur la nouvelle plateforme cloud pour rendre la transition transparente pour les utilisateurs. « La cartographie était le plus grand défi. C'est là qu'E7 a excellé. L'Atlassian Partner a clairement compris Jira et notre méthodologie. C'était important pour nous. Il s'est chargé de la cartographie et nous a ensuite guidés à travers un exercice consistant à cartographier une instance, déterminer les différences, puis cartographier la suivante », explique Jim Tompkins.

Après environ trois mois de nettoyage et de préparation, Rockwell était prête à clôturer la transformation et la migration des données. Cependant, plutôt que de tout migrer en une fois vers le cloud, E7 et l'équipe d'ingénierie ont dû se coordonner autour de plannings produit en constante évolution. « C'est comme essayer de changer un pneu alors que la voiture roule sur l'autoroute, tout en essayant de changer la voiture », plaisante Jim Tompkins. « E7 a travaillé avec nous tout au long du parcours. L'Atlassian Partner ne réalisait pas seulement son travail, il était réellement investi. »

E7 Solutions a aidé Rockwell à relever un autre défi : gagner l'adhésion d'ingénieurs qui avaient des sentiments mitigés à l'égard du changement. « Lorsqu'une personne gère la solution sur site depuis 20 ans et que vous changez cela, de nombreuses émotions sont suscitées. Migrer vers le cloud a été un changement important en termes d'environnement et de configuration. Nous avons dû travailler sur tout cela pour instaurer la confiance et assurer à nos utilisateurs que le système allait fonctionner dans le cloud. E7 Solutions nous a inspiré confiance en allant plus loin, en montrant ses capacités techniques et son leadership, en se montrant empathique et en nous permettant de rester calmes », témoigne Jim Tompkins.

Alors que les dirigeants d'E7 Solutions et de Rockwell ont fait front ensemble et ont accompagné toute l'équipe dans le processus, Jim Tompkins se souvient qu'il y a eu un point de bascule lorsque les ingénieurs qui géraient les serveurs ont réalisé la valeur de la migration vers le cloud et ont accepté le changement. Il explique : « Vous devez travailler avec les personnes pour leur faire comprendre ce que vous essayez de faire. Je ne reçois aucune plainte relative à la migration. »

Tout au long de la migration, « L'équipe E7 a été exceptionnelle. Elle était composée des bonnes personnes, avec l'expertise adéquate impliquée, de la cartographie à la migration en passant par la gestion de projet », affirme-t-il. Grâce à son soutien, Rockwell dispose d'une plateforme sécurisée aux performances élevées qui libère le potentiel de ses employés afin qu'ils puissent faire de même pour leurs clients.

Efficacité, sécurité et flexibilité systématiques

Aujourd'hui, les ingénieurs de Rockwell utilisent Jira Cloud pour le suivi des tickets et la gestion de projet, Confluence Cloud pour la documentation et le partage de connaissances, et Atlassian Guard pour la sécurité.

Jira Cloud fournit à l'équipe des workflows Agile partagés (qui prennent en charge la standardisation, le suivi et la traçabilité), des configurations flexibles (qui prennent en charge la personnalisation si nécessaire), ainsi qu'un hub central permettant de collaborer à la résolution de problèmes. Des apps du Marketplace telles que ScriptRunner permettent de gagner du temps en automatisant des tâches, comme le pré-renseignement de valeurs dans certains champs, sans compromettre l'intégrité des données.

Alors que le nombre de projets Jira a augmenté et que l'équipe est devenue plus distribuée, la plateforme de Rockwell n'a pas frémi. « La région géographique et le volume de données ont eu des incidences sur les performances dans le passé. Grâce à Jira Cloud, nous n'avons pas vu d'effet notable sur les performances. Jira Cloud est tout aussi performant maintenant avec 900 projets qu'il l'était pour 90 projets… Auparavant, on constatait aussi une grande différence entre le temps nécessaire à une personne à Singapour ou à Milwaukee pour faire quelque chose. Ce n'est aujourd'hui plus le cas, ou presque », témoigne Jim Tompkins.

En plus de faciliter le travail et la collaboration, il explique que la maîtrise de Jira est plus simple et moins coûteuse. « En raison de la popularité de Jira dans le domaine de l'ingénierie, de nombreuses formations sont disponibles. YouTube, les groupes d'utilisateurs et Google nous ont vraiment aidés à nous lancer. Nous avons dépensé plus d'un million de dollars dans le développement de formations pour notre outil précédent et n'avons obtenu aucune valeur. Grâce à Jira, nous n'avons rien dépensé, car c'est intuitif et le contenu est déjà très diversifié. »

Confluence Cloud a également été un succès auprès de l'équipe. Avant la migration, les ingénieurs et E7 Solutions ont utilisé Confluence Cloud Migration Assistant pour identifier les apps Server à migrer vers le cloud. Cela a permis non seulement de réduire les coûts, mais également d'optimiser le système pour les utilisateurs. « Nos utilisateurs adorent Confluence, c'est pourquoi nous avons créé des espaces pour documenter leurs processus, la manière d'intégrer les membres de l'équipe ainsi que des bonnes pratiques. C'est devenu le hub des informations d'ingénierie, et notre collaboration avec Confluence est formidable. La plupart des espaces sont ouverts de façon à ce que tout le monde puisse les voir. Nous recevons donc beaucoup d'idées et de suggestions partagées entre les équipes », témoigne Jim Tompkins.

Alors que les utilisateurs jonglent entre Confluence et Jira Cloud dans leur travail quotidien, Atlassian Guard fait office de garde de sécurité. « Nous avons de nombreuses informations très sensibles liées à notre propriété intellectuelle… et nous les protégeons. Il est important que notre bureau du CISO sache qui a accès à quoi et ce que chacun peut en faire. Atlassian Guard s'assure que les bonnes personnes ont accès aux bons éléments, et que les mauvaises personnes n'ont pas accès aux mauvaises choses », explique Jim Tompkins.

Par exemple, Rockwell exploite Atlassian Guard pour maintenir certains projets Jira ouverts à la collaboration et certains plus sécurisés. « Vous pouvez dire que Jira est conçu pour permettre la collaboration entre les équipes. Mais dans certains cas, seules quelques personnes peuvent avoir accès à certaines données. Jira est très flexible. Cela nous permet de disposer d'un système unique et beaucoup plus verrouillé pour un aspect de notre produit, et d'être bien plus ouverts et collaboratifs dans d'autres », poursuit Jim Tompkins.

Moins de tâches fastidieuses pour un travail plus significatif

Grâce aux bonnes solutions cloud de niveau entreprise ainsi qu'aux bons partenaires, Rockwell a considérablement augmenté la sécurité, les performances, le travail d'équipe et les économies au sein de l'organisation. Ces avantages ne cessent de croître à mesure que de nouvelles équipes adoptent Atlassian.

« Bien qu'initialement destinés aux équipes d'ingénierie uniquement, Jira et Confluence sont à présent utilisés dans l'ensemble de Rockwell. Les équipes informatiques utilisent Jira pour planifier et exécuter des centaines de projets informatiques, les équipes RH l'utilisent comme mécanisme de suivi des tâches, et nous venons de commencer à travailler avec nos équipes de support à la fabrication, car les intérêts sont nombreux », explique Jim Tompkins.

Malgré le fait que ces équipes sont distribuées sur des dizaines de sites dans le monde et que le nombre de projets a augmenté de plus de 500 %, il déclare : « Nous avons eu très peu de tickets et d'interruptions. Atlassian maintient le cloud en fonctionnement. »

Il remarque également que les ingénieurs de Rockwell peuvent se concentrer davantage sur leur art maintenant qu'ils ont externalisé la maintenance auprès d'Atlassian. « Avant, un groupe de six personnes consacrait probablement 90 % du temps à gérer et à maintenir l'application. À présent, une seule personne suffit, et à temps partiel. C'est le jour et la nuit. »

Outre le regain de temps et de budget, l'équipe d'ingénierie apprécie d'avoir pu retrouver sa concentration. « Les outils d'ingénierie d'Atlassian, notamment Jira, nous aident à concrétiser notre vision de l'entreprise connectée en permettant aux équipes de se concentrer sur le travail à accomplir. Par le passé, les outils étaient considérés comme un obstacle ou un fardeau. Maintenant, ils nous permettent de faire avancer notre cause, nos méthodologies et nos disciplines », témoigne Jim Tompkins.

Rockwell est concentrée sur une mission : rendre le monde plus intelligent, plus connecté et plus productif pour ses clients. Avec les outils Atlassian à portée de main, l'équipe dispose des solutions dont elle a besoin pour mieux mener à bien cette mission, plus rapidement que jamais.